Wichtige Feed­back­gespräche richtig führen – Dos and Don’ts

Regelmäßige Feedbackgespräche sind wichtig

Feedbackgespräche sind wichtig für eine gesunde Unternehmenskultur. Doch nicht jeder setzt diese Art des Gespräches regelmäßig um. Für die meisten Personalverantwortlichen sind Feedbackgespräche ein Mittel zum Zweck. Wenn Fehler vermehrt auffallen, negative Verhaltensweisen an den Tag gelegt werden oder andere Auffälligkeiten unter den Mitarbeitenden die Runde machen, wird es Zeit für ein Feedbackgespräch.

Doch regelmäßige Evaluationen mit dem Kollegium können auch das Vertrauen in das Unternehmen stärken und den Mitarbeitenden eine Möglichkeit bieten, bestimmte Wünsche und Ziele zu äußern. Doch wie wird ein Feedbackgespräch richtig geführt? Worauf müssen Personalverantwortliche achten? Kurz: Was sind die Feedback Do‘s und Don’ts, die unbedingt eingehalten werden sollten?

Wir geben Tipps und zeigen wichtige Regeln, die dabei helfen, eine reflektierte und sachliche Atmosphäre zu schaffen, um so ein wertvolles Gespräch zu führen.

Was ist ein Feedbackgespräch?

In Feedbackgesprächen wird die Arbeitssituation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden offengelegt. Die Führungskraft gibt Feedback zu der Leistung der jeweiligen Beschäftigten. Thematisch werden oftmals hauptsächlich Projekte des letzten Jahres und Ziele des Einzelnen und des Unternehmens angesprochen.

Das könnten zum einen Themen wie der Status der Arbeitsbeschreibung, Probleme in der Abteilung und Fehlervermeidung sein. Zum anderen sprechen Personalverantwortliche auch gerne Motivationsdefizite, Lob und positive Rückmeldungen in Feedbackgesprächen an.

Die Häufigkeit der Feedbackgespräche wird ganz nach eigenem Ermessen geplant. Die Empfehlung lautet jedoch: mindestens ein Feedbackgespräch pro Mitarbeitenden jährlich.

Im Feedbackgespräch soll auch die Belegschaft Zeit bekommen, sich selbst zu reflektieren und Wünsche sowie Anregungen anzubringen. Als Führungskraft solltest du während des Gesprächs immer auf die Persönlichkeit der Angestellten eingehen, indem der Mensch und die individuelle Lebenssituation im Mittelpunkt stehen. Der Hintergrund kann entscheidend dafür sein, wie du die Themen gewichtest.

Kommt die zerstreute Kollegin regelmäßig morgens zu spät, weil ihr möglicherweise als alleinerziehende Mutter die Flexibilität oder zeitlichen Ressourcen fehlen? Oder hat sie tatsächlich Probleme mit ihrem Zeitmanagement? Ist der Junggeselle im mittleren Alter ständig übermüdet, weil er sich die Nächte mit seinen Jungs um die Ohren schlägt? Oder unterstützt er mit einem Zweitjob die kranke Mutter? Das Feedbackgespräch soll einen sicheren Raum für ernste Auseinandersetzungen schaffen und allen Parteien weiterhelfen.

Ziele des Feedbackgesprächs

Das Ziel des Feedbackgesprächs ist vor allem, die Zusammenarbeit effektiver und effizienter zu gestalten. Durch regelmäßige Feedbackgespräche wird nicht nur die Bindung der Arbeitskräfte an das Unternehmen gestärkt. Feedbackgespräche haben im besten Falle auch eine positive Auswirkung auf die Motivation und die Entwicklung der Mitarbeitenden.

Um die Vertrauensbindung zu stärken, ist es wichtig, dass du die Rahmenbedingungen beachtest. Dazu gehören zum einen eine wertschätzende und höfliche Atmosphäre sowie konstruktive und lösungsorientierte Gespräche. Zeige deinem Teammitglied durch respektvollen Umgang, dass das Feedbackgespräch auf Augenhöhe stattfindet. Biete dabei die Gelegenheit, Ziele, Wünsche, Gedanken und Erklärungen zu äußern, vor allem wenn es einen konkreten Anlass für das Feedbackgespräch gibt.

Dokumentiere die Konversation, entweder durch Stichpunkte oder ein Gesprächsprotokoll, damit du im Nachhinein den Überblick über die behandelten Themen behältst. Auch Entwicklungsziele sollten mit der Arbeitskraft besprochen und festgelegt werden. Dadurch entsteht ein gegenseitiges Einverständnis und du kannst die Erfolge im Laufe der nächsten Wochen messen und neue Ziele vereinbaren.

Vorbereitung des Feedbackgesprächs

Das A und O eines Feedbackgesprächs ist die gute Vorbereitung. Zeitlich planst du am besten nicht länger als eine Stunde ein. Falls währenddessen wichtige Themen anfallen, die etwas mehr Zeit brauchen, lässt sich dies individuell anpassen.

Nimm die Planung des Feedbackgesprächs nicht auf die leichte Schulter, sondern beschäftige dich vorher genau mit den für die Arbeitskraft individuellen Kritikpunkten. Hole dir gegebenenfalls Feedback und die Einschätzung anderer Vorgesetzten des betreffenden Teammitglieds ein, um einen umfassenderen Eindruck über die aktuellen Leistungen, Stärken und Schwächen zu erhalten. Für konstruktives, wertvolles Feedback solltest du die Vergleichskennzahlen, Unternehmensziele und Zielvorgaben für das jeweilige Teammitglied kennen.

Empathie und Timing

Formuliere im Laufe des Feedbackgesprächs stets „Ich-Botschaften“, um zu zeigen, dass es um deine eigene Wahrnehmung geht. Sobald ihr zu der Erarbeitung von Lösungsansätzen kommt, bieten sich formulierte „Wir-Botschaften“ an, um ein gemeinschaftliches Gefühl zu vermitteln.

Vor allem kritische Themen sollten nicht auf die lange Kante geschoben werden. Wenn vermehrt problematische Verhaltensweisen oder negative Kritikpunkte im Kollegium kommuniziert werden, lohnt es sich, ein extra Feedbackgespräch speziell für diese Themen zu vereinbaren.

Konfliktmanagement

Doch auch, wenn es in einem regelmäßigen Feedbackgespräch nur einen oder wenige Kritikpunkte gibt, kann es zu einem Konflikt kommen. Bereite dich also auf Konflikte vor: Überlege im Voraus, welche Lösungswege du dem Teammitglied aufzeigen kannst und übe die Kritik im Feedbackgespräch respektvoll und wertfrei. Vermeide persönliche Emotionen, Lästereien oder Schuldzuweisungen, auch wenn diese von anderen an dich herangetragen wurden. Sie beeinflussen nicht nur das Verhältnis zwischen dir und deinem Teammitglied negativ, sondern blockieren eine lösungsorientierte Unterhaltung. Im schlimmsten Fall gehen Mitarbeitende frustriert aus dem Feedbackgespräch heraus und ziehen sich künftig zurück.

Kritik, Lob und Fokus

Das Lob-Kritik-Lob Sandwich-Prinzip wurde lange als gute Feedbackmethode angesehen. Mittlerweile ist sie nicht mehr uneingeschränkt zu empfehlen. Oftmals wird das Lob dann als Verpackung für die Kritik gesehen und nicht ernst genommen. Das Feedbackgespräch direkt mit Kritik zu eröffnen, wirkt allerdings abschreckend und löst bei Mitarbeitenden schnell eine defensive Haltung aus.

Starte zunächst mit dem reinen Sachverhalt und erkundige dich, in welcher Verfassung sich dein Gegenüber befindet, bevor du dich der Feedbackagenda widmest. Achte auf die Körpersprache deines Gegenübers, um das Wohlbefinden zu erkennen und ganz bewusst auf die Reaktionen einzugehen.

Während des Feedbackgesprächs sollte nach Möglichkeit nicht von dem Hauptthema abgelenkt werden. Steuere das Gespräch bewusst. Sollte dein Gegenüber ablenken oder sich in Rechtfertigungen zu geäußerter Kritik verzetteln, nimm die Reaktionen und Bedenken ernst, aber bleib bestimmt. Gib deinem Gegenüber das Signal, dass die Themen zwar spannend und wichtig sind, es an dieser Stelle jedoch zu umfangreich ist und du für dieses Thema gerne einen anderen Termin vereinbaren würdest. So bleibst du fokussiert und standhaft, bringst deinem Gegenüber jedoch Wertschätzung entgegen.

Ablauf eines Feedbackgesprächs

Starte mit ein wenig Smalltalk, um den Einstieg in das Feedbackgespräch zu erleichtern. Dadurch bekommt ihr beide die Gelegenheit mit der Situation vertraut zu werden und fallt nicht mit der Tür ins Haus. Als Räumlichkeit wählst du am besten einen neutralen Ort, wie einen Meeting Raum, indem es ebenfalls möglich ist, sich schräg zueinander zu setzen.

Nach dem seichten Einstieg gibst du eine kleine Übersicht über die darauffolgenden Gesprächsthemen. Hauptpunkte könnten sein: Ziele, Erfolge, Verbesserungspotenzial und Wünsche.

Selbsteinschätzung

Nach den ersten fünf Minuten, in denen ihr euch vertraut machen konntet, werden zuerst die Erfolge und die geleistete Arbeit angesprochen. Es geht nicht um belangloses positives Feedback, welches die darauffolgenden Kritikpunkte abschwächen und beschönigen soll, sondern um tatsächlich geleistete Arbeit. Falls es über einen Mitarbeitenden keinerlei positive Punkte zu berichten gibt, stellst du am besten den Sachverhalt voran und fragst nach einer Selbsteinschätzung.

Bei regelmäßigen Feedbackgesprächen können auch wiederkehrende Selbsteinschätzungen einen Vergleich vereinfachen und die Entwicklungskurve verdeutlichen. Erst danach steigst du in die Kritikpunkte ein. Überschneiden sich Selbsteinschätzung und Kritik der Vorgesetzten? Dann besteht eine gute Grundlage für die weitere Entwicklung. Gehen beide Vorstellungen stark auseinander, kann das Feedbackgespräch als erster Schritt zur Angleichung und Annäherung beider Parteien genutzt werden.

Entwicklung und Optimierung

Nach der Kritik führst du das Gespräch in die Richtung der Zielverbesserung. Dazu könnt ihr euch Fragen stellen, wie sich welche Prozesse optimieren lassen oder welche Aufgaben übertragen werden sollten. Jegliche Fehler aus der Vergangenheit sollten hier nur als Beispiel dienen, um Handlungsalternativen herausarbeiten zu können. Mit Hilfe der SMART-Methode lassen sich die Ziele für die nächsten Monate definieren.

• Spezifisch: Das Ziel ist spezifisch, unmissverständlich und detailliert beschrieben.
• Messbar: Qualitative und quantitative Messgrößen bestimmen.
• Attraktiv: Das Ziel ist herausfordernd, aber noch zu erreichen.
• Realistisch: Mit Hilfe deiner Mittel ist das Ziel gut zu erreichen.
• Terminiert: Mit einem Zeitstrahl und angemessenen Deadlines behältst du das Ziel gut im Blick.

Nachdem ihr die gemeinsamen Ziele erarbeitet habt, bekommt das Teammitglied ebenfalls die Möglichkeit vorzustellen, wie es sich die Zukunft im Unternehmen vorstellt.

Dies ist für dich eine gute Gelegenheit, nicht nur die Arbeitskraft, sondern auch eine Reflexion des Kollegiums kennenzulernen. Können Mitarbeitende in ihrem Umfeld Ziele abstecken? Sind sie zufrieden mit ihrem Team und den Arbeitsprozessen? Die Wünsche und Kritikpunkte einzelner Mitarbeitender beinhalten oft auch Feedback zum Gesamtkonstrukt des Unternehmens. Nutze die Chance des Feedbackgesprächs, um die Wahrnehmung anderer besser kennenzulernen.

Durch dieses neue Wissen kannst du in der Zukunft gezielt Motivation und Zufriedenheit, nicht nur bei deinem Gegenüber, sondern im gesamten Team, fördern. Zum Ende findet ihr beide im besten Fall einen positiven, freundlichen Gesprächsabschluss.

Nachbereitung des Feedbackgesprächs

Nachdem das Feedbackgespräch abgeschlossen ist, ist die Nachbereitung des Termins essenziell. Die wertvolle Zeit, die du mit deinen Mitarbeitenden in einer sehr fokussierten Atmosphäre verbracht hast, kannst du für mehrere weiterführende Themen nutzen. Du kannst dein Verhalten und deine Reaktionen reflektieren und notieren, um diese Fehler oder Unstimmigkeiten im nächsten Gespräch nicht zu wiederholen.

Feedback, welches das Team und die Unternehmensstruktur gezielt angesprochen hat, solltest du außerdem zu einem anderen Zeitpunkt an Kollegen und Vorgesetzte konstruktiv und anonymisiert weitertragen. So kannst du über die einzelnen Mitarbeitenden hinaus die Stimmung im Team positiv durch Feedbackgespräche beeinflussen.

Beantworte dir im Nachgang folgende Fragen:

• War der Gesprächsverlauf sinnführend?
• Wurden alle Fragen beantwortet?
• Konnten die Emotionen des Teammitglieds richtig eingeschätzt und sensible Themen gerecht vermittelt werden?
• Was kann im nächsten Gespräch verbessert werden?
• Was sollte für künftige Gespräche beibehalten werden?

Kurze Notizen hinter den Fragen helfen dir, das Gelernte nicht so schnell zu vergessen. Für das nächste Feedbackgespräch bist du nun schon etwas besser vorbereitet. Da noch kein Meister vom Himmel gefallen ist, kann es durchaus dauern, bis du mit deiner Gesprächsführung zufrieden bist. Nimm dir die Zeit und lerne aus Fehlern. Es wird immer wieder vorkommen, dass Mitarbeitende nicht so reagieren, wie du erwartet hast. In diesen Momenten sind Einfühlungsvermögen und Ruhe wichtige Charakterzüge.

Tipps für dein Feedbackgespräch – kurz zusammengefasst

Um dir die Vorbereitung auf dein Feedbackgespräch mit deinem Team zu erleichtern, findest du hier Feedback Dos and Don’ts, für eine bessere Vorbereitung und Gesprächsführung.

Feedback Do‘s

• Vereinbare einen festen Termin mit dem Teammitglied für das Feedbackgespräch
• Halte dich an eine konstruktive Diskussion
• Plane das Feedbackgespräch zeitnah, wenn es um Fehler oder aktuelle Probleme geht
• Kontrolliere deine eigenen Emotionen
• Führe Feedbackgespräche mindestens einmal im Jahr durch
• Fertige ein Protokoll an und stelle es allen Gesprächsteilnehmern zur Verfügung
• Verzichte auf Schuldzuweisungen

Feedback Don’t

• Mitarbeitende von oben herab behandeln
• Kritikpunkte nicht offen ansprechen
• Dinge aufzählen, die im vergangenen Jahr schlecht liefen
• Frontale Sitzordnung einnehmen
• Andere Gesprächsteilnehmer nicht zu Wort kommen lassen
• Falsches Lob, das nur dazu dient dem Teammitglied ein gutes Gefühl zu geben und folgende Kritik abzuschwächen
• Mangelnde Vorbereitung

Was viele vergessen: bereits eine knappe Stunde Feedbackgespräch kann Problemen entgegenwirken und die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden verbessern. Verzichtest du auf regelmäßige Feedbackgespräche, kann es passieren, dass du in Unstimmigkeiten hereinschlitterst, die du leicht hättest vermeiden können. Sieh Feedbackgespräche daher als eine sinnvolle Investition in die Zukunft an und gehe lösungsorientiert an sie heran. Die richtige Vor- und Nachbereitung ist alles.

Checkliste für dein Feedbackgespräch

• Feedbackgespräche dienen nur zur Evaluation der Leistung der Beschäftigten
• Ziel ist die Entwicklung und Motivation der Beschäftigten
• Die Terminsetzung sollte ebenfalls auf den Terminkalender des Teammitglieds ausgerichtet sein, z.B. nicht vor einem Neukundentermin
• Feedback ist objektiv, sachlich und faktenorientiert
• Lob und Kritik sollten sich, wenn möglich, die Waage halten – sonst lieber faktenorientiert als zu negativ kritisch formulieren
• Schwierige Themen werden deutlich, aber einfühlsam vermittelt
• Der Umgangston ist höflich und angemessen, persönliche Emotionen werden außen vorgelassen
• Andere ausreden lassen und ihnen aufrichtiges Interesse entgegenbringen
• Das Gespräch sollte wenn möglich positiv beendet werden
• Vereinbarung von Zielen, die bis zum nächsten Gespräch verfolgt werden sollen
• Weitere Feedbackgespräche werden im Voraus geplant