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Einige von uns kennen noch die großen, verschließbaren Stahlschränke, in denen Papierakten nach Alphabet geordnet werden. Die wichtigsten Daten der Mitarbeitenden eines Unternehmens findet man hier und da noch im Hängeregister oder eingeheftet in dicken Aktenordnern. Es wird Zeit, Platz zu schaffen und die verstaubten Dokumente digitalisiert und effizient zu verwalten.

Wir von Personizer haben stets das Ziel, innovative und benutzerfreundliche Lösungen zu entwickeln, um die Personalverwaltung von kleinen und mittleren Unternehmen zu erleichtern. In der dynamischen Arbeitswelt von heute ist effizientes Personalmanagement ein unverzichtbares Element für den Erfolg eines Unternehmens.

Bei unseren Lösungen zur Zeiterfassung und Urlaubsplanung geht es um die Zeit der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Aber wer sind die Mitarbeitenden und wo können alle wichtigen Details gespeichert werden?

Als passende Ergänzung zu unseren bisherigen Modulen haben wir uns demnach für die Einführung der digitalen Personalakte entschieden. Diese rundet seit April 2024 unser Portfolio ab und bietet hilfreiche Erfassungsmöglichkeiten rund um deine Mitarbeitenden.

Was kann unsere digitale Personalakte?

Flexibel buchbar

Sie ist sowohl als zusätzlich buchbares Modul für unsere bestehende Kundschaft als auch als eigenständige Lösung verfügbar. Dies ermöglicht Unternehmen jeder Größe und Branche, flexibel die Funktionalitäten zu wählen, die sie benötigen.

Alles an einem Ort

Schluss mit dem Papierkram! Alle Kontakt- und Vertragsdaten der Mitarbeitenden sind jetzt zentral gespeichert und jederzeit abrufbar – egal ob im Büro oder im Homeoffice.

Sicherheit und Datenschutz

Wir halten uns an die höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen und bieten den digitalen Aktensafe von heute.

Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht

Anhand einer übersichtlichen Grafik können Veränderungen schnell nachvollzogen und dargestellt werden.

Notfallkontakt

Bei Notfällen muss es schnell gehen – alle wichtigen Kontaktdaten können in der Personalakte auf einen Blick gefunden werden.

Individuelle Zugriffsrechte

Es kann genau festgelegt werden, wer auf die Informationen zugreifen darf. So bleiben sensible Daten in den richtigen Händen.

Interne Notizen

Alle individuellen Zusatzinformationen können notiert und verwaltet werden.

Die vollständige Funktionsübersicht der Personalakte findest du hier.

Die HR-Abteilung von Morgen

Nicht nur die tristen Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Die moderne Arbeitswelt verändert sich stetig und somit herrscht großer Bedarf an neuen Ideen. Wir von Personizer werden gerne unseren Teil dazu beitragen und arbeiten bereits an neuen Funktionen rund um das Thema New Work“. Es bleibt also spannend.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit euch die Zukunft der Arbeit zu gestalten – effizient, digital und modern.

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Am 22.04.2024 war es endlich so weit. Wir stiegen nachmittags in unseren vollgepackten //CRASH-Van und fuhren nach Hamburg, um zum ersten Mal auf der Zukunft Personal, dem Networking Event für die HR-Community im Norden, auszustellen. 

Wir als Messeteam, bestehend aus Sebastian (CEO), Lena (Head of Marketing), Thomas (Head of Product Management), Benjamin (Frontend Development) und mir, Rieke (Business Development), hatten uns in den Wochen zuvor gut auf dieses Ereignis vorbereitet und freuten uns sehr auf die neue Erfahrung. 

Guten Morgen, Sonnenschein 

Gut erholt starteten wir am Dienstagmorgen das Tracking unserer Arbeitszeit mit der Personizer App und machten uns auf den Weg in Richtung Messegelände, wo wir unserem Messestand den letzten Feinschliff gaben. 

Um Punkt 09:00 Uhr schallte der Song „Guten Morgen Sonnenschein“ von Nana Mouskouri durch die Halle und läutete den Start des ersten Messetages ein. Nach kurzer Zeit füllten sich die Gänge mit Führungskräften, Personaler·innen und weiteren, an HR-Lösungen interessierten Leuten. Unser Stand lockte mit seiner gemütlichen Wohnzimmer-Atmosphäre und dem unwiderstehlichen Geruch von Popcorn, welches gerne als zweites Frühstück entgegengenommen wurde. Obwohl es noch früh am Morgen war, war unser Stand gut besucht und es entwickelten sich schnell interessante Gespräche. 

Alles Wichtige an einem Ort 

Auch unser neues Modul, die digitale Personalakte, kam sehr gut bei unseren Interessenten an. Daten der Mitarbeitenden, wie beispielsweise Arbeitszeitmodelle und Urlaubsregelungen, können hier zentral verwaltet und gepflegt werden. Die vertraglichen Vereinbarungen und deren Einhaltung bleiben dadurch immer im Blick.  

Gespannt hörten wir uns das Feedback an und entwickelten bereits neue Ideen für die Zukunft. Geflutet von Impulsen und Möglichkeiten, ging der erste Tag auf der ZP-Nord schließlich zu Ende und wir stießen auf dem After-Messe-Event auf die gesammelten Eindrücke an. 

Starke Teams durch Vertrauen

Auch am zweiten Tag ertönte der allbekannte Weck-Song durch die Halle und verströmte den Vibe, den man damals auch beim Zeltlager hatte. Man hatte das Gefühl, dass die Gesamtanzahl an Menschen geringer als am ersten Tag war, jedoch entschleunigte sich somit auch die Atmosphäre und man konnte sich viel Zeit für Gespräche nehmen, die auch etwas tiefer in die Materie gingen. Wir führten einige Produktpräsentationen durch, verteilten fleißig unser heißbegehrtes Popcorn und begrüßten ein paar altbekannte Gesichter an unserem Stand. Zusätzlich fand man auch etwas Zeit, um neue Bekanntschaften an anderen Messeständen zu machen und neue Produkte und Dienstleistungen mit großem Potenzial kennenzulernen. 

Um 14:30 Uhr hatte unser CEO Sebastian seinen großen Auftritt auf der Activity Stage. Zusammen mit dem Moderator Jan Christoph Küster und Dr. Michael Wendt von der HRinstruments GmbH, wurde aktiv über die Bindung von Mitarbeitenden diskutiert. Hierbei festigte Sebastian seinen Standpunkt, dass Vertrauen und Transparenz die wichtigsten Werkzeuge bei der Bindung von Mitarbeitenden sind. Nach diesem Konzept entwickeln wir auch unsere Zeiterfassung und Abwesenheitsplanung. Es soll keine Kontrolle, sondern gutes Zeitmanagement ermöglicht und durch die Digitalisierung eine Erleichterung des Arbeitsalltags geschaffen werden. Dadurch schafft man Vertrauen und schlussendlich starke Teams. 

Um 17:00 Uhr schlossen sich die Tore zur Messehalle und der Abbau begann. Es wurden noch die letzten Kontakte ausgetauscht und schon bald saßen wir im Auto und waren auf dem Rückweg nach Rastede. 

Unser Fazit: 

Wir haben viele positive Eindrücke erhalten und konnten großartige Ideen sammeln. Es haben sich neue Geschäftsbeziehungen entwickelt, wir haben tolle Gespräche geführt und viel Feedback sammeln können. 

Uns wird man zukünftig definitiv wieder auf der ein oder anderen Messe finden! 

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Digitalisiere deine HR-Prozesse mit Personizer

Urlaubsplanung im Unternehmen soll gekonnt sein. Damit es fair und reibungslos im Team zugeht, empfiehlt es sich, die Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Mit Vacationizr haben wir eine Plattform geschaffen, in der dies möglich ist. Warum wir Vacationizr nun abschalten und dir stattdessen die Nutzung von unserem neuen Tool Personizer empfehlen, erfährst du in diesem Artikel.

Vacationizr hat bisher den Bereich der Abwesenheitsplanung im Unternehmen abgedeckt. Urlaube, Krankheitstage und andere Abwesenheiten ließen sich digital eintragen, sodass lange Excel-Listen und Papierchaos Geschichte wurden.

In Zukunft möchten wir dir aber eine ganzheitliche Lösung für die Digitalisierung deiner Personalverwaltung bieten und haben deshalb Personizer entwickelt. Mit Personizer bieten wir nicht nur die umfängliche Urlaubsplanung an, sondern auch eine rechtskonforme, intuitive Zeiterfassung für dein Unternehmen. So kannst du beide Bereiche in einem Tool vereinen und alles an einem Ort organisieren.

Deine Vorteile mit Personizer

Wer bereits zu Personizer migiriert ist, wird festgestellt haben, dass die Oberfläche der von Vacationizr sehr ähnelt. Dir und deinen Mitarbeitenden wird es daher leichtfallen, sich in dem neuen Tool zurechtzufinden. Dennoch sind viele neue Funktionen hinzugekommen, die vor allem auch auf dem Feedback unserer Vacationizr Kunden beruhen.

Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub oder Homeoffice werden übersichtlich dargestellt und können als CSV-Datei exportiert werden. Dein Dashboard gibt dir täglich aktualisierte Berichte über die wichtigsten Kennzahlen deines Unternehmens. Auch deine Mitarbeitenden haben ein eigenes Dashboard, auf dem sie unter anderem verbleibende Urlaubstage und bereits wahrgenommene Homeoffice-Tage einsehen können.

Mithilfe von benutzerdefinierten Rollen kannst du deinen Mitarbeitenden Rechte zuweisen, um dein Team vollständig im Personizer Workflow zu integrieren. So ist es beispielsweise sinnvoll, der Buchhaltung die Rechte „Rechnung einsehen“ und „Urlaubskontingente verwalten“ zu übertragen.

Lege fest, wer den Urlaub deiner Mitarbeitenden freigibt, und verteile die Aufgaben im Team. Bei Beantragung des Urlaubs wird sofort angezeigt, welche Überschneidungen es im Team gibt, sodass reibungslose Prozesse gewährleistet sind. 

Verwende neben dem Urlaubsplaner auch unsere Zeiterfassung und profitiere von der Verknüpfung beider Module. Meldet sich beispielsweise ein Teammitglied über den Urlaubsplaner krank, wird dies automatisch auch in der Zeiterfassung vermerkt und entsprechend verrechnet. Eine manuelle Übertragung ist nicht notwendig.

Nutze Personizer zu jeder Zeit an jedem Ort. Mit unserer mobilen App können Zeiteinträge und Urlaubspläne schnell und einfach eingetragen und freigegeben werden. Dabei musst du dir keine Sorgen um die Daten deiner Mitarbeitenden machen. Personizer arbeitet DSGVO-konform und unterstützt dich bei der Einhaltung des Arbeitsgesetzes.

Wir sind stetig bemüht, unser Kundenfeedback umzusetzen und dir die Funktionen bereitzustellen, die du benötigst. Daher verbessern wir konstant unsere Performance und versuchen, Personizer so intuitiv wie möglich für dich und deine Mitarbeitenden zu gestalten. Langfristig möchten wir mit Personizer weitere Bereiche der Personalverwaltung abdecken, um dir eine ganzheitliche, digitale Lösung für deine HR-Prozesse anbieten zu können.

Bist du bereit für die Migration?

Mit Personizer erwarten dich stetige Updates und neue Features. Damit wir uns vollkommen auf die Weiterentwicklung von Personizer konzentrieren können, haben wir uns dazu entschlossen, Vacationizr im November abzuschalten. Vacationizr Kunden haben die Möglichkeit, einen einfachen Migrationsprozess zu starten. In wenigen Klicks sind all deine Daten in Personizer übertragen und du kannst wie gehabt mit der Abwesenheitsplanung fortfahren.

Erhalte hier noch mehr Informationen zur Migration von Vacationizr zu Personizer.