5 Tipps für ein besseres Zeit­manage­ment im Job

Stress abbauen durch gutes Zeitmanagement

Oftmals fängt es schleichend an: Die To-do-Liste wird länger, im Kalender sind für die nächsten Tage keine Freiräume in Sicht und während du eigentlich schon im nächsten Meeting sitzen müsstest, findet der geschäftliche Anruf kein Ende.

Was am Ende des Tages nach endlos viel liegengebliebener Arbeit aussieht, ist oft gar nicht die Menge, die den Berg an offenen Aufgaben größer werden lässt, sondern ein fehlendes System.

Der Weg zu mehr Erfolg, Zufriedenheit und Gelassenheit im Job und in der Freizeit ist oft mit gelungenem Zeitmanagement gepflastert. Gutes Zeitmanagement zeichnet sich in erster Linie durch Maßnahmen aus, die dabei helfen, verfügbare Zeit effizient und optimal zu nutzen.

Obwohl es kein allgemeines Rezept zum perfekten Zeitmanagement gibt, so gibt es neben einigen Techniken, die den Berufsalltag erleichtern, auch praktische Tools, die dir helfen können, dein Zeitmanagement zu verbessern.

Tipp: Unterteile deine Aufgaben in Meilensteine

Was wäre der Berufsalltag ohne unerwartete Herausforderungen? Schnell zieht sich eine Aufgabe länger als gedacht, die Technik streikt oder ein Telefonat kommt dazwischen. Wenn dann ein Termin außerhalb der Arbeitszeit ansteht, beginnt das Chaos. Mit der richtigen Strategie ist das kein Grund zur Sorge.

Unser erster Tipp lautet daher: Splitte deine Aufgaben in mehrere Teilaufgaben, sogenannte „Meilensteine“. So bestreitest du Aufgaben in Etappen und bestimmst selbst, wann es Zeit für den nächsten Schritt ist.

Bei der Unterteilung von großen Aufgaben und Zielen in kleine Unterziele kannst du dich von Meilenstein zu Meilenstein hangeln und erreichst jedes Mal ein weiteres Ziel. So werden immer wieder kleine Glücksgefühle freigesetzt, wenn du den nächsten Punkt von deiner To-do-Liste streichen kannst. Scheue dich nicht davor, dich für getane Arbeit mit positiven Gefühlen zu belohnen.

Tipp: Definiere und priorisiere deine Aufgaben

Um die Zeit im Beruf sinnvoll und produktiv nutzen zu können, ist die richtige Planung unumgänglich. Für ein effizientes Zeitmanagement ist es daher von großer Bedeutung, ausstehende Aufgaben und Ziele erst einmal zu definieren sowie zu priorisieren, ehe es zur eigentlichen Umsetzung kommt. Die zeitliche Einplanung anstehender Aufgaben wird dir zu einer klaren Übersicht verhelfen. Das Motto dabei: „Was geplant ist, wird auch erledigt“.

Damit steht und fällt letztendlich ein produktiver Arbeitstag. Effiziente Einordnung und Organisation bringen nicht nur eine Struktur in den vollen Terminkalender, sondern auch deine Motivation wird dadurch steigen.

Konzentriere dich auf das Wichtigste und Dringlichste, so bietest du Zeitfressern wie sinnloser Detailarbeit und Ablenkungen keinen Platz mehr. Wer richtig vorarbeitet und strukturiert, kann mehr aus der Arbeitszeit herausholen.

Mithilfe deines Kalenders steuerst du deinen Workflow effizient und zeitsparend. Und das einfacher als gedacht – statt der ersten Blicke auf das Smartphone am Morgen solltest du deine Aufgaben und Termine in den Terminkalender eintragen. Ist die Tagesplanung schließlich erledigt, beginnt der Arbeitstag.

Tipp: Plane und nutze Pausen aktiv mithilfe der Pomodoro-Technik

Du verlierst beim Arbeiten schnell den Fokus und schweifst ab? Keine Sorge, damit gehörst du nicht zum Einzelfall. Viele Arbeitnehmenden kennen das Szenario: Eben die Mails checken, die Social-Media-Kanäle aktualisieren oder den neusten Blogartikel lesen.

Wenn du schnell den Fokus verlierst, können dir Techniken, wie die Pomodoro-Technik, helfen. Mit dieser kannst du deine Arbeitszeit effizient nutzen, ohne dabei die wichtigen Pausen zu vernachlässigen. Diese sind genauso essenziell wie die eigentliche Arbeit selbst, denn durch das Einbauen gezielter Pausen kannst du deine Motivation hochhalten.

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, den eigenen Arbeitstag in sogenannte Pomodoro und Pausen zu gliedern. Dabei umfasst ein Pomodoro 25 Minuten konzentriertes Arbeiten.

Nach Ablauf der Zeit gönnst du dir eine fünfminütige Pause, in der du machen kannst, was du möchtest: Kurz frische Luft schnappen, Nachrichten beantworten, Tagesupdates lesen – du hast freie Wahl. Wichtig ist lediglich, dass du die Pause nutzt, um einen freien Kopf zu bekommen.

Der Wechselvorgang zwischen Pomodoro und Pause wird insgesamt viermal wiederholt, ehe du dir eine längere Pause zwischen 15 und 30 Minuten gönnst. Finde selber heraus, welcher Rhythmus deiner Arbeitsweise am ehesten gerecht wird und optimiere diese, bis du zufrieden bist.

Tipp: Teilt Aufgaben untereinander auf

Niemand sollte an einem hektischen Arbeitstag auf sich allein gestellt sein. So lautet unser vierter Tipp: Teilt Aufgaben untereinander auf. So könnt ihr sicherstellen, dass niemand in seinen Aufgaben versinkt und jeder möglichst effizient arbeiten kann.

Darüber hinaus ist es nicht verboten, Aufgaben zu tauschen. Während ein Teammitglied vielleicht große Mühe hat, kreative Texte zu verfassen, widerstrebt es einer anderen Person vielleicht, Rechnungen zu erstellen. Dass verschiedene Aufgaben besser oder schlechter von der Hand gehen, ist völlig normal.

Tipp: Nutze digitale Tools

Besonders hilfreich sind Tools sein, die dich dabei unterstützen, deine Zeit besser zu strukturieren und zu organisieren. Dabei musst du selbst herausfinden, welche Anwendung für dich am besten geeignet ist: Die einen nutzen lieber den Outlook-Kalender zur Planung, die anderen ganz klassisch Zettel und Stift.

Besonders effizient und praktisch sind digitale Tools, da diese zu jeder Zeit erreichbar und bearbeitbar sind. Zur Aufgabenplanung und -strukturierung können digitale Notizbücher wie Microsoft One Note eine große Hilfe sein. Du kannst hier schnell Notizen einfügen, Aufgaben planen, To-dos verfassen und diese einem Zeitraum zu sortieren.

Darüber hinaus können Zeiterfassungstools wie Personizer dir helfen, dein Zeitmanagement langfristig zu optimieren. Dank simpler Planung und Organisation behältst du zu jeder Zeit den Überblick über deine Arbeits- und Pausenzeiten und kannst dokumentieren, wie lange du für welche Aufgabe benötigst. Dies hilft dir zukünftig besser einzuschätzen, wofür du wie viel Zeit benötigst. So kannst du deine Zeitplanung optimieren und besser abschätzen, für welche Aufgabe du wie viel Zeit einplanen solltest.

Wie du siehst: Für das richtige Zeitmanagement gibt es nicht die eine Lösung. Wichtig ist, dass du selber ausprobierst, was dir hilft, deine Zeitplanung und -nutzung zu optimieren. Oftmals sind es ein paar einfache Tricks, die dir helfen, dein Zeitmanagement zu verbessern, damit du von einem produktiven Arbeitsalltag und einer sorglosen Freizeit profitieren kannst.