Arbeitszeiterfassung: Pflichten, Verstöße und Bußgelder

Wie die ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung aussieht, ist vielen Arbeitgebenden oft noch nicht ganz klar. Um dir zu helfen, dich im Dschungel der Arbeitszeiterfassung-Pflichten zurecht zu finden, haben wir 10 häufig gestellte Fragen zum Thema in diesem Beitrag beantwortet.

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Welche Pflichten haben Unternehmen zur Dokumentation der Arbeitszeit? Wie können Unternehmen die Arbeitszeit korrekt erfassen? 

Nach dem Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung (EuGH 14.5.2019 – C-55/18) war unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dieses auf die Rechtslage in Deutschland hat. Es war umstritten, ob es zunächst einer Anpassung des deutschen Rechts, also einer Transformation der Richtlinie in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber bedarf, um eine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber zu begründen. Dies änderte sich mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21).

In der Pressemitteilung heißt es:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt: „Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales geht davon aus, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung jetzt schon gilt. Man muss damit rechnen, dass das Bundesarbeitsgericht diese Fälle wieder so entscheiden würde.

Infolgedessen müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Weitere Informationen zu dem Thema findet ihr in unserem Beitrag: Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für Unternehmen

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Maßnahmen zur Arbeitszeiterfassung treffen?

Wie genau das zukünftige Arbeitsschutzgesetz die EuGH-Richtlinie für ein objektives, verlässliches und zugängliches System konkretisieren wird, lässt sich derzeit noch nicht absehen.

Jedoch sollten sich Unternehmen vor der Wahl des Zeiterfassungssystems neben den gesetzlichen Anforderungen auch über die eigenen Anforderungen bewusst sein:

• Kosten: Welche Gesamtkosten kommen durch das System auf mein Unternehmen zu? Hierzu zählen neben den Anschaffungskosten auch Kosten für Schulungen, Wartung, Softwareupdates, Material, Datenimport, interne Ressourcen etc.
• IT-Landschaft: Soll das Zeiterfassungssystem an andere, bereits bestehende Programme angebunden werden? Falls ja, ist das problemlos möglich?
• Skalierbarkeit: Wie viele Mitarbeitenden sollen jetzt und in Zukunft das System nutzen. Kann das System mit meinem Unternehmen wachsen?
• Nutzerfreundlichkeit: Ist die Zeiterfassung über das jeweilige System einfach in den Arbeitsalltag integrierbar oder ist es eine zusätzliche Belastung für meine Mitarbeitenden und die Verwaltung?
• Funktionalität: Welche Funktionen benötige ich bei der Zeiterfassung? Je nach Nutzergruppe können diese Anforderungen variieren. Eine Führungskraft kann ganz andere Wünsche haben als die Verwaltung oder die Mitarbeitenden selbst.
• Anpassbarkeit: Die Strukturen eines jeden Unternehmens sind einzigartig und so sollte auch das Zeiterfassungssystem individuell anpassbar sein.

Was zählt als Arbeitszeitverstoß? 

Was im Sinne des Arbeitszeitgesetzes als Ordnungswidrigkeit oder Straftat gilt, ist in §§ 22, 23 ArbZG aufgelistet.

Nach § 22 Abs. 1 handelt beispielsweise ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 4 Ruhepausen nicht, nicht mit der vorgeschriebenen Mindestdauer oder nicht rechtzeitig gewährt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden, § 22 Abs. 2 ArbZG.

Wer diese Handlungen vorsätzlich begeht und dadurch Gesundheit oder Arbeitskraft eines Arbeitnehmers gefährdet oder beharrlich wiederholt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft, § 23 Abs. 1 ArbZG.

Wer kann gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen? 

Die Bußgeldtatbestände in § 22 ArbZG setzen die Eigenschaft des Arbeitgebers voraus.

Arbeitnehmer können damit nicht direkt gegen das ArbZG verstoßen. Das lässt sich damit erklären, dass der Gesetzeszweck des ArbZG vor allem darin besteht die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten, § 1 ArbZG.

Können Arbeitnehmer gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen? 

Die Sanktionen aus §§ 22, 23 ArbZG richten sich nicht an den Arbeitnehmer, sie dienen ausschließlich dem Arbeitnehmerschutz (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 117).

Arbeitnehmer können in rechtlicher Hinsicht nicht direkt gegen das ArbZG verstoßen. In tatsächlicher Hinsicht schon, wenn beispielsweise Pausenzeiten vom Arbeitnehmer bei Vertrauensarbeitszeit nicht eingehalten werden. Gegen andere Gesetze als das ArbZG kann der Arbeitnehmer auch direkt verstoßen. Beispielsweise bei Arbeitszeitbetrug gegen § 263 StGB.

Wer haftet bei Verstoß? 

Der Arbeitgeber bleibt Normadressat und kann beispielsweise bei Vertrauensarbeit lediglich die Durchführung der Arbeitszeitdokumentation auf den Arbeitnehmer übertragen (Biester-Junker/Kaul, Arbeitszeiterfassung – was Arbeitgeber wirklich tun müssen WPg 2019, 1292). Der Arbeitgeber muss aber trotzdem durch geeignete organisatorische Maßnahmen dafür sorgen, dass kein Verstoß stattfindet, beispielsweise durch eine entsprechende Anleitung (Bayreuther, EuZW 2019, S. 446). Hat er dies getan und der Arbeitnehmer führt die Arbeitszeiterfassung selber durch, dann erfüllt der Arbeitnehmer damit lediglich eine arbeitsvertragliche Pflicht (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 114). Die Dokumentationspflicht, die den Arbeitgeber gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG trifft, besteht weiterhin (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 114).

Der Arbeitnehmer kann bei Arbeitszeitbetrug gegebenenfalls gemäß § 263 StGB strafbar sein, wenn er bzgl. der Arbeitszeit den Arbeitgeber betrügt.

Welche Strafen drohen bei Verstoß für Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber?  

Bußgelder werden gemäß § 22 Abs. 2 ArbZG verhängt und können für den Arbeitgeber bis zu 30.000 € betragen, (Höfer, BeckOK ArbSchR, § 22 Rn. 1). Der Gesetzeswortlaut beschränkt sich hier jedoch ausdrücklich auf die Androhung eines Bußgeldes. Bisher wurde noch kein Bußgeld in der Höhe verhängt, die Behörde verhängt zunächst entsprechende Maßnahmen. Bisher gibt es nur einen bekannten Fall aus dem Jahr 2010, in dem ein Bußgeld verhängt wurde, das aber weit unter 10.000 € lag (OLG Jena, 02.09.2010 – 1 Ss Bs 57/10).

Gemäß § 23 ArbZG kommt für den Arbeitgeber eine Freiheitsstrafe bis zu 6 Monaten oder Geldstrafe in Frage, (Höfer, BeckOK ArbSchR, § 22 Rn. 1).

Dem Arbeitnehmer kann eine Kündigung sowie bei Arbeitszeitbetrug zulasten des Arbeitgebers eine Strafbarkeit gemäß § 263 StGB drohen.

Weitere Infos findet ihr auch hier: Pausenregelung im Arbeitsrecht 

Wer kontrolliert Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz?  

Die Aufsicht erfolgt gemäß § 17 Abs. 1 ArbZG durch die nach Landesrecht festgelegte zuständige Aufsichtsbehörde.

In Niedersachsen ist das Niedersächsische Ministerium für Soziales, Arbeit, Gesundheit und Gleichstellung zuständig.

Wer verhängt Strafen bei Verstößen?  

Die zuständige Aufsichtsbehörde kann Maßnahmen anordnen, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der Pflichten aus dem ArbZG zu treffen hat, § 17 Abs. 2 ArbZG. Werden diese nicht erfüllt und es kommt zur Sanktion, können unterschiedliche Stellen zuständig sein. Geht es um eine Ordnungswidrigkeit und mögliche Verhängung eines Bußgeldes, ist das gemäß § 36 Abs. 1 Nr. 1 OwiG grundsätzlich Sache der zuständigen Verwaltungsbehörde. Gemäß § 17 ArbZG wäre das die nach jeweiligem Landesrecht zuständige Aufsichtsbehörde.

Erfolgt die Ahndung der Ordnungswidrigkeit im Zusammenhang mit einer Straftat, dann ist gemäß § 45 OwiG das entsprechende Gericht der Strafsache zuständig.

Wie kann man einen Verstoß melden? Können Meldungen auch unzulässig sein? 

Wenn der Arbeitgeber gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt, haben Arbeitnehmer ein Beschwerderecht gemäß § 17 ArbSchG. Dort ist auch die Vorgehensweise verankert. Es müssen konkrete Anhaltspunkte vorliegen, auf die der Arbeitgeber zunächst aufmerksam gemacht werden soll, § 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG. Der Arbeitnehmer muss sich dabei nicht konkret an die Person des Arbeitgebers wenden, sondern kann den Umstand auch an den Betriebsrat oder eine entsprechende Stelle im Unternehmen herantragen (https://www.haufe.de/arbeitsschutz/recht-politik/verstoss-gegen-das-arbeitsschutzgesetz-melden-pflichten-rechte_92_531026.html).

Tritt keine Besserung ein, können Arbeitnehmer dies entweder dem Betriebsrat oder der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, § 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG.

Das Beschwerderecht darf nicht wahrheitswidrig oder willkürlich ausgeübt werden, es muss konkrete Anhaltspunkte geben. Ansonsten kann es zu einer Kündigung und Schadensersatzansprüchen kommen (https://www.haufe.de/arbeitsschutz/recht-politik/verstoss-gegen-das-arbeitsschutzgesetz-melden-pflichten-rechte_92_531026.html).

Fazit: Einheitliches System als Chance nutzen

Insgesamt zeigt sich, dass eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wertvolle Chance für Unternehmen ist. Sie fördert Transparenz, Fairness und Vertrauen im Arbeitsalltag und kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Eine gut umgesetzte Zeiterfassung mit einem einfach anzuwendenden und effizienten Tool unterstützt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern verbessert auch langfristig die Arbeitsorganisation, reduziert Fehlerquellen und optimiert betriebliche Abläufe. Durch eine intelligente Integration in den Arbeitsalltag kann sie zudem administrative Prozesse erleichtern und die Produktivität nachhaltig steigern.

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