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Mobile Zeiterfassung für die Arbeit aus dem Homeoffice nicht mehr wegzudenken

Mobil erreichbar zu sein ist eine Selbstverständlichkeit, praktisch alle Vorgänge lassen sich von unseren Smartphones aus erledigen. Warum also nicht auch die Zeiterfassung im Unternehmen auf Mobilgeräten verfügbar machen?

Mit dem vermehrten Arbeiten aus dem Homeoffice, steigt auch die Notwendigkeit, HR-Prozesse und administrative Vorgänge, wie die Zeiterfassung, zu digitalisieren und mobil zugänglich zu machen.

Die Lust, persönliche Gespräche zu führen und Geschäftsreisen nachzukommen paart sich mit dem Bedürfnis, die errungene Flexibilität des Hybrid-Modells Homeoffice beizubehalten. Doch auch in anderen Bereichen, die seit jeher nicht an einen Standort gebunden sind, wie beispielsweise im Handwerk oder auf Baustellen, sollte Zeiterfassung kein zusätzlicher Belastungsfaktor, sondern eine selbstverständliche und leicht in den Arbeitsalltag integrierbare Handlung sein.

Zeiterfassung muss mobil weitergedacht werden und dabei einfach zu bedienen, flexibel einsetzbar und vor allem von überall zugänglich sein. Verschiedene Software-Anbieter bieten bereits HR-Lösungen für die mobile Zeiterfassung an. Was genau das optimale Match für eine mobile Zeiterfassung ausmacht und worauf bei der Wahl der Software geachtet werden sollte, das schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Vorteile einer mobilen Zeiterfassung

Mit einer mobilen Zeiterfassung wird die Personaleinsatzplanung in Unternehmen nicht nur effizient gestaltet, sondern auch die Produktivität der Mitarbeitenden erhöht. Wo zuvor Zettel und Stift mühsam ein Dokumentenchaos veranstaltet haben, greift die digitale Zeiterfassung wesentlich effizienter und mit sicherer Datenübertragung ein.

Standortbasiert wird die Zeiterfassung in großen Unternehmen und der Industrie auch digital schon in Form von Chipkarten, Transpondern oder Fingerabdrucksensoren umgesetzt. Doch was passiert, wenn die Mitarbeitenden unterwegs sind oder von zu Hause arbeiten? Zurück zur unzuverlässigen Zettelwirtschaft? Weder flexibel noch zeitgemäß!

Die mobile Zeiterfassung ist eine ideale Lösung für die zuverlässige und ortsungebundene Erfassung der Arbeitszeiten. Allerdings setzt die Art der Zeiterfassung auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets voraus, die in der Lage sind, digitale Applikationen (Apps) aufzurufen und zu bedienen.

Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung sind insbesondere:

• Erhöhte Effizienz, da diese Art der Zeiterfassung manuellen Verwaltungsaufwand eliminiert.
• Internetzugang ist nicht nötig, denn die Daten werden vorerst lokal gespeichert.
• Ortsungebundene Nutzung, die die Flexibilität der Mitarbeitenden erhöht.
• Weniger Fehler, bezüglich der Eingabe und Verarbeitung.
• Sinnvolle Auswertung, die dem Unternehmen sofort zur Verfügung steht.
• Sichere Übertragung der Daten, bei der nichts verloren oder vergessen wird.

In vielen Fällen bietet die App eine Ergänzung zu einer bestehenden Zeiterfassungs-Software, die im Büro oder im Homeoffice auch vom Browser aus bedient werden kann. Die mobilen Zeiterfassungs-Apps sind auf die wichtigsten Funktionen reduziert und bieten dadurch eine leicht zu bedienende Oberfläche.

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Auch die Personalverwaltung profitiert stark von der mobilen Zeiterfassung. Der verringerte Aufwand von ehemals nachgereichten Zeiterfassungsdokumenten aus dem Homeoffice oder von der Geschäftsreise lässt sich besser in andere HR-Prozesse investieren, die sich nicht so einfach digitalisieren lassen.

Die Zeiten werden in Echtzeit in der Anwendung abgebildet und automatisch sorgfältig gegliedert. Mit wenigen Klicks können Personalverantwortliche die Zeiten der Mitarbeitenden auswerten. So wird wertvolle Arbeitszeit gespart und die Personaleinsatzplanung für diverse Projekte kann schnell überblickt werden.

Für welche Unternehmen und Industrien eignet sich die mobile Zeiterfassung besonders?

Ob die Zeiterfassung der gesamten Arbeitszeit langfristig zur allgemeinen gesetzlichen Pflicht wird oder nicht, steht bis zum Gesetzesentwurf der Bundesrepublik noch in den Sternen. Doch eines ist klar: in vielen Berufen ist die Zeiterfassung durch interne Bestimmungen und Absprachen für Mitarbeitende sowieso schon Pflicht. Vor allem Berufsgruppen mit besonderem Flexibilitätsanspruch und schnellem Datenübertragungsbedürfnis profitieren auch in diesem Falle von der mobilen Zeiterfassung.

Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Ein neuer Tag, ein neues Projekt – das Handwerk gehört zu der Berufsgruppe, die keinen stetig festen Standort für ihre ausführenden Arbeiten hat. Dazu kommen, je nach Auftragslage, Zeitdruck, ungeplante Einsätze und spontane Überstunden, wenn es zu Problemen auf der Baustelle kommt.

Unter solchen Bedingungen mit Papier und Stift mit den stetigen Veränderungen Schritt zu halten ist nicht nur unwahrscheinlich, sondern schlichtweg unmöglich. Die mobile Zeiterfassung erleichtert den administrativen Aufwand bei Handwerkern enorm.

Arbeits- und Pausenzeiten können direkt beim Kunden in Echtzeit erfasst und der Verwaltung übermittelt werden. Diese Transparenz zeigt zusätzlich, welche Ressourcen auf welchem Projekt besonders berücksichtigt werden müssen oder ob ein Projekt zusätzliche Unterstützung braucht.

Mobile Zeiterfassung auf Baustellen

Auch auf dem Bau kommen dem Handwerk ähnliche Voraussetzungen zum Tragen, die sich mit einem analogen Zeiterfassungssystem nicht ausreichend abdecken und bedienen lassen. Die mobile Zeiterfassung ist also auch auf dem Bau und für Bauarbeiter eine sinnvolle Ergänzung, um den Überblick über die für das jeweilige Projekt geleisteten Stunden zu behalten.

So kann, mit Hilfe einer passenden App, auch der Bauarbeiter an seinem Arbeitsplatz seine Zeiten über das Smartphone eintragen.

Mobile Zeiterfassung für Vertreter

Eine Berufsgruppe, die ebenfalls von Reisen und hohen Flexibilitätsansprüchen geprägt ist, ist die der Vertreter. Produktpräsentationen, Kundengespräche, Akquise und Servicesicherung – ein diverses Aufgabenportfolio beschäftigt Vertreter in verschiedensten Branchen.

Ein klarer Fall für die mobile Zeiterfassung, die erneut mit der standortunabhängigen Nutzung punktet. Mitarbeitende haben ebenso Kontrolle über ihr eigenes Arbeitspensum, wie HR-Verantwortliche oder Geschäftsführer.

Mobile Zeiterfassung im Homeoffice

Das sich großer Beliebtheit erfreuende Modell des Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die bereits eine digitale Zeiterfassung standortbasiert etabliert haben, schauen jetzt händeringend nach einer ergänzenden Lösung. Auch Betriebe, die bisher analog oder mit einfachen Tabellen vorgegangen sind, werden nach und nach zum Umdenken bewegt.

Die mobile Zeiterfassung erleichtert die Planung und Koordination der Arbeitszeit natürlich auch von zu Hause aus. Auch bei einem Hybrid-Modell, mit einem Tag im Büro und dem nächsten zu Hause, sowie halbe Tage vor Ort und den Rest des Arbeitstages in den eigenen vier Wänden, sind flexibel mit der mobilen Zeiterfassung zu verfolgen. Die mobile Zeiterfassung funktioniert so dynamisch, wie die Mitarbeitenden es benötigen.

Generell eignet sich die mobile Zeiterfassung für alle Arbeitenden, die viel unterwegs sind. Durch die mobile Lösung gehen Stundenzettel nicht verloren, verknittern nicht in der Tasche und werden auch nicht vergessen. Die Apps lassen sich leicht implementieren und die Zeiterfassung startet mit nur einem Klick. Drucker, Stift und Papier werden überflüssig. So ist eine organisierte und ordentliche Stundenerfassung zu jedem Zeitpunkt und von überall aus gewährleistet.

Was ist bei der Auswahl eines Anbieters der mobilen Zeiterfassung zu beachten?

Wenn es nun darum geht, einen passenden Anbieter für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens herauszusuchen, kann die Entscheidung recht schwerfallen. Folgende Fragen helfen dabei, die für das eigene Unternehmen wichtigsten Funktionen herauszuarbeiten und eine geeignete Entscheidung für die mobile Zeiterfassung zu treffen:

• Welchen Daten muss das gewählte System erfassen?
• Welche Art der Auswertung soll möglich sein?
• Wie teuer darf die Implementierung und Pflege sein?
• Welche Geräte, Smartphones, etc. sollen genutzt werden?
• Soll eine Aufgabenerfassung ebenfalls integriert sein?
• Sollte eine Offline-Nutzung möglich sein?
• Können Zeiten manuell korrigiert und nachgetragen werden?

Da allerlei Daten in die Software eingepflegt werden, haben viele Arbeitnehmende häufig Bedenken, dass der Datenschutz nicht eingehalten wird. Daher ist es bei der Auswahl des Systems wichtig, genau darauf zu achten, dass auf die Datenschutzrichtlinien Wert gelegt wird. Server, die sich auf europäischem Boden befinden, müssen sich an die strengen Regeln der DSGVO halten und sind deswegen prinzipiell zu favorisieren.

Nur weil eine Zeiterfassung mobil ist, heißt es nicht, dass sie auch eine App-Version beinhaltet. Darauf sollte geachtet werden, denn das Handling ist mobil zwar auch über den Browser möglich, doch eine extra für mobile Endgeräte ausgerichtete App hat in der Anwendung und Speicherung diverse Vorteile gegenüber der Browserfunktion. Die Ansicht und Bedienung fallen auf einer App wesentlich leichter als in der mobilen Ansicht im Browser.

Was muss eine Lösung für die mobile Zeiterfassung mitbringen?

Funktionen und Zwecke der Software sollten im Voraus sehr genau formuliert werden. So fällt die Suche nach der passenden Software leichter und die benötigten Funktionen werden besser berücksichtigt.

• Bedienbarkeit: Allem voran sollte die mobile Zeiterfassung, egal in welcher Form, leicht zu bedienen sein und somit eine Arbeitserleichterung darstellen. Einfache, verständliche Abläufe, schnelles Eintragen der Zeiten und Zuordnen zu den richtigen Projekten sowie, im Fall der Fälle, das Nachtragen und Korrigieren von Zeiten, wenn doch mal etwas schiefgelaufen sein sollte.
• Übersichtlichkeit: Jegliche administrative Anwendungen machen in der App selbst weniger Sinn. Diese Zusatzanwendungen können auf die Webanwendungen ausgelagert werden. Die App an sich sollte also nur aus den wichtigsten Funktionen zusammengesetzt sein, sodass alle Anwendungen leicht zu finden sind.

Die meisten Anbieter für die mobile Zeiterfassung bieten zum ersten Ausprobieren eine Testversion. So auch Personizer. Unsere cloudbasierte HR-Software ist ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen. Mit der Personizer App erhalten Unternehmen und Mitarbeitende die optimale Verbindung von zuverlässiger Zeiterfassung und mobiler Flexibilität.

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Homeoffice ist bei vielen Unternehmen auch weiterhin ein schwieriges Thema. Die Pandemie hat die Karten zwar neu gemischt, dennoch konnten nicht alle Zweifel an der Arbeit im Homeoffice genommen werden.

Einige Vorgesetzte fürchten dabei um die Produktivität ihrer Angestellten. Arbeitnehmende teilen diese Sorge, da sie nun ihren Arbeitsalltag autark gestalten müssen. Wie beide Seiten effektiv vom Homeoffice profitieren und wie das Arbeiten von zu Hause aus gelingt, verraten wir euch mit unseren folgenden 10 Tipps für mehr Produktivität im Homeoffice.

Der Freund, die Routine

Rituale sind im Homeoffice genauso wichtig, wie im normalen Arbeitsalltag. Eine gute Routine hilft dabei, die Produktivität aus dem Büro mit in das Homeoffice zu bringen. Die tägliche Fahrt zur Arbeit mit dem Rad macht dich wach? Dann drehe eine ähnlich große Runde morgens vor dem Homeoffice, um den Kopf freizubekommen. Du stehst zu einer bestimmten Uhrzeit auf und startest mit einer Tasse Kaffee in den Tag? Behalte diesen Rhythmus weiter bei.

Versuche deinen Alltag und die Pausenzeiten wie gewohnt einzuhalten. Diese Struktur beizubehalten, gibt dir ein Gefühl der Sicherheit und wirkt sich positiv auf die Produktivität im Homeoffice aus.

Probier’s mal ohne Gemütlichkeit

Klar, zu Hause ist es am schönsten. Und wohlfühlen sollst du dich auch, wenn du arbeitest. Das beweisen auch immer mehr Unternehmen mit gemütlich eingerichteten Büros. Allerdings kann das im eigenen Heim dazu verleiten, Produktivität zu verlieren. Das Homeoffice bietet viele Vorzüge für Angestellte, wenn es um Gemütlichkeit geht.

Vermeide am besten, im Homeoffice die gleichen Klamotten wie am Wochenende auf der Couch zu tragen. Das kann dein Gemüt in eine ähnlich träge Stimmung bringen, wie an den besagten Wochenenden. Erst am Ende eines Arbeitstages das Arbeitsoutfit gegen die Jogginghose zu tauschen kann helfen, die freie Zeit tatsächlich besser als solche wahrzunehmen und zu entspannen.

Ablenkungen minimieren

Je nachdem wie die Situation zu Hause gestaltet ist, ist ein Homeoffice mit mehr oder weniger Ablenkungen geschmückt. Wenn du dir den Hausstand mit anderen Personen teilst, ist Ablenkung vorprogrammiert. Grenzen setzen beugt Ablenkung vor.

Schalte den Fernseher und jegliche Streaming-Dienste aus. Sanftes Radio oder Musikstreaming können eine Atmosphäre im Homeoffice schaffen, die nicht zwingend von der Arbeit ablenkt. Suche dir ein separates Zimmer zum Arbeiten, falls du nicht allein wohnst.

Ein „Bitte nicht stören“-Schild wirkt zusätzlich Wunder und zeigt deutlich, dass Konzentration und Produktivität gefragt sind. Das minimiert die Gelegenheit deiner Mitbewohner:innen, dich bei der Arbeit im Homeoffice zu stören.

Arbeiten mit System

Viele Tipps für mehr Produktivität beinhalten Systeme, Listen und Tabellen. Das klingt im ersten Moment wenig spannend, aber Struktur ist für deine Produktivität enorm wichtig! Wer noch nie autark arbeiten und sich organisieren musste, der wird besonders von einem guten System profitieren.

Es gehört einiges an Selbstmanagement und Disziplin dazu, Arbeit in dem gleichen Umfang wie im Büro zu schaffen. Bemühe dich daher, direkt zu Beginn eine Routine zu entwickeln, die dich dabei unterstützt.

Fange mit einer einfachen To-do-Liste an und arbeite dich langsam vor. Du bist kein Fan von Listen? Dann plane dir ein Zeitfenster für jede größere Aufgabe in deinem Kalender ein. So vergisst du nichts und hast im selben Zuge deine Aufgaben zeitlich priorisiert. Mit einer guten Organisation kannst du langfristig deine Produktivität im Homeoffice wie auch im Büro steigern.

Nutze digitale Hilfsmittel

Dein Unternehmen nutzt bereits viele digitale Tools? Dann kannst du davon im Homeoffice besonders profitieren. Falls ihr in der digitalen Unternehmensstruktur noch etwas nachzuholen habt, dann lege bei deiner Recherche den Fokus auf webbasierte Tools! Diese lassen sich leicht auch im dezentralen Team etablieren und bringen dem Unternehmen und den Angestellten langfristig Vorteile.

Sei es ein Kommunikationstool wie Slack, das die Kommunikation im Team unterstützt oder ein webbasierter Urlaubsplaner für Mitarbeitende, der die Abwesenheiten im Team für alle transparent macht. Ein Tool für die Zeiterfassung hilft dir, mit nur wenigen Klicks deine Arbeits- und Pausenzeiten zu erfassen und so einen besseren Überblick über deine geleisteten Arbeitsstunden zu haben. Videokonferenzen lassen das Team auch auf Distanz zusammenrücken. Sie helfen, den Überblick über alle aktuellen Tätigkeiten und Projekte im Team zu behalten.

Digitale Tools und HR-Software erleichtern die Kommunikation im Team ungemein.

Zeit ist kostbar

Deine Zeit im Homeoffice ist genauso kostbar wie im Büro. Teile dir diese daher gut ein. Ein fester Zeitplan für verschiedene Aufgabengebiete hilft dabei, produktiv zu sein. Die bereits erwähnte Routine ermöglicht es, sich auf die Arbeit einzustellen. Aber auch im Team müssen gewisse Punkte abgesprochen und eingehalten werden.

Sei pünktlich, wenn morgens das Teamupdate über die Videokonferenz geplant ist. Stehen viele Telefonate am Vormittag an? Dann plane die tiefergehende Projektarbeit lieber für den Nachmittag. Die Zeit im Homeoffice wird am besten genauso genutzt, wie im Büro. Halte dich so fern möglich an die gleichen Zeiten, wie sie im Büro Standard sind.

Fang pünktlich an und halte dich auch an den Feierabend. So lässt sich leichter eine Grenze zwischen Arbeit und Freizeit ziehen.

Kinder und Homeoffice

In vielen Fällen sind die ablenkenden Mitbewohner:innen diejenigen, die am wenigsten für die Situation können. Wenn Kinder Teil der Homeoffice-Situation sind, gelten besondere Regeln.

Eine Routine für dich und deine Kinder hilft in diesem Falle. Eine Struktur, die klare Regeln von gemeinsamer Zeit und Arbeitszeit definiert, dient Kindern als Leitfaden. Kommuniziere außerdem im Team, dass Kinder Teil deines Alltags sind und sich das auf deine Situation im Homeoffice auswirken kann. Eine gute Absprache mit dem Team und auch den Kindern hilft allen Beteiligten produktiver zu sein.

Bewegung als Produktivitätskurbel

Sind wir im normalen Arbeitsalltag, bewegen wir uns viel mehr, als wir glauben. Allein die Strecke, die wir überwinden, um von zu Hause bis ins Büro zu kommen, schenkt uns einige Schritte am Tag. Dazu kommen Meetings, Besprechungen, die Mittags- und Kaffeepausen. Im Homeoffice fallen fast alle dieser kleinen Bewegungsgelegenheiten weg.

Dass unser Kreislauf und das Gehirn von stetiger Bewegung profitiert, ist kein Geheimnis. Bemühe dich daher, Bewegung fest in deinen Homeoffice-Alltag zu integrieren. Nutze Apps oder Fitnessuhren, die dich daran erinnern, dich zu bewegen und zu strecken. Stelle einen Wecker in deinem Handy, falls du eine aufdringlichere Aufforderung benötigst. Nutze Telefonate, um aufzustehen und ein bisschen zu gehen.

Wer zu viel sitzt, tut nicht nur seinem Rücken keinen Gefallen. Dein Kopf und dadurch auch deine Produktivität profitieren von guter Blutzirkulation.

Gönne deinen Augen eine Pause

Dein Herz-Kreislauf-System ist gut in Schwung? Dann schau doch ab und zu mal aus dem Fenster! Besonders, wenn wir ungestört im Homeoffice sind, verlieren wir uns gerne in Aufgaben und schauen stundenlang auf den Bildschirm. Das überanstrengt deine Augen nicht nur, sondern kann sich langfristig auf den Sehmuskel auswirken.

Es reicht schon, alle 20 Minuten den Blick vom Bildschirm zu heben und für zwanzig Sekunden in die Ferne zu schauen. Dadurch entspannen sich die Augenmuskeln und du vermeidest eine frühzeitige Erschöpfung. Auch Kopfschmerzen, die durch das künstliche Licht hervorgerufen werden können, wird so vorgebeugt.

Zeit für dich

Nun haben wir uns um Produktivität im Job, eventuelle Ablenkungen und um unseren Körper gekümmert. Unser letzter Homeoffice-Tipp beschäftigt sich mit der Zeit, die am Ende für jeden einzelnen bleibt.

Besonders in stressigen Zeiten vergessen wir häufig, uns Zeit für uns selbst zu nehmen und auf uns zu achten. Alle Tipps zur Produktivität im Homeoffice bringen nichts, wenn der Geist von zu viel Stress geplagt ist. Ein Spaziergang an der frischen Luft, eine Meditation, oder das Ausführen eines Hobbys zu Hause wirken dabei wahre Wunder.

Vergiss also in all deinen Regeln und der Routine nicht, auch Zeit für dich einzuplanen.