Arbeits­zeit­erfassung Excel-Vorlage 2025

Arbeitszeiten ohne Papierchaos erfassen

Im Zeitalter der zunehmenden Digitalisierung kommt es nicht selten vor, dass Mitarbeitende verblüfft auf das eigene Abrechnungssystem schauen. Während die Technologie immer größere Sprünge macht, befinden sie sich gefangen in einer Bürokratieblase. So ist das „papierlose Büro“ für viele Unternehmen immer noch ein Fremdwort. Dabei kann es so einfach sein!

Wer früher mühselig seinen Stundenzettel ausfüllte, der ist heute mit bereits wenigen Tastenschlägen am Ziel. Excel gilt dabei auch heute noch als beliebte Anwendung, um die Arbeitszeit einfach zu protokollieren. Dass das noch weitaus effizienter geht, dazu später mehr!

Die Vorteile der Personizer Excel-Vorlage für die Zeiterfassung

Wem der Sprung in die Online-Zeiterfassung etwas zu mutig scheint, der kann jetzt das Zeiterfassungsmodul von Personizer als Excel-Version erhalten und ausprobieren! Viele Funktionen und Möglichkeiten der digitalen Lösung zum Anschauen, Eingewöhnen und natürlich Nutzen. Die Vorteile, die die cloudbasierte Zeiterfassung von Personizer mit sich bringt, lassen sich in kleiner Version bereits in unserer vorprogrammierten Excel-Vorlage genießen. Wer am Ende überzeugt ist und es noch einfacher und zeitsparender möchte, der kann ganz einfach zur Online-Anwendung von Personizer wechseln.

Excel kann in seiner Anwendung so einige Prozesse erleichtern und übersichtlicher machen. Vorausgesetzt, man weiß, wie es funktioniert! Wenn du und deine Mitarbeitenden sonst nie mit digitaler Organisation und Tabellen in Berührung kommen, kann es ein ziemlich langer Prozess werden. Um die Komplexität für dich herauszunehmen, haben wir in dieser Excel-Vorlage bereits alle Zusammenhänge zwischen den Tabellenblättern und Zellen angelegt. Zudem besticht die Vorlage mit einem übersichtlichen Design, was die Nutzung enorm vereinfacht. Du brauchst du nur noch die Eckdaten deiner Mitarbeitenden eintragen und schon kann es losgehen.

Der Download unserer Excel-Vorlage für die Zeiterfassung ist völlig unverbindlich. Das Einzige, was dein Unternehmen bereitstellen sollte, ist eine Lizenz für das Microsoft Office-Paket, sodass deine Mitarbeitenden auch direkt loslegen können.

Die Inhalte der Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage

Tabellenblatt 1: Erfassung

In dem ersten Tabellenblatt kannst du deine Arbeitszeiten und Pausen für den jeweiligen Tag erfassen. Auch die Zeiten für die vergangenen Tage lassen sich auch nachträglich noch manuell bearbeiten. Jedem Zeitabschnitt kannst du eine Notiz hinzufügen. So erhältst du einen guten Überblick über den zeitlichen Aufwand für ein bestimmtes Projekt.

In dieser Übersicht wird dir ebenfalls die gesamte Arbeitszeit des Tages ausgewiesen sowie die Differenz zur Soll-Arbeitszeit. Mehr- oder Minderarbeit lässt sich so optimal dokumentieren und ausgleichen.

Tabellenblatt 2: Stundenzettel

In diesem Tabellenblatt kannst du über ein Dropdown den jeweiligen Monat auswählen und dir hierfür den monatlichen Stundenzettel anzeigen lassen. Oberhalb der Auflistung deiner Arbeitszeiten sind die wichtigsten Fakten für dich summiert. So siehst du auf einen Blick:

• Die Anzahl der gearbeiteten Tage
• Die Summe der monatlichen Pausenzeit
• Die Summe der monatlichen Arbeitszeit
• Die Abweichung zur Soll-Arbeitszeit

Tabellenblatt 3: Stammdaten

Hier kannst du den Namen deiner Firma sowie alle Stammdaten des Mitarbeitenden hinterlegen. Hierzu zählen die folgenden Informationen:

• Vorname
• Nachname
• Firma
• Personalnummer
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Arbeitsbeginn
• Vorgesetzter
• Abteilung
• Soll-Arbeitszeit pro Tag

Tabellenblatt 4: Hilfe

Auch wenn die Excel-Vorlage für die Zeiterfassung sehr einfach und intuitiv zu verwenden ist, haben wir dir hier die wichtigsten Informationen zur Verwendung der Vorlage zusammengefasst. Zudem erfährst du, welche Unterschiede zur Online-Version von Personizer bestehen. Wir erklären dir, welche Vorteile die cloudbasierte Zeiterfassung von Personizer für dich und dein Team bereithält.

Tabellenblatt 5: Mehr erfahren

Sobald du bereit bist für den nächsten Schritt in der Digitalisierung deiner HR-Prozesse, findest du im letzten Tabellenblatt weitere Informationen über die cloudbasierte Zeiterfassung mit Personizer und den Link zur kostenlosen Testversion.

Die Unterschiede zur Online-Zeiterfassung von Personizer

Wer nicht nur das Papier loswerden möchte, sondern auch effizienter arbeiten will, der sollte noch einen Schritt weiter gehen und auf eine Online-Lösung für die Zeiterfassung setzen. Viele Unternehmen setzen bereits auf cloudbasierte Softwarelösungen und genießen dadurch viele Vorteile.

Mit der Verwendung von der Personizer Software können sowohl Personalverantwortliche als auch Arbeitnehmende profitieren. Die Online-Anwendung von Personizer sorgt dafür, dass Arbeitnehmende ihre Stunden selbst eintragen können. Ganz einfach und unkompliziert, mit nur wenigen Klicks. Personizer kommt dabei ganz ohne Zettelkrieg und Wartezeit aus. Die Einträge werden in Echtzeit hinterlegt und sorgen für eine transparente Übersicht im Team.

Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht ein sofortiges Einsteigen und kommt ganz ohne aufwändige Schulungen aus. Mit verschiedenen Dashboard-Einstellungen ist schnell einsehbar, wer aktuell wie viel gearbeitet hat. Befinden sich deine Mitarbeitenden vielleicht schon in den Überstunden? Dann kannst du das mit Personizer genau und übersichtlich sehen und ihre Arbeitszeit besser planen oder früher in den Feierabend schicken.

Am Monatsende bleibt es weiterhin entspannt für dich und deine Mitarbeitenden. Personizer überträgt die Daten in Echtzeit an deine Personalabteilung. Somit wird auch hier der Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Wer an dieser Stelle Sorge hat, dass die Daten unterwegs von Dritten eingelesen werden könnten, der irrt sich. Personizer schützt nach modernsten Standards. Die Server stehen in Europa – somit sind all unsere Kunden durch europäisches Datenschutzrecht abgesichert.

Die Funktionen der Personizer Online Zeiterfassung

Hier siehst du eine Übersicht aller Funktionen, die die Online-Anwendung von Personizer bietet:

• Arbeits- und Pausenzeiten bequem online erfassen
• Manuelle Bearbeitung der erfassten Zeiten
• Zeiterfassung über praktische Timer-Funktion
• Pausen-Timer
• Alle Zeiten auf einen Blick im Dashboard
• Zeitkonto mit automatischer Überstundenkalkulation
• Zeitlabels für die Projektzeiterfassung
• Reporting der Arbeitszeiten (Soll/Ist)
• Excel-Export
• Integration mit dem Personizer Urlaubsplaner
• Arbeitszeiten für Mitarbeitende bearbeiten
• Chrome-Extension, Edge-Extension
• Mobile App für die Erfassung der Zeiten über das Smartphone
• Stetige Weiterentwicklung der Software

Arbeitszeiten über Web und App erfassen und auswerten

Starte deine moderne Zeiterfassung jetzt mit der Cloud-Lösung von Personizer!

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Unsere Empfehlung für Unternehmen

Excel ist ein hilfreiches Tool, wenn man weiß, wie man damit umgehen muss. Für Unternehmen, die einer weiteren Softwarelizenz ablehnend gegenüberstehen, kann die Zeiterfassung mit Excel eine gute Alternative sein, um von der analogen Zeiterfassung Abschied zu nehmen.

Wer aber am Zahn der Zeit gehen möchte, der sollte die modernste Technik in Augenschein nehmen. Denn hierdurch lässt sich viel Zeit einsparen, Fehler vermeiden und Kosten reduzieren. Die verbesserte Effizienz der Arbeitsprozesse kann zu einem Wettbewerbsvorteil gegenüber der weniger digitalisierten Konkurrenz führen.