Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Unnötig, oder Must-Have? 

Die Arbeitszeiterfassung ist bereits seit 2022 Pflicht in Deutschland: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen systematisch erfasst werden. Ein Jahr später folgte die Pflicht der elektronischen Zeiterfassung – ausgeschlossen von dieser Auflage sind Kleinbetriebe, zumindest laut dem aktuellen Gesetzesentwurf. 

Lohnt es sich trotzdem, auch in einem kleinen Betrieb mit einer Zeiterfassungs-Software zu arbeiten?

Welche Anforderungen gibt es für die Zeiterfassung in Kleinbetrieben?  

Aktuell sind alle Betriebe verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden komplett zu erfassen – zuvor war nur die Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeitszeit nötig. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig dokumentiert werden.  

Im April 2023 folgte dann die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung – die verschiedenen Arten der Arbeitszeiterfassung haben wir im Beitrag über die gesetzlichen Vorgaben zusammengefasst. 

Ein Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht jedoch vor, dass Kleinbetriebe von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen werden könnten. Ein Kleinbetrieb wird in Deutschland in der Regel als ein Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden definiert. Hier wäre laut Gesetzesentwurf auch die manuelle Zeiterfassung ausreichend (zum Beispiel in Form einer handschriftlich geführten Liste). Eine Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung bei Kleinbetrieben ist hier bis auf Weiteres nicht vorgesehen. 

Lohnt sich eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe trotzdem?  

Ja, eine digitale Zeiterfassung bietet auch für kleine Unternehmen viele Vorteile, unabhängig von der aktuellen Gesetzeslage.  

Vorteile digitaler Zeiterfassung Kleinbetriebe: 

• Reduziert Kopierfehler und Datenverluste durch manuelles Übertragen von Zeiten in Listen und Handling von Papierdokumenten 

• Reduziert administrativen Aufwand durch zentrale Nutzung einer gemeinsamen Software, die sich oft auch an bestehende Buchhaltungssysteme anbinden lässt 

• Erhöht Transparenz für Mitarbeitende über die eigenen geleisteten Stunden 

• Erleichtert Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, zum Beispiel das Einhalten von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten 

• Erleichtert die Handhabung verschiedener Arbeitszeitsysteme (z.B. Teilzeit, Remote-Arbeit oder Minijobs) durch eine zentrale digitale Lösung 

• Ein modernes Zeiterfassungssystem wird heute von Fachkräften erwartet. Eine transparente, digitale Lösung für die Zeiterfassung kann also ein Faktor für die Mitarbeiterbindung sein. 

Die manuelle Zeiterfassung für Kleinbetriebe reicht aus – ist aber ineffizient  

Wie gesagt ist es aktuell noch völlig ausreichend, wenn KMU mit bis zu 10 Mitarbeitenden Zeiterfassung in Papierform oder sogar mit Excel durchführen. Es sind schnelle und kostenlose Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, die für den Einstieg die Einhaltung gesetzlicher Auflagen ermöglichen. 

Jedoch ist es durchaus möglich, dass sich die Gesetzeslage verändern kann und dann doch eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe besteht. Abgesehen davon können die Vorteile einer digitalen Lösung die der manuellen Zeiterfassung leicht aufwiegen: 

• Kosten sparen ist für Kleinbetriebe ein wichtiges Thema. Deswegen scheint es zunächst am sinnvollsten, bei der kostenfreien, handschriftlichen Lösung zu bleiben. Die eigene Arbeitszeit wird hier jedoch außer Acht gelassen; Wer sich wegen manueller Aufwände und Zettelwirtschaft unnötig lange mit der Arbeitszeiterfassung aufhält, hat am Ende nicht wirklich gespart. 

• Einfache Lösungen sind schnelle (und dadurch günstige) Lösungen. Eine Software kann genauso einfach anwendbar sein wie die handschriftliche Liste – und ist sogar einfacher zu nutzen als eine Excel-Tabelle mit händisch eingetragenen Berechnungsformeln. Die digitale Zeiterfassung ist so leicht anwendbar wie eine klassische Stechuhr. 

• Fehler kosten Zeit und Nerven; verloren gegangene Stundenzettel, Übertragungsfehler, aus Versehen gelöschte Excel-Zellen oder gar Formeln fordern das System der manuellen Zeiterfassung ganz schön heraus. Statt sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren zu können, müssen hier häufiger Fehler behoben werden.  

• Ressourcenschonende Dokumentation der Arbeitszeiten, die auch den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist durch digitale Zeiterfassung leichter umzusetzen als mit Aktenordnern voller Stundenzettel oder Excel-Tabellen, die möglicherweise nicht schreibgeschützt sind. 

• Bessere Work-Life Balance der Mitarbeitenden: Mit einem transparenten System, in dem Teammitglieder ihre Zeiten eigenständig verwalten und einteilen können, förderst du die Mitarbeiterzufriedenheit.

• Datenschutz ist nicht zuletzt ein wichtiger Punkt, der bei der Wahl des Zeiterfassungssystems einfließen sollte. Digitale Systeme machen es dir leicht zu entscheiden, wer welche Arbeitszeiten sehen darf, und wer nicht. Mit dem klassischen Stundenzettel gestaltet sich das nicht ganz so einfach… 

Kurzum: Auch für Kleinbetriebe kann es ratsam sein, eine Software oder App für die Dokumentation der Arbeitszeiten zu nutzen. Mit bekannten Lösungen wie von Clockin, TimeTac oder Personizer können Arbeitszeiten ganz einfach digital erfasst und verwaltet werden.   

Was kostet die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe?  

Je nachdem, welche Funktionen benötigt werden, können die Preise für deine Zeiterfassungs-Software variieren. Pro Monat und Lizenz rangieren die Preise für die digitale Zeiterfassung zwischen knapp 0,70 Euro und 4 Euro.  

Einige Anbieter digitaler Zeiterfassung bieten zudem kostenlose Basis-Versionen ihrer Software an. Wer ausschließlich die Zeiterfassungen und eine Maximal-Anzahl von 10 Lizenzen abdecken möchte, kann damit für sein kleines Unternehmen eine kostengünstige, digitale Lösung finden. 

Wichtig ist vor allem, dass die gewählte Software den Anforderungen deines Unternehmens entspricht: In diesem Beitrag findest du eine praktische Checkliste für die Auswahl der passenden Zeiterfassungs-Software. 

Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe bietet viele Vorteile  

Auch wenn Kleinbetriebe aktuell von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen sind, ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems dennoch sinnvoll. Es erleichtert die Dokumentation, sorgt für Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Nicht zuletzt kann die digitale Zeiterfassung ein Tool zur besseren Mitarbeiterbindung sein, wenn es auf vertrauensvoller Basis genutzt wird. 

Mit Lösungen wie Personizer können auch kleine Unternehmen effizient und professionell ihre Arbeitszeiten erfassen und verwalten – und sind im Falle einer Gesetzesänderung mit neuen Verpflichtungen für Kleinbetriebe gut aufgestellt.