Wie digi­tali­siere ich meine HR-Pro­zesse?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen

Wer nicht digital arbeitet, bleibt auf der Strecke. Das gilt auch im Bereich der HR-Prozesse. Die Personalverwaltung zieht allerdings nur langsam nach. Analog werden Ordner für die Datensicherung genutzt, einfache E-Mails sind das höchste Maß der digitalen Kommunikation. Ausgereifte digitale Prozesse in der HR? Danach suchen Personalverantwortliche in ihren Abteilungen händeringend.

Klar ist, dass digital optimierte Vorgänge, wie mit einer passenden HR-Software, eine enorme Arbeitserleichterung für Personalverantwortliche darstellen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Effizienz der Angestellten und der Arbeitsprozesse aus. Digitale HR-Prozesse bilden auch einen großen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Doch warum sind Unternehmen bei der Digitalisierung der HR-Prozesse so zögerlich? Wie steht es aktuell um die Digitalisierung und was können Unternehmen heute tun, um von den Vorteilen der Digitalisierung im Bereich HR zu profitieren?

Wie steht es derzeit um die Digitalisierung von HR?

Im Grunde umfasst die Digitalisierung im Personalmanagement verschiedene Informations- und Kommunikationstechnologien. Zuletzt hatte man den größten Digitalisierungszuwachs bei HR-Prozessen in den Bereichen Rekrutierung und Onboarding sowie Employer Branding und Nachwuchs erwartet.

In Deutschland fand das Umdenken hinsichtlich der Digitalisierung jedoch weiterhin sehr langsam statt, erst die Corona-Krise versetzte der Digitalisierung einen notwendigen Schub. Durch die Krise wurde unumgänglich deutlich, wie wichtig digitale Technologien für die Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sind. Die bereits bekannten analogen Schwächen wurden mit der Krise wesentlich sichtbarer und haben die Digitalisierung von Arbeitsprozessen deutlich in den Fokus gerückt.

Schon jetzt berichten HR-Verantwortliche, dass ihre Unternehmen nach der Pandemie auf digitale Prozesse im Recruiting gut vorbereitet sind. Am besten schneidet dabei der Bereich digitalgerechte Prozesse und Kultur ab. 43,1% der befragten HR-Verantwortlichen stimmen voll zu, dass ihre Unternehmen in diesem Bereich, der zum Beispiel die Option der digitalen Jobinterviews beinhaltet, gut vorbereitet sind.

Am ausbaufähigsten scheint der Bereich der Transparenz in den digitalen HR-Prozessen zu sein. Dieser beschreibt, ob und inwieweit Bewerber Einblick und Wissen über den Stand der Dinge im Bewerbungsprozess bekommen. 23,7% der Personalverantwortlichen sind sich hier sicher, dass dieser Prozess bereits im Rahmen des digitalen Recruitings gut ausgebaut ist.

Nur 5,2% der HR-Verantwortlichen gaben an, dass ihr Unternehmen nicht gut auf digitale Prozesse im Recruiting eingestellt ist. Immerhin 22,1% räumten mit der Antwort „trifft eher nicht zu“ noch ausbaufähigen Spielraum für weitere digitale HR-Prozesse ein.

Der Digitalisierungsindex für den Mittelstand 2020/2021 zeigt außerdem, dass die Vorteile der Digitalisierung langsam auch in bisher schwer erreichbaren Branchen mehr Beachtung finden und an Bedeutung gewinnen. Fast die Hälfte der in der Studie berücksichtigten Unternehmen passte aufgrund der Corona-Krise ihre Geschäftsmodelle, Produkte oder Services kurzfristig an.

Chancen durch die Optimierung von HR-Prozessen

Digitale HR-Prozesse ermöglichen nicht nur eine verbesserte Arbeitseffizienz, sondern öffnen im Umgang zwischen Personal und Personalverantwortlichen diverse Türen. Wenn die entsprechenden Kompetenzen des HR-Personals geschult werden, können die Softwareanwendungen vollständig eigenständig genutzt werden.

Das Unternehmen gewinnt durch digitale HR-Prozesse an Handlungsfähigkeit und Flexibilität und wird im Umkehrschluss wettbewerbsfähiger. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Fragen zur Gehaltsabrechnung und Video-Calls werden sowohl Zeit als auch Kosten gespart.

Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken kann beispielsweise auch ein vollständig automatisierter Bewerbungsprozess die Suche nach möglichen Bewerbenden richtungsweisend unterstützen, sowie das Onboarding und Weiterbildungen erleichtern.

Dadurch kann die HR-Abteilung kleiner gehalten oder die neuen Ressourcen der Mitarbeitenden können an anderer Stelle genutzt werden. Zudem gewinnen Personalverantwortliche mehr Zeit für die strategische Personalführung und Personalentwicklung.

Ein wichtiger Punkt, denn verschenkte Zeit ist verschenktes Geld. HR-Prozesse, die sich aufgrund technischer Gegebenheiten und menschlichen Anforderungen nicht vollständig digitalisieren lassen, leiden im Endeffekt unter schlecht geplantem Ressourcenmanagement. Zu solchen analog verbleibenden HR-Prozessen gehören vor allem solche, die von der menschlichen Komponente leben, wie das Führen von Bewerbungsgesprächen und Feedbackgesprächen, sowie Konfliktmanagement und Personalentwicklung im Team.

Schlecht geplantes Ressourcenmanagement fokussiert sich auf analoge, veraltete Prozesse, wie das Führen von Tabellen und Bearbeiten von Anträgen, die wahre Zeitfresser sind und die Kapazitäten der Personalverantwortlichen in den menschlichen Bereichen verringert.

Wenn ein unnötig analog gehaltener Aufgabenbereich 30 % der Verantwortlichkeit eines Personalverantwortlichen einnimmt, aber 70 % der aufgebrachten Zeit beansprucht, geht die Gleichung nicht auf. Die anderen 70 % der Verantwortlichkeiten müssen sich mit 30 % der Zeitressourcen zufriedengeben. Arbeitsqualität und Personalentwicklung sowie auch die Teambindung leiden.

Digitale HR-Prozesse optimieren also nicht nur die Abläufe, sondern schaffen auch Zeit und planbare Ressourcen für die Vorgänge, die nicht auf die menschliche Komponente verzichten können. Der Wunsch nach Optimierung und Zeitgewinnung in diesen Bereichen zeigt sich auch bei den Personalverantwortlichen.

65% der Personalverantwortlichen vermissen Zeit für die Personalentwicklung. Die Qualität der Arbeit und der Weiterbildung des Personals ist also direkt davon beeinflusst, wie viel Zeit HR-Verantwortliche in nicht-digitalisierte Prozesse investieren müssen.

Auch bei der Personalgewinnung durch entsprechende Marketingmaßnahmen und Recruiting geht einiges an Zeit verloren. So berichten 46 % der Personalverantwortlichen, dass die HR-Abteilung für diese Aufgabe zu wenig Zeit aufbringen kann.

Verlorene Zeit, die durch digitalisierte HR-Prozesse in vielen Fällen wiedergewonnen werden kann. Die Optimierung der HR-Prozesse geht also Hand in Hand mit der Optimierung des gesamten Betriebs. Der gewinnbringende Effekt der Digitalisierung zeigt sich dabei nicht nur in der HR-Abteilung. 44 % der Unternehmen sagen, dass die Digitalisierung des Betriebs zu einer Erhöhung des Umsatzes geführt hat.

Vorurteile gegenüber der HR-Digitalisierung

Wo es besonders viele positive Stimmen gibt, existieren auch viele Kritiker. Diese sind beispielsweise der Meinung, dass durch die zusätzliche Technologie der Kontakt und Austausch zwischen den Menschen weniger wird. Ganz im Gegenteil werden durch die Optimierung der Routineaufgaben Platz für Jahres- und Feedbackgespräche und Personaleinstellungen gemacht. So gesehen kann die Digitalisierung als Sprungbrett gesehen werden, welches die Verwaltung erleichtert und eine direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden fördert.

Eine weitere Befürchtung ist, dass der Return-on-Investment (kurz ROI) bei der Digitalisierung der HR-Prozesse nur schwer messbar ist. Trotz der anfänglichen Investition lohnt sich das Management -Tool schon dahingehend, dass im weiteren Verlauf Kosten gespart werden. Auch eine verbesserte Produktivität und eine höhere Effizienz können erwirkt werden. Die Kapitalrentabilität lässt sich beispielsweise daran messen, dass menschliche Fehler ausgeschlossen werden können. Vor allem mühseliges Listen führen und pflegen sowie die Bearbeitung von Anträgen können somit sicher digital übernommen werden. Systeme, die eine direkte Datenübertragung von den Antragstellenden zu den Personalverantwortlichen ermöglichen, garantieren, dass nichts übersehen, verloren oder falsch zugeordnet werden kann. Das steigert wiederum das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden und senkt Frustrationen der HR-Verantwortlichen.

Ein weiteres Vorurteil gegenüber der HR-Technologie ist, dass diese nur in großen Unternehmen sinnvoll sind. Allerdings profitieren HR-Prozesse davon, schon im kleinen Rahmen digital ausgerichtet aufgebaut zu werden. So gewinnen auch Start-ups und kleine bis mittelständische Unternehmen an Konkurrenzfähigkeit und sparen sich im Wachstum den Wechsel. Darüber hinaus sind sie bei einer frühen Nutzung von digitalisierten HR-Prozessen im Vergleich zu den etablierten, aber traditionellen und durch ihre Größe langsameren Unternehmen bereits im Vorteil.

Mit etablierten analogen Strukturen zu brechen, ist ein größerer Kraftakt und kostet langfristig mehr Zeit und Ressourcen und dadurch Geld, als direkt auf eine digitale HR-Software zurückzugreifen. Denn die Softwareprogramme lassen sich in der Regel flexibel und individuell gestalten. Bei potenziellem Wachstum des eigenen Unternehmens lässt sich die Software ganz einfach auf die wachsenden Anforderungen anpassen.

Welche HR-Bereiche gibt es?

Die Verantwortungsbereiche der Personaler haben sich in den letzten Jahren zunehmend ausdifferenziert. Die in der HR verankerten Aufgaben umfassen beispielsweise:

• Personalverwaltung und Personalführung
• Anlegen, Führen und Verwalten von Personalakten
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Urlaubs- oder Weiterbildungsanträgen
• Betreuung von Lohn- und Gehaltszahlungen
• Erfassung der Arbeitszeiten und Krankenständen
• Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Krankenkassen usw.

Als die größte Herausforderung in diesen Bereichen wird vor allem der Fachkräftemangel wahrgenommen. Die Frage nach den drei wichtigsten strategischen Aufgaben des HR-Bereichs wurde in einer Studie von den Befragten wie folgt beantwortet:

1. Das Gewinnen von qualifiziertem Personal (34%)
2. Die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen (33%)
3. Das Begleiten unternehmensinterner Veränderungen (26%)
4. Das Senken des administrativen Aufwands (25%)
5. Attraktive Arbeitgebermarke schaffen (25%)

Welche HR-Bereiche lassen sich durch welche Software optimieren?

Mit Hilfe einer passenden HR-Software lassen sich einige Bereiche im HR-Bereich optimieren. Dazu zählen insbesondere die aufgelisteten Aufgaben:

• Bewerbermanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Arbeitszeitmanagement
• Abwesenheitsmanagement
• Mitarbeiterportale
• Digitale Personalakte
• Personalentwicklung

Die ersten Berührungspunkte mit digitalen HR-Prozessen finden die meisten Unternehmen bei den klassisch wichtigsten Kategorien: der Zeiterfassung und der Urlaubsplanung. Diese Bereiche lassen sich sehr schnell und mit einfachen, verständlichen Softwarelösungen digitalisieren.

Zugleich sind die Zeiterfassung und die Urlaubsplanung im Unternehmen insbesondere die Bereiche, die analog eine enorme Zettelwirtschaft mit sich ziehen. Eine Digitalisierung dieser HR-Prozesse bedeutet nicht nur eine Erleichterung für die Personalverantwortlichen, die von einer besseren Übersicht profitieren, sondern wirkt sich auch sofort auf die Flexibilität der Mitarbeitenden aus.

Bei der digitalen Zeiterfassung wird die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden korrekt und ohne Umwege dokumentiert. So kann der Überlastung der Mitarbeitenden effizient entgegengewirkt werden und gesetzliche Vorgaben werden mühelos eingehalten.

Je nach Softwarelösung reicht ein Klick für den Start in den Arbeitstag. Eine einfache Bedienung von jedem Endgerät macht die Zugänglichkeit, für die Mitarbeitenden besonders nutzerfreundlich. Eine Schulung oder zeitaufwändige Einführung in die Software ist bei einfach und intuitiv aufgebauten Zeiterfassungslösungen nicht notwendig.

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Die zweite Säule der einfach umsetzbaren HR-Prozess-Optimierungen bildet die der digitalen Urlaubsplanung. Papier und Stift für analoge Freigaben entfallen bei der digitalen Urlaubsplanung vollständig. Über eine passende Softwarelösung kann der Urlaub schnell online beantragt und freigegeben werden. Auch Homeoffice und Abwesenheiten sind schnell zu verwalten.

Mit passenden Kalenderansichten bekommen Personalverantwortliche und Mitarbeitende eine schnelle Übersicht, wer aus dem Kollegium wann verfügbar, im Urlaub oder krankgemeldet ist. Eine große zeitliche Erleichterung für die HR-Abteilung und das Team gleichermaßen.

Was ist bei der Auswahl eines digitalen HR-Softwareanbieters zu beachten?

Um eine geeignete Software zu finden, die allen Mitarbeitenden gerecht wird, gibt es ein paar Punkte, mit denen sich die Abteilungen auseinandersetzen sollten. Die Zusammenarbeit zwischen der HR, IT und dem Management ist hier wesentlich, um zu entscheiden, welche Anforderungen der einzelnen Abteilungen erfüllt werden müssen.

Die IT ist vor allem dafür zuständig, die verfügbare Anbindung an bestehende Systeme und alle anderen technischen Daten zu überprüfen. Zudem gibt es den Unterschied zwischen einer SaaS HR-Software, die in einer Cloud gehostet wird und die Daten somit online zugänglich sind und einer On-Premise-Software. Diese wird vor Ort installiert und auch gehostet.

Datenschutz als wichtiger Faktor in der Digitalisierung der HR-Prozesse

Um den Datenschutz in den digitalen HR-Prozessen, vor allem mit Bezug auf europäisches und deutsches Recht, gemäß den Anforderungen einzuhalten, gelten einige grundsätzliche Richtlinien, die Unternehmen beachten sollten.

Zum einen sollte das Rechenzentrum auf europäischem Boden stehen, denn dann unterliegt es den europäischen Datenschutzrichtlinien. Nur verschlüsselte Daten werden in die Cloud übertragen und so vor unberechtigten Zugriff geschützt. Dies wird mit einem SSL-Zertifikat (Secure Socket Layer) gekennzeichnet. Das SSL-Zertifikat definiert die sichere Datenübertragung zwischen der Internetseite und dem Nutzer.

Aber nicht nur ein aktuelles SSL-Zertifikat ist für Cloud-Anbieter und andere digitale HR-Lösungsanbieter von Bedeutung. So gibt es auch noch andere Zertifikate, zum Beispiel vom TÜV, die die Datensicherung bescheinigen. Die Zugriffsrechte sollten sich in den Einstellungen verwalten lassen. Das gibt ein Mindestmaß an Kontrolle über die eingepflegten Daten.

Systemintegration der digitalen HR-Prozesse

Damit die Mitarbeitenden mit der Implementierung der HR-Software auch zufrieden sind, sollten die benötigten Funktionen zuvor so genau wie möglich genannt werden und alle relevanten HR-Prozesse umfassen.

• Optimal wäre die individuelle Anpassung der HR-Software an das System der Anwendenden.
• Ein weiterer Pluspunkt ist die Mobilfähigkeit des Systems. Lässt es sich über den Browser oder sogar eine App nutzen? Zumindest der Abruf über den Browser sollte gegeben sein.
• Um die digitalisierten HR-Prozesse evaluieren und optimieren zu können, sind die Auswertungs- und Reportingfunktionen der Systeme ein unverzichtbarer Punkt.
• Wichtig ist zudem, dass die HR-Software um Funktionen ergänzt werden kann. Das macht die Software skalierbar und kann so an ein wachsendes Unternehmen angepasst werden.
• Ein funktionierendes Supportsystem und eine reibungslose Kommunikation sollten ebenso zum Angebot des Cloud-Anbieters gehören.

Auf unabhängigen Portalen können Unternehmen und Personalverantwortliche die verschiedenen HR-Lösungsanbieter und die angebotenen Systeme vergleichen und eine Vorauswahl treffen.

Was kostet eine HR-Software?

Die kompletten Kosten für eine HR-Software sind auf den ersten Blick nicht immer ersichtlich. Anfallende Nutzerkosten können dabei monatlich zwischen ein paar bis zu mehreren hundert Euro pro Mitarbeitenden variieren.

Es empfiehlt sich daher zunächst, eine Testversion der Software anzufordern. So können die HR-Verantwortlichen bereits evaluieren, ob diese alle, für das Unternehmen wichtigen, HR-Funktionen abdeckt. Schon während der Testphase sollten HR-Verantwortliche prüfen, ob das System in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbar ist.

In den meisten Fällen ist davon auszugehen, dass die Implementierung kostenlos ist. Sollte der Service jedoch nicht enthalten sein, lohnt es sich nachzufragen. Einige Anbieter erheben Gebühren für den Datenimport und dies geht nicht immer aus den übermittelten Unterlagen hervor.

Das Gute ist: Bei einer SaaS-Software fallen nur Kosten für die Nutzungs- und Abogebühren an, jedoch nicht für Softwareupdates oder Wartung.

Ein Ausblick auf die zukünftige digitale Transformation der HR-Prozesse

Die digitale Transformation des Unternehmens ist durch die stetige Weiterentwicklung der Software-Lösungen und Innovationen der digitalen Branche nie vollständig beendet. Die Ziele und Strategien des Unternehmens müssen somit stetig an den Markt und die neuen Umstände angepasst werden. Durch die Optimierung der Organisation und HR-Prozesse entsteht auch ein starker Einfluss auf die Unternehmenskultur und das Personal im Einzelnen.

Es geht also darum, den Mitarbeitenden trotz des digitalen Wandels Stabilität und Orientierung zu vermitteln. HR-Verantwortliche sind in ihrer Position die Brücke zwischen alten Herangehensweisen und innovativen, digitalen Ansätzen. Um diesen Wandel effizient herbeizuführen und die Personalverantwortlichen sinnvoll in ihrem Auftrag zu unterstützen, ist eine passende HR-Softwarelösung unabkömmlich.

Wer sein Unternehmen transformieren möchte, das Budget dafür aber aktuell nicht ausreicht, kann bis 2023 einen Antrag stellen, um sich für ein Förderangebot des Bundes zu bewerben. Das Angebot soll insbesondere kleineren und mittelständischen Unternehmen helfen, sich digital aufzustellen.

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