Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Krankmeldung beim Arbeitgeber: So geht’s! 

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Krankmeldung oder Krankschreibung: Was ist der Unterschied? 

Im Krankheitsfall müssen Arbeitnehmer sich stets bei ihrer Arbeitsstätte krankmelden. Dabei werden die Krankmeldung und die Krankschreibung häufig synonym verwendet, unterscheiden sich aber wesentlich. 

Die Krankmeldung erfolgt durch den Arbeitnehmer, der sich von der Arbeit abmeldet. Diese reicht man, sofern möglich, vor Arbeitsbeginn ein. Unter Umständen hat die Krankmeldung schon vorher zu erfolgen, und zwar im Laufe des ersten Krankheitstages. Hierbei gilt die sogenannte Anzeigepflicht, welche sich aus § 5 Abs. 1 S. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ergibt: Diese beinhaltet, dass Arbeitnehmer im Falle einer Erkrankung unverzüglich eine Information über die Arbeitsunfähigkeit an die Arbeitsstätte weitergeben müssen, sowie über die voraussichtliche Dauer der Krankschreibung. 

Hierfür ist wiederum die Krankschreibung notwendig, die in der Arztpraxis ausgestellt wird. Arbeitnehmende haben gemäß § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (auch „Attest“ oder früher noch „Gelber Schein“ genannt) vorzulegen, wenn die Erkrankung länger als drei Kalendertage andauert. Eine andere vertragliche Regelung ist im Einzelfall möglich. 

Richtig krankmelden: Telefonische Krankmeldung, per Mail oder WhatsApp?  

Wie hat die Krankmeldung zu erfolgen?

Bei der Einreichung der Krankmeldung am Arbeitsplatz muss sich der Arbeitnehmer nicht zwingend an eine spezielle Form halten. Wichtig ist, dass die Nachricht schnell bei einer hierfür autorisierten Person ankommt. Fehlt es an einer ausdrücklichen Regelung, ist die Mitteilung an den Vorgesetzten zu richten. Je nachdem, welche Kommunikationswege im eigenen Unternehmen gängig sind, kann ein Anruf, eine E-Mail, SMS oder Nachricht über WhatsApp der korrekte Weg sein, um sich abzumelden. Liegt von Arbeitgeber-Seite ein bevorzugter Kommunikationsweg für Krankmeldungen vor, sollte dieser genutzt werden. 

Übrigens können auch Angehörige die Krankmeldung für einen Arbeitnehmer übermitteln. Sollte der Angehörige die Krankmeldung nicht oder verspätet übermitteln, hat allerdings der Arbeitnehmer das Verschulden gemäß § 278 BGB zu vertreten.  

Welche Informationen muss die Krankmeldung beinhalten? 

Der Inhalt der Krankmeldung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch sollten bei einer Krankmeldung einige wichtige Informationen an den Arbeitgeber weitergegeben werden, damit dieser mit der Abwesenheit planen kann. Empfehlenswert ist es immer, folgende Informationen weiterzugeben: 

• dass man krank ist 

• wie lange man voraussichtlich krank ausfällt 

• ob man erst einmal zuhause bleibt, um sich auszukurieren, oder ob man plant zum Arzt zu gehen 

Arbeitnehmer sind grundsätzlich nicht verpflichtet, die Art der Erkrankung mitzuteilen. Diese wird auch auf einer ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht ausgewiesen. In Ausnahmenfällen ist der Arbeitnehmer jedoch angehalten dem Arbeitgeber die Art der Erkrankung mitzuteilen. Darunter fallen Erkrankungen, die ein unverzügliches Eingreifen des Arbeitgebers erfordern, bspw. bei einer hohen Ansteckungsgefahr. 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Wann muss sie vorliegen? 

Eine Krankmeldung ohne Arztbesuch ist generell möglich. Sollte ein Arbeitnehmer allerdings länger als drei Tage krank ausfallen, hat er, wie bereits oben ausgeführt, nach § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Krankschreibung) vorzulegen. Gemäß § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann der Arbeitgeber die ärztliche Bescheinigung bereits früher verlangen. (siehe hierzu unten „Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen?“) 

Bei dieser Regelung werden aufeinanderfolgende Kalendertage gezählt, nicht die Werktage. Ist also am Freitag der erste Tag der Krankmeldung und besteht die Erkrankung auch am Montag weiter, so muss die ärztliche Krankschreibung vorgelegt werden, selbst wenn Samstag und Sonntag keine Arbeitstage waren.

So funktioniert die elektronische Krankschreibung (eAU)

Was früher ein „gelber Schein“ in physischer Papierform war, heißt jetzt elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Bereits seit Anfang 2023 ist der Abruf der digitalen Krankschreibung für Arbeitgebende verpflichtend. 

Der Ablauf einer Krankmeldung verändert sich durch die elektronische Krankschreibung nicht. Einzig die Art der Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verändert sich durch die eAU. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält dieselben Informationen, die vormals der “gelbe Schein” enthalten hat; Dauer der Erkrankung, ob es sich um die Erst- oder eine Folgebescheinigung handelt, und ob die Erkrankung als Folge eines Arbeitsunfalles auftritt.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte und Einrichtungen, die festgestellten Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermitteln. Nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten hat die Krankenkasse gemäß § 109 SGB IV eine Meldung zu erstellen, die der Arbeitgeber anschließend elektronisch abrufen kann. 

Nach § 5 Abs. 1a S. 1 EFZG sind gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer nicht mehr verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Es bleibt jedoch die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ärztlich feststellen zu lassen.

In der Praxis werden zum Teil noch drei Papierbescheinigungen ausgestellt, da bisher nicht alle Vertragsärzte an das digitale Netz angeschlossen sind. In einem solchen Fall, in dem es dem Arzt technisch nicht möglich ist, die eAU an die Krankenkasse zu übermitteln, muss er dem Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform aushändigen, sodass dieser sie an die Krankenkasse und an den Arbeitgeber weiterleiten kann. Sofern dem Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber in Papierform vorliegt, sollte er diese umgehend an seinen Arbeitgeber übermitteln. Eine Weiterleitungspflicht könnte sich aus § 241 Abs. 2 BGB ergeben, dies ist gerichtlich noch zu klären. 

Wie kann die elektronische Krankmeldung abgerufen werden?

Als Arbeitgeber musst du zunächst berechtigt sein, die eAU abzurufen. Der Abruf kann nicht pauschal erfolgen, sondern setzt ein Beschäftigungsverhältnis voraus, in dem sich der Arbeitnehmer zunächst krankgemeldet und über die abzurufende eAU informiert hat bzw. zum Zeitpunkt des Abrufes der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit verpflichtet ist.  

Dieser Abruf läuft über den Datenaustausch des Entgeltabrechnungsprogramms deines Unternehmens. Die meisten gängigen Softwares für Abrechnungen verfügen über eine entsprechende Schnittstelle und sollten die technischen Anforderungen für die Übertragung erfüllen. Zudem kann der Abruf über das Zeiterfassungssystem deines Unternehmens oder mittels Eingabehilfen erfolgen. Wichtig ist nur, dass eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung sichergestellt werden kann. Wie auch bei der Entgeltabrechnung kann auch die eAU bei Bedarf über einen externen Dienstleister, wie zum Beispiel einen Steuerberater, erfolgen. 

In der Regel wird eine ärztliche Krankschreibung erst nach drei Tagen benötigt. Zudem ist es sinnvoll, einen zeitlichen Puffer für eventuelle Übermittlungszeiten einzuplanen. Deshalb empfiehlt es sich, die eAU-Abfrage erst ab dem fünften Tag der Krankheit vorzunehmen. 

Für wen gilt die elektronische Krankschreibung nicht? 

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer. 

Ausnahmen von dieser Regelung bestehen nach § 5 Abs. 1a S. 3 EFZG bei: 

• Personen, die eine geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten ausüben 

• Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt 

Liegt eine der Ausnahmen vor, hat der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Hierfür erhält er vom Arzt weiterhin eine Krankschreibung in Papierform. 

Weiterhin eine Krankschreibung in Papierform erhalten zudem Arbeitnehmer, die privat versichert sind. Gleiches gilt für die Bescheinigung über die Erkrankung eines Kindes eines Arbeitnehmers (siehe dazu auch Digitale Krankschreibung: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). 

Häufig gestellte Fragen rund um die Arbeitsunfähigkeits­bescheinigung

Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen? 

Laut § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgebenden auch früher verlangt werden, zum Beispiel bereits ab dem ersten Tag der Krankmeldung. Diese Anweisung sollte frühzeitig mit allen Arbeitnehmenden kommuniziert werden, kann aber auch im Einzelfall nach eigenem Ermessen eingefordert werden – ungeachtet dessen, ob ein Verdacht auf “Blaumachen” besteht oder nicht. Verlangt der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits für den ersten Tag, muss der Arbeitnehmer seinen Arzt rechtzeitig aufsuchen, so dass dem Arzt noch möglich ist, die Arbeitsunfähigkeit bereits für den ersten Tag zu attestieren. 

Eine Vereinbarung über eine frühere Vorlagepflicht kann beispielsweise im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Allerdings hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, was die genaue Ausgestaltung der Forderung betrifft, wenn sich die frühere Vorlagepflicht an alle Arbeitnehmer gleichermaßen richtet. 

Zudem sollte die Entscheidung für eine frühere Vorlagepflicht gut überlegt sein. Denn Krankschreibungen werden nur in seltenen Fällen für einzelne Tage, sondern direkt für die gesamte Arbeitswoche ausgestellt. Dadurch kann es theoretisch zu längeren Ausfällen kommen als bei der klassischen 3-Tage-Regelung.

Kann der Arbeitgeber weiterhin die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen? 

Grundsätzlich kannst du als Arbeitgeber von gesetzlich versicherten Arbeitnehmern die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht in Papierform verlangen. Eine solche Vereinbarung stelle ein Verstoß gegen § 12 EZFG dar, da sie für den Arbeitnehmer nachteilig wäre.  

Liegt ein Störfall vor, aufgrund dessen die eAU nicht abrufbar ist, kannst du als Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen. Der Arbeitnehmer muss in so einem Fall eine Bescheinigung vorlegen, auf der der ICD-Code nicht angegeben oder geschwärzt ist. 

Erfordern Vorsorgetermine eine Krankschreibung? 

Sofern im Arbeitsvertrag nicht anders geregelt, sollten Arbeitnehmende ihre ärztlichen Vorsorgetermine grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit planen. In diesem Fall ist eine Krankmeldung nicht erforderlich. 

Ausnahmen bestehen, wenn in der Arztpraxis keine entsprechenden Termine angeboten werden, die diese Planung ermöglichen. Muss der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zum Arzt gehen und besteht ein Arbeitszeitkonto, fallen durch den Praxisbesuch Minusstunden an, die wieder ausgeglichen werden müssen. Eine Krankmeldung ist aber auch dann nicht notwendig. 

Wenn es keine Möglichkeit gibt, den Termin außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren, muss die Arbeitsstätte die medizinische, zeitliche oder terminliche Notwendigkeit eines Praxisbesuchs akzeptieren. Dies gilt insbesondere für schwangere Arbeitnehmerinnen, welche für die medizinisch notwendigen Vorsorgeuntersuchungen sogar vom Arbeitgebenden freigestellt werden müssen (§ 7 MuSchG). 

Für Arbeitnehmer in Teilzeit ist es schwieriger zu begründen, warum sie während der Arbeitszeit zu einer Vorsorgeuntersuchung gehen, da hier erwartet wird, dass die zeitliche Flexibilität besteht, Termine außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren. Jedoch haben Arbeitnehmende einen Anspruch auf Lohnfortzahlung trotz Abwesenheit, wenn 

• Arzttermine nicht in die arbeitsfreie Zeit gelegt werden können und 

• die Stunden nicht nachgeholt werden können. 

Auch wenn sich Arbeitnehmende bemühen sollten, ihre Termine nicht in der Arbeitszeit wahrzunehmen, wird dies in der Realität häufig eher vom Arzt abhängen. Auch für Teilzeitbeschäftigte gilt also; liegt der Vorsorgetermin in der Arbeitszeit und ist die Arbeitszeit nachholbar, müssen die Minusstunden nachgearbeitet werden. 

Wir stellen die gesetzliche Lage dar, ein Arbeits- oder Tarifvertrag kann andere Regelungen vorsehen. 

Wie viele Krankheitstage sind im Jahr erlaubt?  

Die Frage mag zunächst merkwürdig klingen; wer krank ist, ist krank. Allerdings könnten krankheitsbedingte Fehlzeiten einen Grund zur Kündigung geben. Voraussetzung hierfür ist das Vorliegen einer negativen Gesundheitsprognose, wenn in Zukunft mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere Erkrankungen im bisherigen Umfang erwartbar sind. Die Fehlzeiten müssen zu einer erheblichen Beeinträchtigung der betrieblichen Interessen führen, die für den Arbeitgeber nicht mehr hinnehmbar ist. Eine solche Beeinträchtigung kann vorliegen, wenn die Dauer der Erkrankung (bzw. Erkrankungen) 30 Krankheitstage pro Jahr (6 Wochen) überschreitet.  

Einmalige längere Krankheitsausfälle, zum Beispiel aufgrund von Unfällen oder einer Operation, wirken sich dementsprechend nicht auf eine negative Zukunftsprognose aus und dürften keinen Anlass zur krankheitsbedingten Kündigung geben. 

Wie viele Tage können sich Beschäftigte “kindkrank” schreiben lassen?

Für gesetzlich Krankenversicherte besteht gemäß § 45 Abs. 2a S. 1 SGB V im Jahr 2024 und 2025 Anspruch auf Kinderkrankengeld für jedes Kind längstens für 15 Arbeitstage, während alleinerziehende Versicherte (Elternteile mit alleinigem Personensorgerecht) längstens 30 Tage Anspruch haben. Der Anspruch besteht nach § 45 Abs. 2a S. 2 SGB V für maximal 35 Tage pro Elternteil (bzw. für maximal 70 Tage für Alleinerziehende). 

Wenn ein Elternteil bereits seine Kinderkrankentage ausgeschöpft hat, und der andere Elternteil noch Tage übrig hat, können diese nicht automatisch übertragen werden. Allerdings können die übrigen Kinderkrankentage im Einverständnis mit dem Arbeitgeber des anderen Elternteils übertragen werden. Ein Elternteil hat jedoch keinen gesetzlichen Anspruch auf Übertragung (mehr dazu unter BMG, Kinderkrankentage und Kinderkrankengeld). 

Falls das gesamte Kinderkrankengeld eines Jahres schon aufgebraucht ist, haben Eltern die Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu beantragen. Insbesondere, wenn alle regulären Urlaubstage sowie auch Überstunden genommen wurden, bleibt dies eine Option, um sich um das kranke Kind zu kümmern. Die Arbeitsstätte hat jedoch keine Verpflichtung, unbezahlten Urlaub zu genehmigen.

Alles im Griff beim Thema Krankschreibungen 

Mit diesen Informationen bist du in Sachen Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gut aufgestellt. Noch besser als der korrekte Umgang mit Krankmeldungen ist jedoch Prävention. Mit unseren Tipps für gesunde Mitarbeitende bleiben deine Teammitglieder fit – so können Krankheitsfälle auf ein Minimum reduziert werden. 

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