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Homeoffice beliebt bei den Arbeitnehmenden
In den letzten Jahren haben sich die Arbeitsgewohnheiten vieler Menschen grundlegend geändert. Laut einer im Februar 2021 von der Hans-Böckler-Stiftung veröffentlichten Umfrage lag der Anteil der im Homeoffice arbeitenden Beschäftigten in Deutschland vor der Corona-Krise noch bei vier Prozent.
Im April 2020 lag der Anteil bei 27 Prozent. Auch wenn sich der Anteil im Laufe der Pandemie teilweise reduzierte, so lag er im Januar 2021 wieder bei 24 Prozent. Insgesamt lässt sich sagen, dass die Homeoffice-Nutzung seit Beginn der Pandemie deutlich zugenommen hat.
Homeoffice – gekommen, um zu bleiben
Auch wenn viele Beschäftigte einen Nachteil darin sehen, dass sie keinen direkten Kontakt mehr zu ihren Teammitgliedern haben und die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr verschwimmt, so wollen in Zukunft ca. 80 Prozent der Befragten komplett oder zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Dies ergab eine Studie der Unternehmensberatung EY.
Auch die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC Deutschland kam im Rahmen der Neuauflage der PwC-Studie zu dem Ergebnis, dass 78 Prozent der Beschäftigten in Zukunft mehr im Homeoffice arbeiten wollen. Die Beschäftigten sehen im Homeoffice eine Möglichkeit, Familie und Beruf durch flexibleres Arbeiten besser vereinen zu können.
Unternehmen, die auch über die Pandemie hinaus den Angestellten das Arbeiten aus dem Homeoffice erlauben, sind attraktiver für eine Vielzahl von Bewerber:innen. Ein weiterer positiver Effekt der Entwicklung bestehe laut PwC darin, dass Unternehmen infolgedessen Büroflächen reduzieren und signifikante Einsparpotenziale realisieren können.
Die arbeitgebenden Unternehmen stehen hierbei aber vor der Herausforderung, arbeitsrechtliche, organisatorische und technische Lösungen für die Arbeit von zu Hause aus zu finden.
In diesem Artikel wollen wir uns speziell der Zeiterfassung im Homeoffice widmen. Wir zeigen dir, wie die Zeiterfassung im Homeoffice rechtlich geklärt ist und wie Unternehmen eine ortsungebundene Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten umsetzen können.
Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Was ist eigentlich Homeoffice?
Der Begriff Homeoffice ist umgangssprachlich geprägt. Der deutsche Gesetzgeber verwendet in der Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) den Begriff des Telearbeitsplatzes. Gemäß § 2 Abs. 7 S.1 ArbStättV sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.
In der Literatur wird teilweise eine weitere Differenzierung des Begriffs der Telearbeit vorgenommen. Wird die Arbeitsleistung ausschließlich vom Wohnsitz des Arbeitnehmers aus erbracht, wird dies in Teilen der Literatur als Teleheimarbeit, häusliche Telearbeit oder Homeoffice bezeichnet (Vgl. Krieger/Rudnik/Povedano Peramato: Homeoffice und Mobile Office in der Corona-Krise, NZA 2020, 473 f.).
Wenn dem Arbeitnehmer ein Arbeitsplatz in der betrieblichen Arbeitsstätte zur Verfügung steht und er die Möglichkeit hat, seine Arbeitsleistung sowohl von zu Hause aus als auch im Betrieb zu erbringen, wird dies als alternierende Telearbeit bezeichnet.
Wenn der Arbeitnehmer hinsichtlich der Entscheidung, an welchem Ort er seine Arbeitsleistung erbringen möchte, weitgehend autonom ist, spricht man von mobiler Arbeit beziehungsweise dem Mobile Office. Der Arbeitnehmer kann ortsungebunden arbeiten, d.h. von jedem denkbaren Arbeitsplatz, wie zum Beispiel in der Bahn, im Café oder im Park (Krieger/Rudnik/Povedano Peramato: Homeoffice und Mobile Office in der Corona-Krise, NZA 2020, 473).
Auch wenn bei der Terminologie teilweise nach Umfang und konkretem Einsatzort differenziert wird, möchten wir in diesem Artikel „Homeoffice“ als Synonym für jede Form des Arbeitens verwenden, bei der die Arbeitsleistung geografisch gesehen außerhalb der Arbeitsstätte erbracht wird.
Rechtliche Vorgaben für die Zeiterfassung
Aktuelle Gesetzeslage in Deutschland
In einem anderen Artikel haben wir bereits ausführlich über die aktuelle Gesetzeslage in Deutschland berichtet. Nachdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 entschieden hat, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst wird (EuZW 2019, 476 – beck-online, Rn. 60), war lange Zeit unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dies für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Deutschland hat. Das Bundesarbeitsgericht hat mit seinem Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) Klarheit geschaffen.
In der Pressemitteilung heißt es:
„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“
Im vorliegenden Fall ging es um die Klärung der Frage, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zustehe, mit welchem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden soll. Ein solches Recht hat der Betriebsrat nicht, wenn die betreffende Angelegenheit gesetzlich geregelt ist. In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt:
„Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“
Bis dahin galten unstrittig in vielen Wirtschaftsbereichen und – zweigen bereits umfassende Aufzeichnungspflichten. Darüber ergab sich aus dem Arbeitszeitgesetz eine Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden.
Klick auf den folgenden Link für detailliertere Informationen zu den gesetzlichen Regelungen der Zeiterfassungspflicht in Deutschland.
Rechtliche Vorgaben für die Zeiterfassung im Homeoffice
Grundsätzlich gilt: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) finden auch für die Tätigkeit im Homeoffice Anwendung. Die Arbeitgeber sollten also neben den Vorgaben zu den Höchstarbeitszeiten gemäß § 3 ArbZG, den Ruhepausen gemäß § 4 ArbZG und den Ruhezeiten gemäß § 5 ArbZG auch die bereits thematisierte Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit nach § 3 ArbSchG berücksichtigen.
Nach eigenen Angaben plant das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, einen neuen Rechtsrahmen für mobiles Arbeiten vorzulegen. Das werde allerdings erst im nächsten Jahr erfolgen.
Wie lässt sich die Zeiterfassung im Homeoffice realisieren?
Gerade Unternehmen, die auf moderne Arbeitsmodelle setzen, profitieren von einem flexiblen Zeiterfassungssystem, das immer und überall erreichbar ist. Besonders geeignet sind hier cloudbasierte Zeiterfassungssysteme. Da die Daten in der Cloud gespeichert werden, kann jederzeit über ein internetfähiges Endgerät darauf zugegriffen werden.
Egal ob im Büro, auf Geschäftsreisen oder eben zu Hause, das Erfassen der Arbeitszeit ist mit einer cloudbasierten Zeiterfassungssoftware nicht nur jederzeit über den PC, das Tablet oder das Mobiltelefon verfügbar, sondern auch für alle Mitarbeitende einfach zu implementieren, da keine Software-Installation auf einem Endgerät notwendig ist.
Ein weiterer Vorteil der cloudbasierten Zeiterfassung ist die zentrale Speicherung aller Daten an einem Ort. Bei jedem Zugriff auf die Anwendung stehen die aktuellsten Daten zur Verfügung. So lassen sich jederzeit Reportings basierend auf Echtzeitdaten erstellen und abrufen.
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Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.
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