Warum ist Mitarbeiterzufriedenheit so wichtig? 

Es gibt viele Gründe, warum talentierte Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen. Es kann daran liegen, dass begabte und ehrgeizige Personen nach einer neuen beruflichen Herausforderung suchen. Aber oft können auch negative Aspekte im Job den Ausschlag bei der Entscheidung geben, ein Unternehmen zu verlassen: Mangelnde Wertschätzung der Leistungen, ein schlechtes Arbeitsklima, fehlende Weiterentwicklungsmöglichkeiten und eine unausgewogene Work-Life-Balance sind schwerwiegende Faktoren, die fähige Mitarbeitende dazu bringen, einen Job aufzugeben. Auch hochbezahlte Posten werden verlassen, wenn Menschen in ihren Berufen zu viel Druck und zu wenig Sinn spüren. 

Wer Mitarbeitende auch langfristig halten will und Wert auf ein effektives Team legt, in dem jede Person proaktiv am Erfolg des Unternehmens mitarbeitet, sollte sich Gedanken darüber machen, wie die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden kann. 

Fluktuation senken, Produktivität steigern 

Das lohnt sich für alle Beteiligten. Laut einer Gallup-Studie sind engagierte Mitarbeitende bis zu 21% produktiver als ihre weniger zufriedenen Kollegen. Sie identifizieren sich mit dem Unternehmenserfolg und sind intrinsisch motiviert, gute Leistungen und Produkte zu liefern. Denn wer das Gefühl hat, bei der Arbeit wirksam zu sein, ist zufriedener und leistet gerne mehr. Dabei geht es nicht nur darum, mehr Aufgaben abzuarbeiten; vielmehr sind motivierte Menschen gewillt, bessere und effizientere Lösungen für Herausforderungen zu finden. 

Ist die Mitarbeiterzufriedenheit hoch, sinkt die Fluktuation im Team und die Kosten für das Recruiting und Einarbeiten neuer Mitarbeitender werden gesenkt. Zufriedene Mitarbeitende sind loyal dem Unternehmen gegenüber und sorgen für eine positive Unternehmenskultur, welche wiederum für mehr Zufriedenheit im Team sorgt – ein sich selbst verstärkender Effekt.  

Die Korrelation ist also klar: Zufriedene Mitarbeiter führen zu zufriedenen Kunden und damit zu einem starken Unternehmen. Doch wer die Mitarbeiterzufriedenheit steigern möchte, muss schon mehr als einen Obstkorb und kostenlosen Kaffee in der Kantine anbieten. Sondern es geht darum, eine Kultur zu schaffen, in der sich alle wertgeschätzt und gefördert fühlen. 

Doch wie schafft man das? Viele Maßnahmen können die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Wir zeigen dir, welche bei unserem Team von Personizer wirken und auch in deinem Unternehmen Wert schaffen können: 

13 Maßnahmen für höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

1. Ehrliche Feedback-Kultur 

Feedback ist der Schlüssel, um Eigenverantwortung und das Miteinander im Team zu fördern. Egal ob Lob oder konstruktive Kritik – Mitarbeitende möchten wissen, wo sie mit ihrer Arbeit stehen. Und: Feedback muss auch in beide Richtungen gehen. Frameworks wie Scrum oder OKR geben dem Team dafür die nötigen Kommunikationsanlässe, um sich in regelmäßigen Terminen über die Zusammenarbeit auszutauschen. 

2. Work-Life-Balance 

Heutzutage soll sich die Arbeit an das Leben anpassen und nicht umgekehrt, deswegen wünschen sich viele Mitarbeitende eine ausgewogene Work-Life-Balance. Homeoffice-Tage oder Gleitzeit sind dafür mögliche Hebel. Sie bieten nicht nur zeitliche Flexibilität, sondern ermöglichen es auch, dass Mitarbeitende ihren Arbeitstag selbst gestalten können. Gemeinsame Kernarbeitszeiten sind hierbei sinnvoll, um zu definieren, wann man erreichbar sein sollte – und wann es okay ist, mal nicht auf eine Nachricht direkt zu antworten. 

3. Berufliche Weiterentwicklung (Upskilling) 

Mitarbeitende möchten sich weiterentwickeln und neue Fähigkeiten erlernen. Um mit den wachsenden Anforderungen am Markt mithalten zu können und Mitarbeitende auch innerhalb des Unternehmens in verantwortungsvolle Rollen zu bringen, biete ihnen regelmäßig Fortbildungen oder Schulungen an. So kannst du das Wachstum deiner Mitarbeitenden fördern und sie langfristig in deinem Unternehmen zu halten.  

4. Gesundheit im Team fördern 

Körperliche und mentale Gesundheit kann die Mitarbeiterzufriedenheit messbar erhöhen, und viele Maßnahmen können auf diesen Aspekt einzahlen. Gesunde Ernährung, die in der Kantine ermöglicht wird, ergonomische Arbeitsplätze, Firmenfitness- oder Therapieangebote reduzieren nicht nur krankheitsbedingte Ausfälle, sondern heben spürbar die Stimmung im Team. Bei Personizer setzen wir deshalb ebenfalls auf Benefits, die der Gesundheit der Mitarbeitenden zugutekommen. 

5. Wertschätzung und Anerkennung 

Wer hört nicht gerne ein aufrichtiges “Danke” und ein Lob nach erfolgreich getaner Arbeit? Das Gefühl, gesehen zu werden ist wertvoll und sollte nicht unterschätzt werden, wenn man an der Mitarbeiterzufriedenheit im Team arbeitet. Denn Anerkennung stärkt das Selbstwertgefühl deiner Mitarbeitenden und damit auch ihre Identifikation mit dem, was sie tun. Wertschätzende Worte oder auch eine Belohnung in Form von Team-Events oder Boni können viel bewirken. Ein wichtiges Element der Wertschätzung bleibt zudem weiterhin: 

6. Angemessenes Gehalt und Benefits 

Das Gehalt sollte wie ein “Hygiene-Faktor” bei der Mitarbeiterzufriedenheit gesehen werden; es sollte immer leistungsgerecht sein und der Inflation angeglichen werden. Auch Gehaltsanpassungen sollten beachtet werden, oder alternativ auch andere Benefits wie Firmenwagen oder -Handys. Nach einer Gehaltserhöhung erschöpft sich das Gefühl der Motivation allerdings schnell wieder, sodass ein gutes Gehalt nicht das einzige Mittel für die Mitarbeiterzufriedenheit bleiben darf. Denn wenn andere Faktoren im Arbeitsalltag stören, wird die monatliche Zahlung als Schmerzensgeld und nicht mehr als Lohn (bzw. Belohnung) angesehen.  

7. Transparente Kommunikation 

Wenn die Gerüchteküche brodelt, ist das für die Produktivität wahres Gift. Darum ist eine offene und transparente Kommunikation wichtig, um Vertrauen und Motivation im Kollegium zu schaffen. Gute Kommunikation beugt Missverständnissen vor und sorgt auch dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Außerdem fühlen sich Mitarbeitende dadurch stärker in die Unternehmensprozesse eingebunden. Denn wenn deine Teammitglieder das “Warum” hinter den Entscheidungen und Strategien nachvollziehen können, die auf Führungsebene entstehen, gibt das auch ihrer Arbeit einen tieferen Sinn. Und dies wiederum steigert das Engagement, weil sie sich als wichtiger Teil des Unternehmens sehen und nicht nur als „Rädchen im Getriebe“. 

8. Mitarbeiterbefragungen  

Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, kannst du auch einfach mal im Team nachfragen, wie es den Menschen geht. Durch regelmäßige Umfragen im Bezug auf Benefits, Betriebsklima und berufliche Weiterentwicklung kannst du ein Stimmungsbild über den aktuellen Stand der Zufriedenheit einholen. Dies bietet dir die Chance, Feedback zu verschiedenen Prozessen im Unternehmen zu erhalten und potentielle Optimierungsmöglichkeiten für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit zu finden. 

9. Aufstiegsmöglichkeiten 

Wer Mitarbeitende auch langfristig halten will, muss ihnen die Chance bieten, ihre Kompetenzen auszuleben und in verantwortungsvolle Rollen zu treten. Bevor leistungsstarke Teammitglieder bei anderen Firmen nach einer neuen beruflichen Herausforderung suchen, solltest du im regelmäßigen Austausch gemeinsam mit deinen Mitarbeitenden herausfinden, welche neuen Aufgaben oder Projekte sie reizen. Häufig ergeben sich neue Aufgabengebiete sogar automatisch, wenn Mitarbeitende proaktiv in die Verantwortung für ihren Kompetenzbereich gehen oder neue Potenziale für das Unternehmen erforschen möchten. Es lohnt sich also, flexibel zu bleiben und auch mal neue Rollen und Bereiche im Unternehmen zu schaffen, um deinen Mitarbeitenden die berufliche Entfaltung zu ermöglichen. 

10. Onboarding und Offboarding 

Nicht nur die berufliche Entwicklung ist ein entscheidender Faktor bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Auch die Prozesse, mit denen neue Mitarbeitende ins Unternehmen eingeführt werden, haben das Potential, von Anfang an eine starke Verbindung herzustellen. Im Rahmen von Mentoring-Programmen können neue Teammitglieder an die Hand genommen und direkt ins Unternehmensgeschehen eingebunden werden. Genauso wichtig sind aber auch saubere Offboarding-Prozesse; also die Übergabe von Aufgaben und Verantwortungen, sobald Mitarbeitende sich doch für einen neuen Job entscheidet. Denn das Verlassen deines Unternehmens kann für (Ex-) Mitarbeitende durchaus eine positive Erfahrung sein, die dazu führt, dass du als Arbeitgeber weiterempfohlen wirst.  

11. Teamevents und soziale Aktivitäten 

Wir verbringen einen Großteil unserer Zeit auf der Arbeit. Logisch, dass ein friedvolles Miteinander und gegenseitiges Verständnis im Team deswegen ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sind. Gemeinsame Events können den Zusammenhalt und das Vertrauen im Team fördern. Ob Betriebsausflug, Firmenfeier oder die Teilnahme an einer gemeinnützigen Aktion – solche Aktivitäten fördern das Wir-Gefühl und geben den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich auch außerhalb des beruflichen Kontextes kennenzulernen.  

12. Positive Unternehmenskultur  

Unternehmenswerte sollten mehr sein als schöne Worte, die an der Wand im Büro-Flur hängen. Denn je nachdem, wie der Umgang im Team wirklich aussieht, kann deine Firmenkultur die Motivation und das Engagement steigern oder das Gegenteil bewirken und zu Unzufriedenheit, Fluktuation und geringerer Produktivität führen. Insbesondere Führungskräfte sollten sich ihrer Vorbildfunktion in diesem Punkt bewusst sein; Micromanagement und Leistungsdruck zeigen, dass Vertrauen und Respekt wenig Wert im Unternehmen haben. Wenn Mitarbeitende hingegen das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Ideen zählen und sie ihre Kompetenzen ausleben dürfen, steigert das die Zufriedenheit erheblich und wirkt sich positiv auf deine Unternehmenskultur aus.  

13. Erfolg gemeinsam feiern 

Im Alltag wird häufig von einer Aufgabe zur nächsten gehetzt, und Projektabschlüsse bekommen nicht immer die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Aber wenn ein Unternehmen kleine und große Meilensteine mit dem Team feiert, signalisiert das den Mitarbeitenden, dass ihre Arbeit geschätzt wird und dass ihre Anstrengungen zum Unternehmenserfolg beitragen. Und wenn Fortschritte sichtbar gemacht und gefeiert werden, fördert das umso mehr die Motivation, auch weiterhin gute Leistungen zu erbringen.   

Erfolgsfaktor Mitarbeiterzufriedenheit  

Die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern ist einer der wichtigsten Faktoren, wenn du mit deinem Unternehmen langfristig erfolgreich sein willst. Dabei kommt es nicht nur auf große, einmalige Maßnahmen an, sondern auch auf langfristige Programme und alltägliche Taten und Worte. Indem du auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden eingehst und durch verschiedene Maßnahmen an einer positiven Kultur arbeitest, legst du den Grundstein für ein motiviertes, loyales und produktives Team. 

Denke außerdem daran, regelmäßig die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, zum Beispiel in Form von Umfragen. So stellst du sicher, dass du immer am Puls der Team-Bedürfnisse bist und langfristig eine starke, zufriedene Belegschaft aufbauen kannst. 

1. HR-Trend: Zukunfts-Technologie KI und Automatisierung 

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung findet bereits in vielen Bereichen Anwendung, und wird künftig auch das Personalmanagement erleichtern. HR-Abteilungen können diese Technologien für sich nutzen, um Routineaufgaben zu automatisieren und mit “Predictive Analytics” (Vorhersagen basierend auf Analysen) datenbasierte Personal-Entscheidungen zu treffen. Damit können Herausforderungen wie beispielsweise Personalengpässe frühzeitig erkannt und vorgebeugt werden. Dies ermöglicht nicht nur eine vorausschauende Personalplanung, sondern auch eine Verbesserung der Entscheidungsqualität. 

Automationen und AI-Tools nehmen Personalern also einige Aufgaben ab und verschaffen ihnen damit mehr Zeit, um strategische Aufgaben erfüllen zu können, wie zum Beispiel die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden oder die Gestaltung der Unternehmenskultur. Besonders die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten und Genehmigungsprozesse wird als wichtiger HR-Trend angesehen, der im Personalmanagement Raum für Innovation schafft. 

2. HR-Trend: Mentale Gesundheit und Wohlbefinden fördern 

Körperliche und mentale Gesundheit sind Megatrends, die auch auf das Personalmanagement Einfluss haben werden. Gesundheitsfürsorge findet in der Berufswelt Einzug in Form einer Unternehmenskultur und von Gesundheitsangeboten, mit denen sich Teammitglieder sicher und unterstützt fühlen. Und das ist nicht nur ein entscheidender Faktor für die Gesundheit der Belegschaft, sondern auch der Mitarbeiterbindung. 

Die Jahre der Pandemie haben deutlich gemacht, wie sich Stress, Isolation und Druck negativ auf die Arbeitsleistung von Mitarbeitenden auswirken können. Auch nach dem Lockdown ist das Homeoffice geblieben und fordert ein Umdenken im HR-Management, um auch weiterhin die Belastung aller Teammitglieder einschätzen zu können. 

Personalabteilungen könnten deswegen künftig vermehrt vor der Herausforderung stehen, Programme für mentale Gesundheit zu entwickeln und umzusetzen. Dazu gehören nicht nur präventive Maßnahmen gegen Stress, sondern auch Angebote zur Unterstützung bei psychischen Belastungen. Beratungsdienste, Stressbewältigungstrainings oder flexible Arbeitszeitmodelle können Ansätze sein, die eine bessere Work-Life-Balance ermöglichen.  

Zusätzlich können HR-Teams auch entsprechende Schulungen von Führungskräften bereitstellen. Denn auch sie müssen befähigt werden, Anzeichen von Überlastung bei Mitarbeitenden frühzeitig zu erkennen, bevor es zu Ausfällen wegen Krankheit oder gar Burnout kommt.  

3. HR-Trend: Transformation des Personalmanagements 

Im kommenden Jahr durchläuft die Rolle des Personalmanagements eine strukturelle Veränderung und entwickelt sich zunehmend zu einem strategischen Treiber innerhalb des Unternehmens. Gutes Talentmanagement und die proaktive Weiterentwicklung von Teams werden künftig wichtiger sein, als nur reaktiv neue Mitarbeitende basierend auf aktuellen Anforderungen zu suchen. 

Um diese neue Rolle erfüllen zu können, müssen sich HR-Manager mit neuen Technologien vertraut machen, mit denen sie datengetriebene Entscheidungen treffen und Prozesse effizienter gestalten können – siehe HR-Trend Nummer 1.  

Von der Integration KI-gestützter Tools zur Personalgewinnung bis hin zu komplexen Analysen, die Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung liefern: Die Fähigkeit, Daten strategisch zu nutzen, wird entscheidend sein, um die Personalabteilung als wertvollen Partner in der Unternehmensführung zu etablieren. 

Zudem werden HR-Teams künftig mehr in die Verantwortung gehen, um eine Unternehmenskultur zu formen, die Innovation und Wachstum fördert. Die Identifizierung von Stärken und Talenten innerhalb des Teams, sowie das Antizipieren des Personalbedarfs sind wichtige Hebel, um bevorstehende ökonomische Anforderungen an das Unternehmen zu stemmen. Damit können HR-Teams dazu beitragen, langfristige strategische Initiativen voranzutreiben, die das Unternehmen wettbewerbsfähig halten. 

4. HR-Trend: Diversität und Inklusion in Teams 

Diversität und Inklusion sollten in der Personalwelt keine bloßen Buzzwords bleiben, denn sie werden die Personalgestaltung auch im nächsten Jahr prägen. Künftig wird es für Unternehmen unverzichtbar sein, Menschen unterschiedlicher Altersgruppen, Herkunft oder Geschlechteridentitäten im Team zu integrieren.  

Das kann eine große Herausforderung sein, zahlt sich aber um ein Vielfaches aus: Studien zeigen, dass vielfältige Teams kreativer und besser in der Lage sind, komplexe Probleme zu lösen. Diverse Teams haben eine bessere kollektive Intelligenz und die Fähigkeit, auf verschiedene Herausforderungen zu reagieren, weil die unterschiedlichen Perspektiven aus dem Team in Entscheidungen einfließen. Diese unterschiedlichen Hintergründe erhöhen die Fähigkeit, Annahmen zu hinterfragen und alternative Sichtweisen zu berücksichtigen – so werden bessere und innovative Lösungswege gefunden. Das macht Diversität und Inklusion nicht nur zu einem wichtigen sozialen HR-Trend, sondern auch zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. 

HR-Manager sind in dieser Transformation die Architekten einer inklusiven Unternehmenskultur. Sie müssen Vorurteile im Einstellungsprozess abbauen um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden, unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Fähigkeiten, die gleichen Chancen erhalten. Dabei ist es entscheidend, über die bloße Einhaltung von Quoten hinauszugehen und eine Kultur zu schaffen, in der sich jedes Teammitglied menschlich wertgeschätzt und befähigt fühlt. 

5. HR-Trend: Remote-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle 

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert und Remote-Arbeit sowie flexible Arbeitsmodelle fest etabliert. Mitarbeitende erwarten daher heute nicht nur die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen, sondern auch zeitliche Flexibilität, durch die sie Beruf und Privatleben besser miteinander vereinbaren können. Diese HR-Trends werden auch 2025 eine zentrale Rolle in Personalabteilungen spielen, da Unternehmen die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle für sich nutzen sollten.  

Im HR-Management wird es künftig wichtiger, Strategien zu entwickeln, die eine hybride Arbeitskultur ermöglichen. Personen, die vollständig remote, hybrid oder mit flexiblen Arbeitszeiten angestellt sind, müssen innerhalb des Teams zusammen funktionieren. Eine Herausforderung besteht darin, die Zusammenarbeit und den Teamgeist zu stärken, auch wenn die Mitarbeitenden physisch voneinander getrennt arbeiten. Hier spielen digitale Tools eine entscheidende Rolle, um Kommunikation, Projektmanagement und Teamdynamik zu fördern. Gibt man den Mitarbeitenden die gewünschte Flexibilität, werden zufriedene und effektivere Teams mit einer hohen Arbeitsmoral das Ergebnis sein. 

Gleichzeitig ist es wichtig, flexible Arbeitsmodelle zu schaffen, die den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden, ohne die Unternehmensziele aus den Augen zu verlieren. Hier gilt es für Personaler, zukünftig eine gute Balance zwischen den Interessen der Belegschaft und der Geschäftsleitung zu finden. 

6. HR-Trend: Upskilling und kontinuierliches Lernen 

Sich wandelnde Marktanforderungen erfordern von Unternehmen und ihren Belegschaften eine hohe Anpassungsfähigkeit. In einer Arbeitswelt, die außerdem durch raschen technologischen Fortschritt von KI geformt wird, ist das Konzept des lebenslangen Lernens wichtiger denn je. Für das Personalmanagement ist Upskilling – also das gezielte Erweitern der Fähigkeiten und Kompetenzen von Mitarbeitenden – deswegen ein zentrales Element im kommenden Jahr. HR-Manager stehen vor der Herausforderung, eine Lernkultur zu schaffen, die diese ständige Weiterentwicklung ermöglicht und unterstützt. 

Dabei geht es nicht nur um die Entwicklung technischer Fähigkeiten, sondern auch um die Förderung von Soft Skills wie kritischem Denken, Kreativität und emotionaler Intelligenz; Fähigkeiten, die in der Zusammenarbeit mit diversen und remote arbeitenden Teams immer wichtiger werden.  

Die Implementierung von Lern- und Entwicklungsprogrammen ist also ein wichtiger HR-Trend, der sich als vorausschauende Investition in die Zukunft herausstellen kann. Digitale Lernplattformen und personalisierte Lernwege ermöglichen es, Schulungen effizient und auf die individuellen Bedürfnisse der Teammitglieder zugeschnitten anzubieten. So können sich Unternehmen mit ihren Teams zukunftssicher aufstellen und fallen nicht hinter den Wettbewerb zurück. 

7. HR-Trend: Kulturwandel mit Change Management begleiten 

Die bereits genannten Veränderungen in der Arbeitswelt – technologische Innovationen, flexible Arbeitsmodelle und Diversität – müssen durch entsprechende Prozesse begleitet werden, um von bestehenden Teams angenommen zu werden. Hier können sich HR-Manager als Treiber positionieren, die diesen Kulturwandel nicht nur initiieren, sondern auch nachhaltig verankern.  

Dies erfordert ein tiefes Verständnis der bestehenden Unternehmenskultur sowie die Fähigkeit, die Organisation durch Zeiten der Unsicherheit und des Wandels zu führen. Darum wird Change Management einer der wichtigen HR-Trends im kommenden Jahr.  

Change Management bedeutet, Veränderungen im Unternehmen nicht nur durchzuführen, sondern auch die Menschen durch den Prozess zu begleiten. Dabei ist eine klare und transparente Kommunikation entscheidend, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz für den Wandel zu erhöhen. 

Auch die Schulung und die Befähigung von Führungskräften werden wichtig. Diese spielen eine zentrale Rolle dabei, den Kulturwandel vorzuleben und ihre Teams durch die Transformation zu begleiten. Personalmanager sollten daher Führungskräften die notwendigen Werkzeuge und Methoden an die Hand geben, um den Kulturwandel innerhalb des Unternehmens erfolgreich mitzugestalten. 

HR-Trends 2025: Mensch und Technik in Einklang bringen 

Das kommende Jahr bringt viele Trends im Personalmanagement mit sich, die sowohl technologische Entwicklungen als auch Bedürfnisse innerhalb der Belegschaft miteinander vereinen werden. HR-Teams müssen sich auf diese Trends einstellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und einen langfristigen Erfolg ihrer Organisationen zu sichern. 

Unternehmen, die diese Trends erkennen und aktiv vorleben, werden nicht nur in der Lage sein, Talente anzuziehen und zu halten, sondern werden auch ihre Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit langfristig steigern. Personalabteilungen werden dabei zur treibenden Kraft hinter einer nachhaltigen, menschenzentrierten Unternehmensstrategie. 

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Übersicht der Feiertage in 2025

Einen Grund zur Freude haben Arbeitnehmende im nächsten Jahr: 2025 hält eine Menge Brückentage bereit und die meisten fallen auf einen Wochentag. Diese können, wenn sie sinnvoll genutzt werden, den Urlaub um ein gutes Stück verlängern. Abseits der eigenen Planungen gibt es jedoch auch noch die der anderen Teammitglieder, die nicht selten sehr ähnlich ausfallen.

Nun stellt sich die Frage: Wie holst du am meisten aus deinem Jahresurlaub 2025 heraus? Wir zeigen dir, wie du mit Hilfe von Brückentagen deinen Jahresurlaub mehr als verdoppeln kannst.

Durchschnittlich bekommen deutsche Beschäftigte 28,9 Urlaubstage im Jahr zur Verfügung gestellt. Und die wollen natürlich sinnvoll eingesetzt werden.

Umso schöner, dass das Jahr 2025 für die meisten Deutschen so einige Brückentage bereithält. Dies ermöglicht dir im April zum Beispiel, dass du 16 Tage frei hast und hierfür lediglich 8 Urlaubstage benötigst.

Die Tabelle gibt dir einen Überblick, mit welchen Feiertagen du im Jahr 2025 rechnen kannst:  

Je nach Bundesland gibt es mal mehr und mal weniger Möglichkeiten, sich den Jahresurlaub für 2025 großzügig auszulegen. Wer in den süddeutschen Bundesländern wohnt, kann sich auf einige Feiertage mehr freuen. Dementsprechend gibt es dort auch vielfältigere Möglichkeiten, den Urlaub geschickt zu verlängern.

Das sind die Brückentage 2025

Doch wie kannst du jetzt konkret das Beste aus deinen Urlaubstagen rausholen? Wahrscheinlich hast du auch neben deinem Urlaubskontingent und den verfügbaren Feiertagen deine persönlichen Präferenzen, welche Feiertage oder Urlaubszeiten dir besonders wichtig sind.

3-Tage Wochenenden in 2025

Falls du mehr Wert auf verlängerte Wochenenden ohne Urlaubstage legst, kannst du dich entspannt zurücklehnen. Die 3-Tage Wochenenden liegen im Jahr 2025 sehr vorteilhaft. Folgende Feiertage liegen 2025 direkt vor oder nach dazugehörigen Wochenenden:

• Heilige drei Könige (Montag, 06. Januar)
• Karfreitag (Freitag, 18. April)
• Ostermontag (Montag, 21. April)
• Pfingstmontag (Montag, 09. Juni)
• Augsburger Friedensfest (Freitag, 08. August)
• Mariä Himmelfahrt (Freitag, 15. August)
• Reformationstag (Freitag, 31. Oktober)

So kommt das gesamte Team ohne Stress und Streit automatisch an ein verlängertes Wochenende.

4-Tage Wochenenden durch Brückentage 2025

Das Jahr 2025 meint es gut: Insgesamt fallen vier Feiertage auf einen Donnerstag oder Dienstag, sodass ein verlängertes 4-Tage-Wochenende möglich ist, für das du jeweils nur einen Urlaubstag benötigst.

• Tag der Arbeit (Donnerstag, 01. Mai)
• Christi Himmelfahrt (Donnerstag, 29. Mai)
• Fronleichnam (Donnerstag, 19. Juni)
• 1. Weihnachtsfeiertag (Donnerstag, 25. Dezember)

So nutzt du die Brückentage für lange Urlaube in 2025

Januar: Neujahr und Heilige drei Könige 2025

Durch den ersten Feiertag im neuen Jahr, der auf ein Mittwoch fällt, kannst du dir mit 4 Tagen Urlaub ganze 9 freie Tage am Stück ergattern.

Die drei Bundesländer Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt können sich über einen Feiertag mehr freuen.

April: Osterfeiertage 2025

Du könntest dir für Ostern 2025 die 4 Werktage vor Karfreitag und 4 Werktage nach Ostermontag freinehmen. Mit 8 Urlaubstagen hast du insgesamt 16 freie Tage. Wenn du dir gar nicht so viel freie Zeit über Ostern wünschst, die Brückentage aber dennoch nutzen möchtest, gibt es natürlich eine Alternative.

Mit nur 4 Urlaubstagen, vom 14. bis zum 17. April oder aber vom 22. bis zum 25. April ergänzen die Osterfeiertage die freie Zeit auf satte 10 Tage. Wer sich allerdings von den Schulferien distanzieren möchte, wählt lieber eine andere Option für die Brückentage – die Osterfeiertage stecken nämlich mit den Brückentagen genau drin!

Mai: Tag der Arbeit und Christi Himmelfahrt 2025

Der Tag der Arbeit fällt 2025 auf einen Donnerstag. Mit nur einem Urlaubstag bekommst du ganze 4 freie Tage.

Der Himmelfahrts-Feiertag liegt wie immer auf einem Donnerstag. Das bedeutet für dich, dass du bei Beantragung von 4 Urlaubstagen ganze 9 Tage freibekommst.

Juni: Pfingstmontag und Fronleichnam 2025

Zusätzlich zum langen Wochenende dank Pfingstmontag, kannst du noch mehr freie Tage rausholen. Konkret bedeutet das, dass du vom 11. bis zum 14. Juni Urlaub beantragst, und ganze 9 freie Tage ergatterst. Für einige lohnt es sich außerdem, die nächste Woche auch noch zu beachten. Fronleichnam fällt auf einen Donnerstag und kann somit 16 freie Tage ermöglichen bei nur 8 Urlaubstagen.

August: Mariä Himmelfahrt 2025

Zwei Bundesländer können sich im August ganz besonders freuen. In Bayern und im Saarland fallen die Feiertage Augsburger Friedensfest und Mariä Himmelfahrt je auf einen Freitag.

Hier warten zwei verlängerte Wochenenden auf dich. Wenn du den August für mehr Erholung nutzen möchtest, kannst du dir volle 16 Tage Urlaub ermöglichen. Hierfür müssen lediglich 8 Urlaubstage genommen werden. Reiche einfach vom 4. bis zum 7. August, und vom 11. bis zum 14. August Urlaub ein.

Oktober: Tag der Deutschen Einheit und Reformationstag 2025

Während der Tag der Deutschen Einheit ein bundesweiter Feiertag ist, ist der Reformationstag für die Bundesländer Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen bestimmt.

Der Tag der Deutschen Einheit fällt auf einen Mittwoch, sodass du mit 4 Urlaubstagen insgesamt 7 freie Tage ergattern kannst.

Der Reformationstag fällt auf einen Freitag. Wenn dir das verlängerte Wochenende noch nicht reicht, kannst du mit einem Urlaubstag gleich 4 freie Tage daraus machen.

Dezember: 1. und 2. Weihnachtstag 2025

Dieses Jahr können Arbeitnehmende sich über eine kurze Arbeitswoche freuen. Wenn du die Weihnachtsfeiertage mit deinen Liebsten genießen oder vielleicht sogar in den Skirurlaub fahren möchtest, kannst du dir mit nur 7 Urlaubstagen satte 16 freie Tage ermöglichen.

Urlaubsplanung – rechtliche Grenzen?

Urlaub nehmen sollte ein Kinderspiel sein, vor allem wenn es nur um die einzelnen Brückentage geht. Grundsätzlich sind deiner Urlaubsplanung 2025 auch keine Grenzen gesetzt. Alle Urlaubswünsche dürfen zunächst beantragt werden. Allerdings heißt das nicht, dass diese uneingeschränkt freigegeben werden.

Zuerst die gute Nachricht: Die Verantwortlichen im Unternehmen müssen deine Wünsche grundsätzlich bei der Urlaubsplanung beachten. Das ist durch das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmende durch §7 Abs. 1 des Bundesurlaubsgesetzes gewährleistet:

„(1) Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmenden zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmenden, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Der Urlaub ist zu gewähren, wenn der Arbeitnehmenden dies im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation verlangt.“

Betriebliche Hindernisse bei der Urlaubsplanung

Wenn allerdings ein wichtiges Projekt ansteht oder ein Teammitglied krank wird, können Urlaubswünsche abgelehnt werden. In manchen Fällen werden auch Betriebsferien angeordnet. Dies ist ein bestimmter Zeitraum, in dem alle Mitarbeitenden Urlaub nehmen müssen.

Ein weiterer Stolperstein an beliebten Brückentagen ist, dass die Leitungsperson die sozialen Aspekte zur Gewährung der Urlaubswünsche nutzt. Es kann also sein, dass Elternteilen der Brückentag eher gewährt wird, weil es sich mit den Ferien der Kinder überschneidet. Oder Brückentage werden unter den Mitarbeitenden aufgeteilt. So wird vermieden, dass zu viele Arbeitskräfte in einem bestimmten Zeitraum fehlen.

Je nach Betrieb kann es außerdem die interne Verpflichtung geben, dass schon am Anfang des Jahres die komplette Urlaubsplanung der Mitarbeitenden stehen muss. Dies ist allerdings individuell geregelt und nicht gesetzlich festgelegt.

Tipps für eine faire Verteilung der Brückentage

Die klassische Methode zum Festlegen von Urlaubszeiten ist die interne Absprache. Je nach Teamgröße ist das mal einfacher, mal ist es komplizierter. Falls es gelingt, ist jedoch sichergestellt, dass alle mit dem Urlaub zufrieden sind. Erst danach werden die Anträge bei der Personalabteilung eingereicht.

Der Führungskraft sollte jedoch bewusst sein, dass sie in diesem Fall ein gutes Stück an Verantwortung abgibt. Dies ist nicht unbedingt immer der richtige Weg. Zudem gibt es Teammitglieder, die klare Ansagen brauchen und solche, die eben gerne selbstverantwortlich agieren. Durch eine Urlaubsplanungssoftware wie beispielsweise Personizer, bleiben solche Absprachen übersichtlich.

Zudem können auch soziale Umstände ein Faktor für die Gewährung von Urlaubstagen sein. Zu den sozialen Gründen zählen nicht nur die Schulpflicht der Kinder und die Berufstätigkeit des Ehepartners. Auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder Krankheiten können eine Rolle spielen. Fraglich ist dabei, ob diese Regelung immer fair erscheint. Es ist daher sinnvoll, nach anderen Systemen Ausschau zu halten.

Wer alle Teammitglieder gleich behandeln möchte, kann das rollierende System verwenden. Dafür muss das Kollegium allerdings längerfristig im Unternehmen beschäftigt sein. Auf diese Weise würdest du zum Beispiel alle drei Jahre über Himmelfahrt Urlaub nehmen können.

Aber auch dieses System hat seine Vor- und Nachteile: Einigen sind die Urlaubstage um Ostern herum egal, andere zählen im Gegenzug auf diese Osterpause. Dieses System mag auf den ersten Blick sehr fair erscheinen, doch es ist nicht effizient.

Da aber nicht jeder im Team das Rotationssystem zu schätzen weiß, gibt es beinahe so wie früher in der Kindheit, die Möglichkeit des Losverfahrens. Allerdings sollten auch hier zuvor alle Mitarbeitenden zugestimmt haben, ansonsten führen manch ausgeloste Tage doch zu Unmut.

Sinnvolle Urlaubsplanung im Unternehmen

Grundsätzlich gilt, dass der Urlaub rechtzeitig und vorausschauend geplant werden sollte. In Hinblick auf die Brückentage gibt es die Möglichkeit, zu rotieren oder abwechselnd den Urlaub freizugeben. Ansonsten lohnt es ebenfalls, sich vorher gemeinsam zusammenzusetzen und zu überlegen, wie die Tage umsetzbar sind. Auf diese Weise fühlt sich niemand benachteiligt.

Um schon direkt einen Ausblick auf das folgende Jahr zu haben, ist ein digitaler Abwesenheitskalender von Vorteil. Dieser bietet dir immer einen direkten Überblick über deinen eigenen Urlaub und den der Kollegschaft. Diese einfache, transparente Möglichkeit lässt keine Überraschungen zu. Jedes Teammitglied kann sich damit innerlich auf die Thematik einstellen.

Die HR-Software Personizer hilft dir und deinem Team dabei, einen guten Überblick über die Urlaubsplanung zu bekommen. Dabei ist die Chance recht hoch, dass auch die Beantragung im gesamten Team harmonisch ausfällt.

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Vorbereitung ist alles: Gehaltsgespräche richtig planen  

Eine sorgfältige Vorbereitung ist der Grundstein für ein erfolgreiches Gehaltsgespräch. Als Führungskraft solltest du dich im Vorfeld mit verschiedenen Aspekten auseinandersetzen, um gut informiert und selbstbewusst in die Verhandlung zu gehen. Hier sind einige Elemente, die du für das Gespräch vorbereiten kannst: 

Einen geeigneten Rahmen finden  

Eine wirklich passende Gelegenheit, das Thema anzusprechen, bietet sich deinen Mitarbeitenden nicht immer. Wirst du also einmal spontan angesprochen oder im Rahmen eines Feedbackgesprächs damit konfrontiert, solltest du auf keinen Fall an Ort und Stelle eine verbindliche Aussage machen. Vereinbare stattdessen mit deinem Mitarbeitenden einen separaten Termin für dieses Gespräch, bei dem ihr in Ruhe unter vier Augen sprechen könnt. So gibst du dir selbst vorab die Möglichkeit, die Gehaltsentwicklung und Leistung der Person zu sichten, sowie Budgets mit übergeordneten Kollegen zu besprechen.  

Um Gehaltsdiskussionen besser planen zu können, bietet es sich an, einmal pro Jahr Termine dafür vorzusehen. Dies ermöglicht eine regelmäßige Überprüfung der Leistungen der Mitarbeitenden sowie Anpassungen an die Inflation und Marktstandards.  

Unabhängig von der festgelegten Häufigkeit der Gehaltsverhandlungen ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden klar über den Prozess und typische Zeiträume für Abstimmungen informiert sind. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden wissen, wann und wie sie über ihr Gehalt sprechen können. 

Kenne Marktstandards und Unternehmensrichtlinien 

Bevor du in das Gespräch gehst, solltest du dich über die aktuellen Marktstandards informieren. Dazu gehören Gehaltsbenchmarks für ähnliche Positionen in der Branche und Region der Mitarbeitenden, sowie die bisherige Gehaltsentwicklung der Person, aber auch die wirtschaftliche Lage und Gehaltsstruktur deines Unternehmens. Interne Richtlinien für Positionen und Budgetvorgaben sollten ebenfalls berücksichtigt werden, um zu wissen, in welchem finanziellen Rahmen eine Gehaltserhöhung möglich ist. 

Wie ist die Leistung des Mitarbeitenden? 

Ein wesentlicher Faktor bei der Gehaltsverhandlung ist die Leistung des Mitarbeitenden. Bereite eine umfassende Bewertung vor, die auf klaren, messbaren Kriterien basiert. Wenn es dir schwer fällt nachzuvollziehen, mit welcher Leistung ein Mitarbeitender die Gehaltsforderung rechtfertigen möchte, lohnt es sich, einmal nachzuforschen und Input aus dem Team einzuholen. Das kann dir helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Gleichzeitig ist es auch ein Zeichen der Wertschätzung, wenn man sich als Führungskraft mit der Leistung des Gegenübers ganz genau auseinandersetzt. 

Argumente gegen Gehaltserhöhung gut vorbereiten 

Genauso, wie es Gründe für die Mitarbeitenden gibt, mehr Gehalt zu wollen, hat auch ein Arbeitgeber Argumente gegen eine Gehaltserhöhung. Dazu können Dinge gehören wie  

• Die allgemeine Gehaltsstruktur im Unternehmen  

• Die Berufserfahrung  

• Leistung, die hinter den Erwartungen liegt 

• Investitionen, die bisher bereits in den Mitarbeitenden getätigt wurden (z. B. in Form von Fortbildungen)  

• Wirtschaftliche Lage des Unternehmens 

• Zeitlicher Abstand zur vergangenen Gehaltserhöhung 

Diese Argumente sollten allerdings sehr gut vorbereitet und sachlich vorgetragen werden, um beim Gegenüber auf Verständnis zu stoßen und ein zufriedenstellendes Ergebnis im Gespräch zu erzielen. Überlege im Vorfeld, wie du diese Argumente strukturieren möchtest. Hebe trotz Gegenargumenten hervor, welchen Mehrwert der Mitarbeitende für das Unternehmen bringt und wie sich die Leistungen positiv auf das Team und die Unternehmensziele auswirken, und biete Lösungen an, durch die dein Gegenüber die gewünschte Gehaltserhöhung zukünftig erwirken kann. 

Wann ist eine Gehaltserhöhung gerechtfertigt – und wie viel? 

Kann eine Gehaltserhöhung gewährt werden, ist das für alle Beteiligten des Gesprächs ein positives Erlebnis. Aber wann kannst du als Führungskraft deinen Mitarbeitenden mehr Gehalt anbieten? Folgende Argumente sprechen für eine Gehaltsanpassung: 

• Überdurchschnittliche Verkaufsleistung 

• Sehr niedrige Fehlerquote 

• Projekte termingerecht oder vorzeitig abgeschlossen 

• Übernahme neuer Projekte und Verantwortlichkeiten 

• Regelmäßig positives Feedback von Team und Vorgesetzten 

• Hohe Eigeninitiative 

• Liefern von Lösungen, auch über den eigenen Tätigkeitsbereich hinaus 

• Wachsender Verantwortungsbereich 

• Überdurchschnittliche KPIs für die Position 

• Relevante Weiterbildungen und neue Fähigkeiten 

• Dauer der Betriebszugehörigkeit 

Spricht alles für ein höheres Gehalt, stellt sich als nächstes die Frage: Wie hoch fällt die Anpassung aus? Eine durchschnittliche Gehaltserhöhung liegt bei rund fünf bis 15 Prozent. Wie viel im jeweiligen Fall fair ist, muss individuell festgelegt werden. Hat dein Gegenüber zum Beispiel gerade ein wichtiges Projekt erfolgreich abgeschlossen oder eine höhere Position eingenommen, ist eine Erhöhung um 10-15 % durchaus möglich. Nach einer bestandenen Probezeit oder bei einem schlichten Inflationsausgleich sind Anpassungen von 3-7 % gängiger. 

Achte jedoch darauf, dass die Erhöhung nicht grundlos niedrig ausfällt. Die Frustration deiner Mitarbeitenden steigt sonst schnell, sodass über kurz oder lang ein Abfall in der Motivation und im schlimmsten Fall Kündigungen folgen könnten. 

Wenn die Gehaltserhöhung ausbleibt: Transparenz zeigen 

Viele Unternehmen werben mit Transparenz bei internen Prozessen – bis es ums Gehalt geht. Doch auch bei diesem Thema (oder gerade dann) lohnt es sich, mit Mitarbeitenden ehrlich zu sein, denen man eine Erhöhung verweigern muss. Liegt es beispielsweise daran, dass die Leistung der Person nicht sichtbar genug wird oder das Leistungsversprechen in der Vergangenheit nicht gehalten wurden, sollte das ehrlich kommuniziert werden.  

Mache im Gehaltsgespräch sachlich klar, dass du an den Mitarbeitenden Erwartungen hast, die erfüllt sein müssen, um eine Gehaltserhöhung zu rechtfertigen. Nur so hat die Person die Chance, etwas zu ändern und sich zum nächsten Gehaltsgespräch zu verbessern.  

Auch wirtschaftliche Faktoren dürfen offen behandelt werden, wenn dies der Fall ist – andernfalls kann es passieren, dass Mitarbeitende die Entscheidung nicht nachvollziehen können und aus Frust lieber das Weite suchen. Mit Transparenz über Unternehmenszahlen und das allgemeine Gehaltsgefüge im Unternehmen nimmst du unrealistischen Forderungen und möglicherweise wütenden Gesprächspartnern den Wind aus den Segeln.  

Statt Gehaltserhöhung: Gegenangebote machen

Gibt es fundierte Gründe, die eine Gehaltserhöhung nicht zulassen, können in einer Gehaltsverhandlung auch Gegenangebote fallen. So wäre eine Möglichkeit, den Gehaltswunsch der Mitarbeitenden so zu staffeln, dass sie über einen festgelegten Zeitraum hinaus den angepeilten Wert erreichen. Oder es können alternative Unternehmens-Benefits ausgehandelt werden, wie ein höherer Beitrag des Unternehmens bei der Betrieblichen Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschuss oder eine Budgeterhöhung für Fortbildungsmaßnahmen.  

Auch Sonderleistungen wie ein Dienstwagen, bzw. Diensthandy, oder eine 4-Tage-Woche sowie flexible Homeoffice-Regelungen können attraktive Vorteile sein, durch die Mitarbeitende die ausbleibende Gehaltserhöhung verschmerzen können.  

Darüber hinaus zeugt es auch von Führungsstärke, gemeinsam mit dem Gegenüber Pläne für eine zukünftige Gehaltsentwicklung zu schmieden. Gibt es Wege, auf denen Mitarbeitende ihre Leistungen sichtbar machen oder sich weiterentwickeln können? Sprecht gemeinsam über Wege, wie eine Gehaltserhöhung zukünftig möglich werden kann. Auch das zeigt Wertschätzung und beweist, dass die Mitarbeitenden dir wichtig genug sind, um sie halten und weiterentwickeln zu wollen.  

Gehaltsgespräche mit Bewerbern führen 

Ein wichtiger Teil des Bewerbungsprozesses ist die Gehaltsverhandlung. Es empfiehlt sich, das Thema Gehalt nicht erst am Ende des Auswahlprozesses anzusprechen, um Erwartungen frühzeitig abzugleichen. Bereits in den ersten Gesprächen kannst du Gehaltsvorstellungen abfragen und erste Informationen über den Budgetrahmen für die ausgeschriebene Position geben. Passt hier die Vorstellung auf beiden Seiten zusammen, kann man ruhigen Gewissens mehr Zeit in den Bewerbungsprozess mit der Person investieren. 

Ansonsten gilt auch bei neuen Mitarbeitenden: Marktstandards prüfen, interne Gehaltsstrukturen beachten und gut zuhören. Was sind die Gehaltsvorstellungen der bewerbenden Person, was sind die Gründe für die Forderungen? Damit kannst du leichter auf Argumente eingehen und mit Leistungen und Benefits dein Angebot unterfüttern. 

Viele potenzielle neue Mitarbeitende erkundigen sich außerdem schon im Bewerbungsprozess nach späteren Gehaltserhöhungen und Entwicklungspotenzialen. Sei hier transparent und zeige Perspektiven für die berufliche Weiterentwicklung im Unternehmen auf. So kann ein neues Teammitglied nach einem Jobwechsel motiviert in den neuen Job starten mit Ausblick auf mehr Chancen und Gehalt in deinem Unternehmen. 

11 Führungsfehler, die du bei der Gehaltsverhandlung vermeiden kannst 

Damit dein nächstes Gehaltsgespräch als Führungskraft für dich und deine Mitarbeitenden positiv verläuft, vermeide die folgenden zehn Dont’s bei einer Gehaltsverhandlung: 

1. Unvorbereitet in das Gespräch gehen: Mangelnde Recherche und fehlende Daten zur aktuellen Gehaltsstruktur und Marktsituation können in unfairen Angeboten resultieren und zeugen von wenig Respekt den Mitarbeitenden gegenüber. 

2. Leere Versprechen geben: Was im Gehaltsgespräch verabschiedet wird, sollte immer transparent für beide Parteien schriftlich festgehalten werden. So vermeidet man, dass Absprachen vergessen und dadurch nicht eingehalten werden. 

3. Fehlende Transparenz: Wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, woran sich Gehälter im Unternehmen messen, kann dies zu willkürlichen Ergebnissen und Unzufriedenheit führen. 

4. Leistungen und Erfolge von Mitarbeitenden nicht anerkennen: Eine faire Gehaltsverhandlung honoriert stets die erbrachten Leistungen und Erfolge von Mitarbeitenden. 

5. Emotional oder defensiv reagieren: Emotionale Reaktionen können das Gespräch negativ beeinflussen und eine konstruktive Lösung erschweren. Eine Gehaltsforderung hat nichts mit dir als Führungskraft zu tun, also gehe das Gespräch sachlich an. 

6. Keine klaren Argumente liefern: Eine Gehaltsverhandlung sollte auf Fakten und nachvollziehbaren Argumenten basieren. Bauchgefühl-Entscheidungen sind hier fehl am Platz und unfair den Mitarbeitenden gegenüber. 

7. Unflexibel sein: Flexibilität und Kompromissbereitschaft sind entscheidend, um eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden. Ist das Wunschgehalt nicht möglich, können andere Mehrwerte und Entwicklungsperspektiven die ausbleibende Gehaltserhöhung kompensieren. 

8. Inflation und steigende Lebenshaltungskosten ignorieren: Die Berücksichtigung der Inflation und Lebenshaltungskosten sind wichtige Aspekte, die sicherstellen, dass die Kaufkraft der Mitarbeitenden – und damit deren Zufriedenheit – erhalten bleibt. 

9. Wünsche der Teammitglieder ignorieren: Zeige deinen Mitarbeitenden, dass du an ihrer Entwicklung interessiert bist. Mitarbeitende, deren Bedürfnisse und Perspektiven berücksichtigt werden, fühlen sich wertgeschätzt und bleiben motiviert. 

10. Grundlos niedrige Erhöhung: Eine niedrige Gehaltserhöhung ist zwar aus unternehmerischer Sicht eine schöne Ersparnis, nur leider am falschen Ende. Demotivation bei Mitarbeitenden und Kündigungen könnten die Folgen sein. 

11. Falsches Timing: Ungünstige Zeitpunkte, wie kurz vor wichtigen Deadlines oder während geschäftiger Perioden, können dazu führen, dass das Gespräch unter Zeitdruck stattfindet und nicht die nötige Aufmerksamkeit erhält.

Motivierte Teams dank erfolgreicher Gehaltsverhandlungen 

Gehaltserhöhungen sind ein wichtiges Mittel bei der Mitarbeiterbindung und -motivation. Als Führungskraft kannst du diese Gespräche gut vorbereiten und empathisch führen, um Teammitglieder auch bei ausbleibenden Gehaltserhöhungen zu halten. Mit den richtigen Strategien und einem offenen Ohr für die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden legst du den Grundstein für zielführende Gehaltsgespräche und eine motivierte Belegschaft, die gerne und langfristig am Erfolg des Unternehmens mitwirken möchte. 

Inhalt

Einige von uns kennen noch die großen, verschließbaren Stahlschränke, in denen Papierakten nach Alphabet geordnet werden. Die wichtigsten Daten der Mitarbeitenden eines Unternehmens findet man hier und da noch im Hängeregister oder eingeheftet in dicken Aktenordnern. Es wird Zeit, Platz zu schaffen und die verstaubten Dokumente digitalisiert und effizient zu verwalten.

Wir von Personizer haben stets das Ziel, innovative und benutzerfreundliche Lösungen zu entwickeln, um die Personalverwaltung von kleinen und mittleren Unternehmen zu erleichtern. In der dynamischen Arbeitswelt von heute ist effizientes Personalmanagement ein unverzichtbares Element für den Erfolg eines Unternehmens.

Bei unseren Lösungen zur Zeiterfassung und Urlaubsplanung geht es um die Zeit der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Aber wer sind die Mitarbeitenden und wo können alle wichtigen Details gespeichert werden?

Als passende Ergänzung zu unseren bisherigen Modulen haben wir uns demnach für die Einführung der digitalen Personalakte entschieden. Diese rundet seit April 2024 unser Portfolio ab und bietet hilfreiche Erfassungsmöglichkeiten rund um deine Mitarbeitenden.

Was kann unsere digitale Personalakte?

Flexibel buchbar

Sie ist sowohl als zusätzlich buchbares Modul für unsere bestehende Kundschaft als auch als eigenständige Lösung verfügbar. Dies ermöglicht Unternehmen jeder Größe und Branche, flexibel die Funktionalitäten zu wählen, die sie benötigen.

Alles an einem Ort

Schluss mit dem Papierkram! Alle Kontakt- und Vertragsdaten der Mitarbeitenden sind jetzt zentral gespeichert und jederzeit abrufbar – egal ob im Büro oder im Homeoffice.

Sicherheit und Datenschutz

Wir halten uns an die höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen und bieten den digitalen Aktensafe von heute.

Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht

Anhand einer übersichtlichen Grafik können Veränderungen schnell nachvollzogen und dargestellt werden.

Notfallkontakt

Bei Notfällen muss es schnell gehen – alle wichtigen Kontaktdaten können in der Personalakte auf einen Blick gefunden werden.

Individuelle Zugriffsrechte

Es kann genau festgelegt werden, wer auf die Informationen zugreifen darf. So bleiben sensible Daten in den richtigen Händen.

Interne Notizen

Alle individuellen Zusatzinformationen können notiert und verwaltet werden.

Die vollständige Funktionsübersicht der Personalakte findest du hier.

Die HR-Abteilung von Morgen

Nicht nur die tristen Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Die moderne Arbeitswelt verändert sich stetig und somit herrscht großer Bedarf an neuen Ideen. Wir von Personizer werden gerne unseren Teil dazu beitragen und arbeiten bereits an neuen Funktionen rund um das Thema New Work“. Es bleibt also spannend.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit euch die Zukunft der Arbeit zu gestalten – effizient, digital und modern.

Inhalt

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Krankmeldung oder Krankschreibung: Was ist der Unterschied? 

Im Krankheitsfall müssen Arbeitnehmer sich stets bei ihrer Arbeitsstätte krankmelden. Dabei werden die Krankmeldung und die Krankschreibung häufig synonym verwendet, unterscheiden sich aber wesentlich. 

Die Krankmeldung erfolgt durch den Arbeitnehmer, der sich von der Arbeit abmeldet. Diese reicht man, sofern möglich, vor Arbeitsbeginn ein. Unter Umständen hat die Krankmeldung schon vorher zu erfolgen, und zwar im Laufe des ersten Krankheitstages. Hierbei gilt die sogenannte Anzeigepflicht, welche sich aus § 5 Abs. 1 S. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ergibt: Diese beinhaltet, dass Arbeitnehmer im Falle einer Erkrankung unverzüglich eine Information über die Arbeitsunfähigkeit an die Arbeitsstätte weitergeben müssen, sowie über die voraussichtliche Dauer der Krankschreibung. 

Hierfür ist wiederum die Krankschreibung notwendig, die in der Arztpraxis ausgestellt wird. Arbeitnehmende haben gemäß § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (auch „Attest“ oder früher noch „Gelber Schein“ genannt) vorzulegen, wenn die Erkrankung länger als drei Kalendertage andauert. Eine andere vertragliche Regelung ist im Einzelfall möglich. 

Richtig krankmelden: Telefonische Krankmeldung, per Mail oder WhatsApp?  

Wie hat die Krankmeldung zu erfolgen?

Bei der Einreichung der Krankmeldung am Arbeitsplatz muss sich der Arbeitnehmer nicht zwingend an eine spezielle Form halten. Wichtig ist, dass die Nachricht schnell bei einer hierfür autorisierten Person ankommt. Fehlt es an einer ausdrücklichen Regelung, ist die Mitteilung an den Vorgesetzten zu richten. Je nachdem, welche Kommunikationswege im eigenen Unternehmen gängig sind, kann ein Anruf, eine E-Mail, SMS oder Nachricht über WhatsApp der korrekte Weg sein, um sich abzumelden. Liegt von Arbeitgeber-Seite ein bevorzugter Kommunikationsweg für Krankmeldungen vor, sollte dieser genutzt werden. 

Übrigens können auch Angehörige die Krankmeldung für einen Arbeitnehmer übermitteln. Sollte der Angehörige die Krankmeldung nicht oder verspätet übermitteln, hat allerdings der Arbeitnehmer das Verschulden gemäß § 278 BGB zu vertreten.  

Welche Informationen muss die Krankmeldung beinhalten? 

Der Inhalt der Krankmeldung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch sollten bei einer Krankmeldung einige wichtige Informationen an den Arbeitgeber weitergegeben werden, damit dieser mit der Abwesenheit planen kann. Empfehlenswert ist es immer, folgende Informationen weiterzugeben: 

• dass man krank ist 

• wie lange man voraussichtlich krank ausfällt 

• ob man erst einmal zuhause bleibt, um sich auszukurieren, oder ob man plant zum Arzt zu gehen 

Arbeitnehmer sind grundsätzlich nicht verpflichtet, die Art der Erkrankung mitzuteilen. Diese wird auch auf einer ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht ausgewiesen. In Ausnahmenfällen ist der Arbeitnehmer jedoch angehalten dem Arbeitgeber die Art der Erkrankung mitzuteilen. Darunter fallen Erkrankungen, die ein unverzügliches Eingreifen des Arbeitgebers erfordern, bspw. bei einer hohen Ansteckungsgefahr. 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Wann muss sie vorliegen? 

Eine Krankmeldung ohne Arztbesuch ist generell möglich. Sollte ein Arbeitnehmer allerdings länger als drei Tage krank ausfallen, hat er, wie bereits oben ausgeführt, nach § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Krankschreibung) vorzulegen. Gemäß § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann der Arbeitgeber die ärztliche Bescheinigung bereits früher verlangen. (siehe hierzu unten „Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen?“) 

Bei dieser Regelung werden aufeinanderfolgende Kalendertage gezählt, nicht die Werktage. Ist also am Freitag der erste Tag der Krankmeldung und besteht die Erkrankung auch am Montag weiter, so muss die ärztliche Krankschreibung vorgelegt werden, selbst wenn Samstag und Sonntag keine Arbeitstage waren.

So funktioniert die elektronische Krankschreibung (eAU)

Was früher ein „gelber Schein“ in physischer Papierform war, heißt jetzt elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Bereits seit Anfang 2023 ist der Abruf der digitalen Krankschreibung für Arbeitgebende verpflichtend. 

Der Ablauf einer Krankmeldung verändert sich durch die elektronische Krankschreibung nicht. Einzig die Art der Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verändert sich durch die eAU. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält dieselben Informationen, die vormals der “gelbe Schein” enthalten hat; Dauer der Erkrankung, ob es sich um die Erst- oder eine Folgebescheinigung handelt, und ob die Erkrankung als Folge eines Arbeitsunfalles auftritt.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte und Einrichtungen, die festgestellten Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermitteln. Nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten hat die Krankenkasse gemäß § 109 SGB IV eine Meldung zu erstellen, die der Arbeitgeber anschließend elektronisch abrufen kann. 

Nach § 5 Abs. 1a S. 1 EFZG sind gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer nicht mehr verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Es bleibt jedoch die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ärztlich feststellen zu lassen.

In der Praxis werden zum Teil noch drei Papierbescheinigungen ausgestellt, da bisher nicht alle Vertragsärzte an das digitale Netz angeschlossen sind. In einem solchen Fall, in dem es dem Arzt technisch nicht möglich ist, die eAU an die Krankenkasse zu übermitteln, muss er dem Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform aushändigen, sodass dieser sie an die Krankenkasse und an den Arbeitgeber weiterleiten kann. Sofern dem Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber in Papierform vorliegt, sollte er diese umgehend an seinen Arbeitgeber übermitteln. Eine Weiterleitungspflicht könnte sich aus § 241 Abs. 2 BGB ergeben, dies ist gerichtlich noch zu klären. 

Wie kann die elektronische Krankmeldung abgerufen werden?

Als Arbeitgeber musst du zunächst berechtigt sein, die eAU abzurufen. Der Abruf kann nicht pauschal erfolgen, sondern setzt ein Beschäftigungsverhältnis voraus, in dem sich der Arbeitnehmer zunächst krankgemeldet und über die abzurufende eAU informiert hat bzw. zum Zeitpunkt des Abrufes der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit verpflichtet ist.  

Dieser Abruf läuft über den Datenaustausch des Entgeltabrechnungsprogramms deines Unternehmens. Die meisten gängigen Softwares für Abrechnungen verfügen über eine entsprechende Schnittstelle und sollten die technischen Anforderungen für die Übertragung erfüllen. Zudem kann der Abruf über das Zeiterfassungssystem deines Unternehmens oder mittels Eingabehilfen erfolgen. Wichtig ist nur, dass eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung sichergestellt werden kann. Wie auch bei der Entgeltabrechnung kann auch die eAU bei Bedarf über einen externen Dienstleister, wie zum Beispiel einen Steuerberater, erfolgen. 

In der Regel wird eine ärztliche Krankschreibung erst nach drei Tagen benötigt. Zudem ist es sinnvoll, einen zeitlichen Puffer für eventuelle Übermittlungszeiten einzuplanen. Deshalb empfiehlt es sich, die eAU-Abfrage erst ab dem fünften Tag der Krankheit vorzunehmen. 

Für wen gilt die elektronische Krankschreibung nicht? 

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer. 

Ausnahmen von dieser Regelung bestehen nach § 5 Abs. 1a S. 3 EFZG bei: 

• Personen, die eine geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten ausüben 

• Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt 

Liegt eine der Ausnahmen vor, hat der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Hierfür erhält er vom Arzt weiterhin eine Krankschreibung in Papierform. 

Weiterhin eine Krankschreibung in Papierform erhalten zudem Arbeitnehmer, die privat versichert sind. Gleiches gilt für die Bescheinigung über die Erkrankung eines Kindes eines Arbeitnehmers (siehe dazu auch Digitale Krankschreibung: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). 

Häufig gestellte Fragen rund um die Arbeitsunfähigkeits­bescheinigung

Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen? 

Laut § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgebenden auch früher verlangt werden, zum Beispiel bereits ab dem ersten Tag der Krankmeldung. Diese Anweisung sollte frühzeitig mit allen Arbeitnehmenden kommuniziert werden, kann aber auch im Einzelfall nach eigenem Ermessen eingefordert werden – ungeachtet dessen, ob ein Verdacht auf “Blaumachen” besteht oder nicht. Verlangt der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits für den ersten Tag, muss der Arbeitnehmer seinen Arzt rechtzeitig aufsuchen, so dass dem Arzt noch möglich ist, die Arbeitsunfähigkeit bereits für den ersten Tag zu attestieren. 

Eine Vereinbarung über eine frühere Vorlagepflicht kann beispielsweise im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Allerdings hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, was die genaue Ausgestaltung der Forderung betrifft, wenn sich die frühere Vorlagepflicht an alle Arbeitnehmer gleichermaßen richtet. 

Zudem sollte die Entscheidung für eine frühere Vorlagepflicht gut überlegt sein. Denn Krankschreibungen werden nur in seltenen Fällen für einzelne Tage, sondern direkt für die gesamte Arbeitswoche ausgestellt. Dadurch kann es theoretisch zu längeren Ausfällen kommen als bei der klassischen 3-Tage-Regelung.

Kann der Arbeitgeber weiterhin die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen? 

Grundsätzlich kannst du als Arbeitgeber von gesetzlich versicherten Arbeitnehmern die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht in Papierform verlangen. Eine solche Vereinbarung stelle ein Verstoß gegen § 12 EZFG dar, da sie für den Arbeitnehmer nachteilig wäre.  

Liegt ein Störfall vor, aufgrund dessen die eAU nicht abrufbar ist, kannst du als Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen. Der Arbeitnehmer muss in so einem Fall eine Bescheinigung vorlegen, auf der der ICD-Code nicht angegeben oder geschwärzt ist. 

Erfordern Vorsorgetermine eine Krankschreibung? 

Sofern im Arbeitsvertrag nicht anders geregelt, sollten Arbeitnehmende ihre ärztlichen Vorsorgetermine grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit planen. In diesem Fall ist eine Krankmeldung nicht erforderlich. 

Ausnahmen bestehen, wenn in der Arztpraxis keine entsprechenden Termine angeboten werden, die diese Planung ermöglichen. Muss der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zum Arzt gehen und besteht ein Arbeitszeitkonto, fallen durch den Praxisbesuch Minusstunden an, die wieder ausgeglichen werden müssen. Eine Krankmeldung ist aber auch dann nicht notwendig. 

Wenn es keine Möglichkeit gibt, den Termin außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren, muss die Arbeitsstätte die medizinische, zeitliche oder terminliche Notwendigkeit eines Praxisbesuchs akzeptieren. Dies gilt insbesondere für schwangere Arbeitnehmerinnen, welche für die medizinisch notwendigen Vorsorgeuntersuchungen sogar vom Arbeitgebenden freigestellt werden müssen (§ 7 MuSchG). 

Für Arbeitnehmer in Teilzeit ist es schwieriger zu begründen, warum sie während der Arbeitszeit zu einer Vorsorgeuntersuchung gehen, da hier erwartet wird, dass die zeitliche Flexibilität besteht, Termine außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren. Jedoch haben Arbeitnehmende einen Anspruch auf Lohnfortzahlung trotz Abwesenheit, wenn 

• Arzttermine nicht in die arbeitsfreie Zeit gelegt werden können und 

• die Stunden nicht nachgeholt werden können. 

Auch wenn sich Arbeitnehmende bemühen sollten, ihre Termine nicht in der Arbeitszeit wahrzunehmen, wird dies in der Realität häufig eher vom Arzt abhängen. Auch für Teilzeitbeschäftigte gilt also; liegt der Vorsorgetermin in der Arbeitszeit und ist die Arbeitszeit nachholbar, müssen die Minusstunden nachgearbeitet werden. 

Wir stellen die gesetzliche Lage dar, ein Arbeits- oder Tarifvertrag kann andere Regelungen vorsehen. 

Wie viele Krankheitstage sind im Jahr erlaubt?  

Die Frage mag zunächst merkwürdig klingen; wer krank ist, ist krank. Allerdings könnten krankheitsbedingte Fehlzeiten einen Grund zur Kündigung geben. Voraussetzung hierfür ist das Vorliegen einer negativen Gesundheitsprognose, wenn in Zukunft mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere Erkrankungen im bisherigen Umfang erwartbar sind. Die Fehlzeiten müssen zu einer erheblichen Beeinträchtigung der betrieblichen Interessen führen, die für den Arbeitgeber nicht mehr hinnehmbar ist. Eine solche Beeinträchtigung kann vorliegen, wenn die Dauer der Erkrankung (bzw. Erkrankungen) 30 Krankheitstage pro Jahr (6 Wochen) überschreitet.  

Einmalige längere Krankheitsausfälle, zum Beispiel aufgrund von Unfällen oder einer Operation, wirken sich dementsprechend nicht auf eine negative Zukunftsprognose aus und dürften keinen Anlass zur krankheitsbedingten Kündigung geben. 

Wie viele Tage können sich Beschäftigte “kindkrank” schreiben lassen?

Für gesetzlich Krankenversicherte besteht gemäß § 45 Abs. 2a S. 1 SGB V im Jahr 2024 und 2025 Anspruch auf Kinderkrankengeld für jedes Kind längstens für 15 Arbeitstage, während alleinerziehende Versicherte (Elternteile mit alleinigem Personensorgerecht) längstens 30 Tage Anspruch haben. Der Anspruch besteht nach § 45 Abs. 2a S. 2 SGB V für maximal 35 Tage pro Elternteil (bzw. für maximal 70 Tage für Alleinerziehende). 

Wenn ein Elternteil bereits seine Kinderkrankentage ausgeschöpft hat, und der andere Elternteil noch Tage übrig hat, können diese nicht automatisch übertragen werden. Allerdings können die übrigen Kinderkrankentage im Einverständnis mit dem Arbeitgeber des anderen Elternteils übertragen werden. Ein Elternteil hat jedoch keinen gesetzlichen Anspruch auf Übertragung (mehr dazu unter BMG, Kinderkrankentage und Kinderkrankengeld). 

Falls das gesamte Kinderkrankengeld eines Jahres schon aufgebraucht ist, haben Eltern die Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu beantragen. Insbesondere, wenn alle regulären Urlaubstage sowie auch Überstunden genommen wurden, bleibt dies eine Option, um sich um das kranke Kind zu kümmern. Die Arbeitsstätte hat jedoch keine Verpflichtung, unbezahlten Urlaub zu genehmigen.

Alles im Griff beim Thema Krankschreibungen 

Mit diesen Informationen bist du in Sachen Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gut aufgestellt. Noch besser als der korrekte Umgang mit Krankmeldungen ist jedoch Prävention. Mit unseren Tipps für gesunde Mitarbeitende bleiben deine Teammitglieder fit – so können Krankheitsfälle auf ein Minimum reduziert werden. 

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die hier angegebenen Informationen ersetzen keine individuelle Beratung. Sie dienen zudem nicht als medizinischen Rat. Wer die hier zur Verfügung gestellten Informationen nutzt, handelt auf eigene Gefahr und Verantwortung. Eine Haftung für den Inhalt sowie Schäden und/oder Folgeschäden, die sich aus der Verwendung der hier zur Verfügung gestellten Informationen ergeben, wird daher nicht übernommen. 

Inhalt

Am 22.04.2024 war es endlich so weit. Wir stiegen nachmittags in unseren vollgepackten //CRASH-Van und fuhren nach Hamburg, um zum ersten Mal auf der Zukunft Personal, dem Networking Event für die HR-Community im Norden, auszustellen. 

Wir als Messeteam, bestehend aus Sebastian (CEO), Lena (Head of Marketing), Thomas (Head of Product Management), Benjamin (Frontend Development) und mir, Rieke (Business Development), hatten uns in den Wochen zuvor gut auf dieses Ereignis vorbereitet und freuten uns sehr auf die neue Erfahrung. 

Guten Morgen, Sonnenschein 

Gut erholt starteten wir am Dienstagmorgen das Tracking unserer Arbeitszeit mit der Personizer App und machten uns auf den Weg in Richtung Messegelände, wo wir unserem Messestand den letzten Feinschliff gaben. 

Um Punkt 09:00 Uhr schallte der Song „Guten Morgen Sonnenschein“ von Nana Mouskouri durch die Halle und läutete den Start des ersten Messetages ein. Nach kurzer Zeit füllten sich die Gänge mit Führungskräften, Personaler·innen und weiteren, an HR-Lösungen interessierten Leuten. Unser Stand lockte mit seiner gemütlichen Wohnzimmer-Atmosphäre und dem unwiderstehlichen Geruch von Popcorn, welches gerne als zweites Frühstück entgegengenommen wurde. Obwohl es noch früh am Morgen war, war unser Stand gut besucht und es entwickelten sich schnell interessante Gespräche. 

Alles Wichtige an einem Ort 

Auch unser neues Modul, die digitale Personalakte, kam sehr gut bei unseren Interessenten an. Daten der Mitarbeitenden, wie beispielsweise Arbeitszeitmodelle und Urlaubsregelungen, können hier zentral verwaltet und gepflegt werden. Die vertraglichen Vereinbarungen und deren Einhaltung bleiben dadurch immer im Blick.  

Gespannt hörten wir uns das Feedback an und entwickelten bereits neue Ideen für die Zukunft. Geflutet von Impulsen und Möglichkeiten, ging der erste Tag auf der ZP-Nord schließlich zu Ende und wir stießen auf dem After-Messe-Event auf die gesammelten Eindrücke an. 

Starke Teams durch Vertrauen

Auch am zweiten Tag ertönte der allbekannte Weck-Song durch die Halle und verströmte den Vibe, den man damals auch beim Zeltlager hatte. Man hatte das Gefühl, dass die Gesamtanzahl an Menschen geringer als am ersten Tag war, jedoch entschleunigte sich somit auch die Atmosphäre und man konnte sich viel Zeit für Gespräche nehmen, die auch etwas tiefer in die Materie gingen. Wir führten einige Produktpräsentationen durch, verteilten fleißig unser heißbegehrtes Popcorn und begrüßten ein paar altbekannte Gesichter an unserem Stand. Zusätzlich fand man auch etwas Zeit, um neue Bekanntschaften an anderen Messeständen zu machen und neue Produkte und Dienstleistungen mit großem Potenzial kennenzulernen. 

Um 14:30 Uhr hatte unser CEO Sebastian seinen großen Auftritt auf der Activity Stage. Zusammen mit dem Moderator Jan Christoph Küster und Dr. Michael Wendt von der HRinstruments GmbH, wurde aktiv über die Bindung von Mitarbeitenden diskutiert. Hierbei festigte Sebastian seinen Standpunkt, dass Vertrauen und Transparenz die wichtigsten Werkzeuge bei der Bindung von Mitarbeitenden sind. Nach diesem Konzept entwickeln wir auch unsere Zeiterfassung und Abwesenheitsplanung. Es soll keine Kontrolle, sondern gutes Zeitmanagement ermöglicht und durch die Digitalisierung eine Erleichterung des Arbeitsalltags geschaffen werden. Dadurch schafft man Vertrauen und schlussendlich starke Teams. 

Um 17:00 Uhr schlossen sich die Tore zur Messehalle und der Abbau begann. Es wurden noch die letzten Kontakte ausgetauscht und schon bald saßen wir im Auto und waren auf dem Rückweg nach Rastede. 

Unser Fazit: 

Wir haben viele positive Eindrücke erhalten und konnten großartige Ideen sammeln. Es haben sich neue Geschäftsbeziehungen entwickelt, wir haben tolle Gespräche geführt und viel Feedback sammeln können. 

Uns wird man zukünftig definitiv wieder auf der ein oder anderen Messe finden! 

Meine Erfahrungen mit Projekt-Arbeit beziehen sich vor allem auf die Umsetzung von Marketing-Kampagnen, die wir organisieren. Darin sind viele Menschen im gesamten Team involviert, auch Leute außerhalb der Marketing-Abteilung. Das trifft zum Beispiel zu, wenn es um den Release und die Bewerbung neuer Funktionen geht. Sowas läuft immer teamübergreifend. 

Was macht deiner Meinung nach den Erfolg von Projekten aus?

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die aber oftmals vergessen wird: Ein Projekt muss von einer Person geleitet werden, die den Überblick behält. Aufgaben an Leute zu delegieren ist wichtig, denn die Verantwortung für die Umsetzung aller Maßnahmen muss im Team geteilt werden. Aber es braucht immer jemanden, der die Zügel in der Hand hält und weiß, wo die Reise hingeht. Das setzt auch eine klare Zielsetzung für das Projekt voraus.  

Ansonsten bin ich ein Verfechter von kleinteiliger Projektierung. Wir teilen große Aufgaben in kleinere Schritte auf. Der Fortschritt von großen Arbeitspaketen lässt sich nur schwer erfassen und man verliert den Überblick, in welchem Status sich die einzelnen Aufgaben befinden. Mit kleineren Arbeitsschritten kann man außerdem viele kleine Erfolge feiern, wenn man sie abgeschlossen hat. Das motiviert das Team. 

Dabei hilft auch ein regelmäßiger Austausch. Hier kann man sich auf den neuesten Stand bringen, Bedarfe oder Engpässe schnell erkennen. Sowas ist wichtig, um den Fortschritt eines Projekts immer im Blick zu halten und im Zweifel schnell zu handeln, falls etwas aus dem Ruder läuft. 

Und auch ganz wichtig: Deadlines immer mit genügend Puffer planen, denn Krankheiten im Team oder sonstige Blocker lassen sich nicht immer einkalkulieren. Einfach ein Datum festzulegen und hoffen, dass das Projekt bis dahin fertig ist, klappt einfach nicht.

Was ist deiner Meinung nach wichtig, um die Motivation im Team zu fördern? 

Genauso wie die Deadline sollten Projektziele und Maßnahmen im Team abgestimmt werden, um die Akzeptanz und Identifizierung mit dem Projekterfolg zu erreichen. Brainstormings können dabei helfen, die Meinungen aller Teammitglieder einzubeziehen. So lassen sich die Ideen aller Mitarbeitenden und deren fachliche Einschätzungen bündeln, jeder kann seine eigene Idee vorantreiben.  

Dabei sollten Ziele erarbeitet werden, die im gesetzten Zeitrahmen erreichbar sind. Denn wenn das Team schon selbst nicht daran glaubt, dass ein Projekt machbar ist, ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Hier muss man agil bleiben: Wenn das Projekt nicht wie ursprünglich geplant umgesetzt werden kann, sollte man die Bedenken aus dem Team ernst nehmen und in der weiteren Planung berücksichtigen.  

Dass die Meinung aller Team-Mitglieder einbezogen wird, ist für die Motivation genauso wichtig wie die Verantwortung, die jeder einzelne trägt. Wenn jeder weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und genau weiß, was von ihm zu welchem Zeitpunkt erwartet wird, macht es das den Mitgliedern im Team leichter, ihre eigenen Erfolge zu bewerten.  

Projektmanagement-Tools wie Jira machen offene Aufgaben und deren Fortschritt ganz einfach sichtbar und sind eine gute Besprechungsgrundlage für den regelmäßigen Austausch. Dieser hilft auch dabei, dass jeder seiner eigenen Verpflichtung für den Team-Erfolg nachkommt: alle ziehen an einem Strang, jeder kann etwas bewirken. 

Ansonsten ist eine Retrospektive super wertvoll. Einerseits bietet so ein Meeting zur Reflektion eine Verschnaufpause zwischen den Projekten, andererseits kann man hier die Teamdynamik prüfen: Wie war die Zusammenarbeit im Projekt? Was lief gut, was können wir verbessern?  

Und natürlich ganz wichtig: Erfolge feiern! 

Wie können digitale Tools und Prozesse dazu beitragen, die Motivation der Mitarbeitenden im Projekt-Team aufrechtzuerhalten?

Ich finde in meiner Rolle der Projektleitung einen digitalen Urlaubsplaner im Team wertvoll. Damit kann ich zu Beginn der Planung direkt prüfen, wer im Projektzeitraum wann da ist, und ob die Team-Mitglieder im Büro oder im Homeoffice sind.  

Erfahrungsgemäß kommen diese Tools auch bei den Team-Mitgliedern gut an, weil sie damit selbstbestimmt ihre Arbeitszeit verwalten können. Jeder kann unabhängig von einer Personalabteilung oder einer Führungskraft Anträge einstellen und den Status dieser Anträge sehen. Aus meiner Sicht können digitale Tools wie Team-Urlaubsplaner so die Motivation deutlich erhöhen und unterstützen damit auch den Projekt-Erfolg.  

Beim Projektabschluss ist außerdem das digitale Tracking von Projektzeiten hilfreich. Damit kann ich nachvollziehen, ob Aufwände für verschiedene Aufgaben realistisch eingeschätzt wurden. Ineffiziente Prozesse werden damit auch schneller aufgedeckt, sodass man diese optimieren kann.  

Personizer lässt sich ideal als Team-Urlaubsplaner nutzen. Welche Vorteile ergeben sich deiner Meinung nach aus der Nutzung solcher Tools?

Ich selbst nutze den Team-Urlaubsplaner täglich: Schon zu Beginn des Tages sehe ich darin nach, ob und wer im Büro ist, oder ob Leute im Homeoffice sind. So weiß ich direkt, was an diesem Tag der Kommunikationsweg der Wahl ist. In der Übersicht für das Projekt-Team sehe ich außerdem, ob sich Abwesenheiten von Team-Mitgliedern überschneiden, um Engpässe zu antizipieren. 

Generell wird die Urlaubsplanung mit dem digitalen Tool effizienter und ist weniger anfällig für Fehler. Man kann Automatismen für typische Abläufe einrichten, sodass alle Beteiligten im Freigabeprozess der Urlaube über den Stand der Anträge informiert bleiben. Das macht die Kommunikation rund um die Urlaubsplanung schneller und transparenter. Und natürlich ist der Prozess auch noch papierlos; Kein Wandkalender voll mit durchgestrichenen Daten oder verloren gegangene Urlaubszettel mehr! 

Und ich habe es vorhin auch schon erwähnt: Das Tool gibt den Arbeitnehmenden mehr Selbstbestimmung in der Planung ihrer Abwesenheiten. Man sieht zu jedem Zeitpunkt, wie viele Urlaubstage man noch zur Verfügung hat, kann diese selbst im Kalender beantragen und muss sie nur noch freigeben lassen. Und wenn ein Antrag doch mal storniert werden muss, ist das auch ganz einfach mit einem Klick gemacht. 

Und vor allem finde ich, dass es einfach Spaß macht, mit dem Tool zu arbeiten. Urlaub soll ja auch Spaß machen, und der fängt eben schon beim Antrag an. Mit Personizer nimmt man sowohl den Arbeitnehmenden als auch Personalern und Managern den Stress bei der Verwaltung von An- und Abwesenheiten. 

Hast du Tipps für den optimalen Umgang mit eurem Team-Urlaubsplaner? 

Nutzt bei der Antragstellung die Möglichkeit, eure Vertretung anzugeben. Ist ein Urlaubsantrag freigegeben, kann dadurch jedes Teammitglied sehen, an wen sie sich in der Abwesenheit dieses Team-Mitglieds wenden können. 

Unsere Schnittstellen machen Prozesse außerdem noch schlanker. So lasse ich mir zum Beispiel die Benachrichtigungen aus Personizer direkt in Slack anzeigen. Von hier aus kann ich dann Anträge freigeben und muss mich dafür nicht separat im Tool einloggen. Den gleichen Vorteil nutze ich in meinem Outlook-Kalender, in dem ich alle An- und Abwesenheiten meines Projekt-Teams sehen kann.  

Gibt es bestimmte Trends oder Entwicklungen im Bereich digitaler Tools für die Teamarbeit, auf die du besonders gespannt bist? 

Was ich gut finden würde, wäre eine noch bessere Vernetzung zwischen Menschen, die vor Ort arbeiten und den Mitarbeitenden im Homeoffice. Viele Tools sind schon hilfreich, zum Beispiel digitales Brainstorming auf einem Miro-Board. Aber häufig können sich Team-Mitglieder remote nach wie vor nicht so gut in Diskussionen einbringen, wenn eine Gruppe von Menschen vor Ort beisammensitzt. Ich bin gespannt zu sehen, ob hybride Arbeit zukünftig leichter wird. 

Ansonsten werden wir bei Personizer weiterhin daran arbeiten im Tool noch mehr Funktionen einzubauen, die die Kommunikation im Unternehmen rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten noch einfacher und automatischer gestaltet.

Inhalt

Das Arbeitszeitkonto im Minijob kann sich als äußerst nützlich erweisen, um den Schutz von Arbeitnehmenden und Flexibilität für Arbeitgebende zu ermöglichen. Insbesondere in Zeiten von Produktionsspitzen oder auch bei niedriger Auslastung ist diese Freiheit hilfreich: 

• Minijob-Personal je nach Bedarf oder Auftragslage einsetzen  
• Flexible Planung der Personaleinsätze  
• Überblick der bereits geleisteten Stunden 

Dabei gibt es einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um das Arbeitszeitkonto auch für geringfügig Beschäftigte zu nutzen:

Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto im Minijob einsetzen? 

Die Sozialversicherung ermöglicht die Nutzung vom Arbeitszeitkonto im Minijob im Rahmen einer „sonstigen flexiblen Arbeitszeitregelung“. Dabei handelt es sich um Arbeitszeitkonten, die in Form von Gleitzeit- oder Jahreszeitkonten geführt werden. Diese erleichtern es, einen Überblick über geleistete Arbeitszeit zu behalten und die Geringfügigkeitsgrenze einzuhalten bei gleichzeitig flexibler Personalplanung.  

Zwingende Grundvoraussetzung ist ein verstetigtes Arbeitsentgelt, also ein festes Entgelt, das der Person im Minijob monatlich gezahlt wird. Dieses beträgt seit dem 01. Januar 2024 maximal 538 Euro pro Monat, beziehungsweise höchstens 6.456 Euro pro Jahr.  

Die Anzahl der zu leistenden Stunden pro Monat, bzw. Jahr berechnet sich aus dem Stundenlohn. Basierend auf der errechneten Gesamtarbeitszeit wird dann vertraglich vereinbart, welcher monatlich gleichbleibende Verdienst gezahlt wird. 

Beispiel: 

Monatliches max. Entgelt im Minijob = 538 Euro 

Stundenlohn = 13,45 Euro 

538 / 13,45 = 40 Stunden pro Monat 

Max. Arbeitszeit im Jahr: 480 Stunden 

Diese Stunden können relativ flexibel auf das Jahr verteilt werden. Wichtig: Die Führung eines Arbeitszeitkontos muss schriftlich zwischen Arbeitgebenden und Minijobbenden vereinbart werden. Außerdem darf die Jahresverdienstgrenze von 6.456 Euro nicht überschritten werden. 

Wie viele Überstunden sind erlaubt im Minijob? 

Auch bei geringfügiger Beschäftigung kann es vorkommen, dass mehr Arbeitszeit anfällt als üblich. Solche monatlichen Schwankungen werden im Arbeitszeitkonto dokumentiert, sodass Überstunden auf-, aber auch wieder abgebaut werden können. 

Zwar bietet das Arbeitszeitkonto im Minijob Flexibilität, um mit diesen Schwankungen umzugehen. Dennoch gibt es Auflagen für die maximale Anzahl an Überstunden, die in geringfügiger Beschäftigung aufgebaut werden dürfen. Überstunden sind möglich, wenn „ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten“ vorliegt: 

• Gelegentlich: Die Verdienstgrenze darf in bis zu zwei Monaten innerhalb eines Kalenderjahres überschritten werden. In einem Kalendermonat darf maximal das Doppelte der Minijob-Grenze verdient werden – 2024 sind das 1.076 Euro. Nach § 8 Abs. 1b SGB IV kann eine geringfügig beschäftigte Person in begründeten Ausnahmefällen somit 7.532 Euro im Jahr verdienen.  
• Unvorhersehbar: Spontanes Einspringen bei Krankheitsfällen, Personalmangel, Nachfrageschwankungen oder Produktionsspitzen können Begründung für das Überschreiten der Verdienstgrenze sein. 

Nach den Mindestlohnbestimmungen gemäß § 2 Abs. 2 S. 3 MiLoG dürfen die in das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht um mehr als 50 Prozent übersteigen. 

Beispiel: 

Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit = 40 Stunden pro Monat 

Max. Anzahl der monatlichen Überstunden = 20  

Die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist auch dann noch gegeben, wenn trotz Überstunden die jährliche Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten wird. Das bedeutet, dass Minijobbende auch noch mit Guthabenstunden auf dem Arbeitszeitkonto in die Minijob-Regelung fallen können. Die Gesamtarbeitszeit inklusive Überstunden darf pro Jahr nur nicht die 6.456 Euro pro Jahr übersteigen. 

Beispiel: 

Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit = 35 Stunden pro Monat 

Vereinbartes Entgelt pro Stunde = 13,45 Euro 

Vertraglich vereinbartes Entgelt pro Jahr = 5.649 Euro 

Erlaubte Überstunden pro Jahr unter Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenze = 60 Stunden 

Wie stark dürfen saisonale Schwankungen im Arbeitszeitkonto bei Minijobs sein?

Entsprechend der Mindestlohnbestimmungen ist es nicht möglich, Arbeitsstunden von geringfügig Beschäftigten zum Beispiel aufgrund von Saisongeschäft auf wenige Monate in Vollzeit zu konzentrieren. 

Auch, wenn die Jahresverdienstgrenze von 6.456 € eingehalten wird, indem neben der Saison die Stundenzahl pro Monat stark reduziert wird, erkennen Sozialversicherungsträger den Einsatz von Minijobbenden mit Arbeitszeitskonto in einem solchen Fall nicht an, da es sich hierbei um erhebliche Schwankungen der Arbeitszeit handelt. So ist es auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen bei Punkt B.2.2.1.2 definiert.  

Minijob-Überstunden im Arbeitszeitkonto abbauen: So geht’s!

Sollten sich sehr viele Überstunden im Arbeitszeitkonto einer geringfügig angestellten Person sammeln, ist eine Freistellung von maximal 3 Monaten möglich, um die Guthabenstunden abzubauen. Arbeitgebende zahlen während dieser Zeit das vertraglich vereinbarte monatliche Entgelt weiterhin aus, die Überstunden werden währenddessen abgebaut. Die sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung bleibt während dieser Freistellung weiterhin bestehen.  

Alternativ können Überstunden auch ausgezahlt werden, falls eine Freistellung nicht möglich oder erwünscht ist. In diesem Fall ist die Jahresverdienstgrenze zu beachten. 

Gut zu wissen: Ein Minijob besteht nicht mehr, wenn Überstunden, die über der Geringfügigkeitsgrenze liegen, nicht mehr innerhalb eines Jahres abgebaut werden können oder wenn von vornherein geplant war, dass Minijobbende mehr als drei Monate freigestellt werden. 

Wenn bei einer Überprüfung durch die Sozialversicherung festgestellt wird, dass der Abbau der Überstunden nicht geplant war, könnte dies dazu führen, dass die Vereinbarung über die Arbeitszeit und somit der Minijob in Frage gestellt wird. Dies könnte eine Nachzahlung von Beiträgen aufgrund einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung mit sich bringen. 

Was passiert mit Überstunden bei Kündigung im Minijob? 

Laut Mindestlohngesetz müssen Arbeitgebende noch ausstehendes Zeitguthaben nach Beendigung des Minijobs im Folgemonat auszahlen. Für die Beitragsberechnung wird diese Auszahlung als einmalige Zahlung dem letzten Abrechnungszeitraum zugeordnet. 

Wenn durch die Auszahlung der Überstunden die erlaubte Entgeltgrenze für einen Minijob überschritten wird, hat das keine Auswirkungen auf den Minijob. 

Arbeitszeitkonto im Minijob: Tipps für Arbeitgebende 

Arbeitszeitmodell anlegen: Wenn feste Arbeitstage und -zeiten vereinbart sind, können diese als Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dies schafft mehr Transparenz im Team, da Anwesenheit aller Mitarbeitenden im Kalender gekennzeichnet und somit planbar ist. 

Mobile App nutzen: Um Minijobs flexibel zu gestalten, muss auch die Zeiterfassung flexibel sein. Mit einer Zeiterfassungs-App auf dem Handy können Mitarbeitende die eigene Arbeitszeit jederzeit dokumentieren. Sollten sie keine App auf ihren privaten Smartphones installieren wollen, können Mitarbeitende alternativ die Zeiterfassungs-Software im Browser auf ihrem Handy oder dem Rechner abrufen. 

Arbeitszeitkonto verwenden: Ein Zeitkonto kann dabei helfen, den Überblick über Arbeitsstunden und Überstunden zu behalten. So behältst du die Geringfügigkeitsgrenze einfach im Auge und kannst Überstunden rechtzeitig ausgleichen. 

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

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Zeiterfassung ist Pflicht: Seit 2022 sind Arbeitgebende dazu angehalten, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zu geben. Viele Betriebe schlagen sich seitdem aber immer noch mit Urlaubszetteln und Arbeitszeit-Listen in Papierform herum. 

Mit der digitalen Zeiterfassung können rechtliche Anforderungen erfüllt und manuelle Aufwände reduziert werden. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung der digitalen Zeiterfassung in deinem Unternehmen, von der Planungsphase bis hin zur Auswertung deines gewählten Systems. 

Schritt 1: Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung 

Je nachdem, wie deine Organisation aufgebaut ist, können die Ansprüche an die digitale Zeiterfassung variieren. Bevor du dich also für ein Zeiterfassungs-Tool entscheidest, definiere im ersten Schritt deine Anforderungen an das System: 

Der passende Funktionsumfang 

Definiere, welches Problem das digitale Zeiterfassungssystem für dich lösen soll: Ist der derzeitige Aufwand der manuellen Arbeitszeitdokumentation zu hoch oder fehleranfällig? Fällt es mit dem derzeitigen System schwer, spezifische gesetzliche Vorgaben einzuhalten?  

Aus diesem Bedarf kannst du deine Anforderungen an die Funktionen für die digitale Zeiterfassung ableiten: 

• Müssen Mitarbeitende in der Lage sein, unterwegs ihre Zeiten zu pflegen, zum Beispiel durch eine mobile Zeiterfassung per App?  
• Verfügen alle Mitarbeitenden über die passende Hardware (Rechner, Smartphone), um ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen? 
• Ist es wichtig, eine Integration in bestehende Systeme zu haben? 
• Sollen Mitarbeitende Dokumente digital über das Tool einreichen können?  
• Soll eine elektronische Urlaubsplanung und die Planung anderer Abwesenheiten möglich sein? 
• Brauchst du die Möglichkeit, Mitarbeitende zu Teams zu gruppieren? 
• Soll es möglich sein, Arbeitszeiten nach Kunden oder Projekten zu kategorisieren? 

Überprüfe auch, ob in die nächsten Schritte bestimmte Personen einbezogen werden müssen, zum Beispiel der Betriebsrat oder weitere Stakeholder. Stimme dich mit diesen ab, um wirklich alle Wünsche an die elektronische Zeiterfassung zu sammeln. 

Nutzerfreundlichkeit beachten 

Die digitale Zeiterfassung bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden ihre eigene Arbeitszeit selbst erfassen können. Deshalb muss das gewählte System für alle Personen im Team intuitiv bedienbar sein, auch wenn keine technischen Kenntnisse vorliegen. So kannst du die Akzeptanz einer neuen Software erhöhen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen 

Stelle sicher, dass das geplante System den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere dem Datenschutz, gerecht wird. Der Betriebsrat und auch die Rechtsabteilung deiner Organisation können bei der Bewertung dieser Aspekte eine wichtige Rolle spielen und sollten entsprechend zu Rate gezogen werden. 

Schritt 2: Auswahl der passenden Software 

Nachdem du deine Anforderungen an eine Zeiterfassungs-Software erhoben hast, geht es nun in die Recherche nach dem passenden Tool. Anbieter wie clockin, Personio oder Personizer kannst du in deiner Liste möglicher Lösungen aufnehmen und anhand deiner Anforderungen miteinander vergleichen. 

Am besten erstellst du dir jetzt Testzugänge bei allen Tools, die für dich in Frage kommen. Denn bei der Anwendung stellt sich am schnellsten heraus, ob eine Zeiterfassungs-Software die gewünschte Bedienung und Funktionalität für deinen Anwendungsfall mitbringt. 

Betrachte in diesem Schritt auch das Preis-Leistungs-Verhältnis:  

• Wie sieht das Preismodell einer geeigneten Zeiterfassungs-Software für euer Team aus?  
• Sind die Lizenzkosten auch bei einem wachsenden Unternehmen vertretbar?  
• Werden zukünftig weitere Anforderungen an das System erforderlich, die im Preismodell der Software beachtet werden?  
• Muss zusätzlich Support gebucht werden?  
• Wie hoch schätzt du den Schulungsaufwand im Team ein, bis alle Mitarbeitenden mit dem Tool arbeiten können?  

Auch hier beziehst du den Betriebsrat, die Geschäftsführung oder andere Stakeholder in den Auswahlprozess mit ein. Vergleiche die Kosten und Funktionen und entscheide dich für die Zeiterfassungs-Software, die zu euren Erwartungen und eurem Budget passt. 

Schritt 3: Implementierung im Kernteam 

Hast du dich für eine Software zur Arbeitszeiterfassung entschieden? Dann kannst du im kleinen Kreis das System implementieren. Bilde dazu ein Projektteam, das sich aus Stakeholdern, IT-Spezialisten und HR-Verantwortlichen zusammensetzt. 

Innerhalb dieses Projektteams wird nicht nur die technische Umsetzung betrachtet. Je nachdem, welche Arbeitszeitmodelle in deinem Unternehmen gängig sind, müssen bei der digitalen Zeiterfassung nun auch verschiedene Regeln festgelegt werden: 

Arbeitszeiten-Regelung: Gibt es fest definierte Zeiten für den Arbeitsantritt, oder doch Gleitzeit? Und wie werden Überstunden oder Pausenzeiten verrechnet? Lege innerhalb des Projektteams ein gemeinsames Regelwerk fest, und wie dieses beim Umgang mit der Software eingesetzt wird. 

Teilzeitkräfte und Minijobber: Stelle sicher, dass im System verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden, damit alle Mitarbeitenden ihre Zeiten regelkonform erfassen können. 

Datenschutz beachten: Wer darf was von wem erfahren? Mit Admin-Zugangsrechten und Einstellungen für die Sichtbarkeit von Abwesenheiten wie Krankheiten, Kuren und Co kannst du personenbezogene Daten vor unbefugten Augen sichern. 

Schritt 4: Digitale Zeiterfassung in der Organisation einführen 

Habt ihr euch im Kernteam auf ein gemeinsames Regelwerk geeinigt und alle Funktionen in der Software entsprechend vorbereitet, kommt nun der wichtigste Schritt: Die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im gesamten Unternehmen. 

Hier ist Transparenz wichtig, um allen Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software nahe zu bringen. Um den Übergang zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu erleichtern, biete der Kollegschaft Anlässe, um sich zu informieren und Fragen zu stellen: 

• Demonstration: Führe in einer Präsentation das gesamte Team durch die Software. Gehe dabei auf die Vorteile ein, die sich durch die Nutzung des Tools für die Mitarbeitenden ergeben. 
• Schriftliche Dokumentation: Alle festgelegten Regeln bezüglich der Arbeits- und Urlaubszeiten werden in schriftlicher Form für alle Mitarbeitenden zugänglich abgelegt. 

• Feste Ansprechpartner: Lege fest, welche Personen aus dem Projektteam als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen, um künftige Fragen zum Zeiterfassungstool aufzunehmen und zu beantworten. 
• Pilotphase: Lege einen Zeitraum fest, in dem das gesamte Unternehmen Zeit hat, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und eventuelle technische Fehler zu beheben. 

Schritt 5: Nutzung und Auswertung

Nachdem die Pilotphase beendet wurde und alle Teammitglieder die Zeiterfassungs-Software testen konnten, ist es im letzten Schritt Zeit für eine Auswertung. Diese ist wichtig, um den Erfolg der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen messbar zu machen. Stelle für die Auswertung die wichtigsten Kriterien zusammen, anhand derer du bewerten kannst, ob der digitalisierte Prozess im Unternehmen einen Mehrwert gebracht hat:  

Messwerte zur Auswertung der elektronischen Arbeitszeiterfassung 

Effizienzsteigerung: Vergleiche die Effizienz der Arbeitszeiterfassung vor und nach der Einführung. Hat das System zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Fehlern geführt? Das Freiräumen zeitlicher Ressourcen ist oft ein klarer Indikator für den Erfolg der Implementierung einer digitalen Zeiterfassung. 

Richtigkeit der Daten: Die Arbeitszeiten sollten mit dem neuen Prozess von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden. Deswegen muss regelmäßig geprüft werden, ob die Akzeptanz für den neuen Prozess im Team die komplette Ablösung einer manuellen Zeiterfassung ermöglicht. Sollten die digital erfassten Zeiten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten nicht übereinstimmen, könnte das auf Schulungsbedarf oder technische Probleme hinweisen. 

Kosteneffektivität: Analysiere die Kosteneffektivität des neuen Systems im Vergleich zum alten. Berücksichtige dabei sowohl die anfänglichen Implementierungskosten als auch die laufenden Betriebskosten.   

Integration mit anderen Systemen: Beurteile, wie gut die Software mit anderen Systemen im Unternehmen integriert ist. Eine Anbindung an Gehaltsabrechnungssysteme, HR-Management-Tools und andere relevante Systeme ist ein positiver Faktor der Effizienzsteigerung. 

Feedback der Mitarbeitenden: In einer Zufriedenheitsumfrage kannst du ein Stimmungsbild zum neuen Prozess aus dem Team abholen. Gleichzeitig bietet eine Umfrage die Möglichkeit, Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten, um etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben. 

Compliance und rechtliche Aspekte: Zeige auf, dass die Zeiterfassungs-Software es ermöglicht, alle relevanten Arbeitszeitgesetze, Datenschutzbestimmungen und internen Anforderungen zu erfüllen. 

Checkliste zur Einführung der digitalen Zeiterfassung: An alles gedacht? 

1. Anforderungen erfassen

• Welches Problem soll gelöst werden? 
• Welche Anforderungen gibt es an den Funktionsumfang? 
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? 
• Welches Budget steht zur Verfügung? 
• Wer muss im Entscheidungsprozess involviert werden? 

2. Auswahl der Zeiterfassungs-Software 

• Verschiedene Lösungsanbieter recherchieren 
• Zugänge bei Anbietern erstellen & Software testen 
• Preis-Leistungs-Verhältnis prüfen 

3. Implementierung im Kernteam

• Projektteam aus wichtigsten beteiligten Personen bilden 
• Arbeitszeiten-Regelungen definieren 
• Verschiedene Arbeitszeitmodelle in Software beachten 
• Software im Alltag nutzen und testen 
• Zugangsrechte verwalten 

4. Einführung in der Organisation 

• Präsentation der Software im gesamten Unternehmen 
• Schriftliche Dokumentation aller Arbeits- und Urlaubszeitenregeln 
• Ansprechpartner:in für Software definieren 
• Pilotphase für Fehler und Fragen einplanen 

5. Nutzung & Auswertung 

• Erfolg messen: Was hat die Einführung der Software gebracht?  
• Effektivität des Systems bewerten (Kosten, Aufwand)  
• Richtige Nutzung der Software sicherstellen 
• Feedback von Mitarbeitenden einholen 
• Compliance und rechtliche Aspekte prüfen

Die Checkliste gibt es hier auch als PDF zum Download: 

So gelingt die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Die Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung stellt dein Unternehmen zukunftssicherer auf. Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sowie die Reduzierung von Verwaltungsaufwand sind zwei der größten Vorteile, die du in deiner Organisation durch einen digitalisierten Prozess einbringen kannst. 

Wichtig ist bei der Einführung neuer Prozesse aber vor allem Transparenz über Entscheidungen und Arbeitszeitregelungen. Sei mit Informationen über die digitale Zeiterfassung freigiebig; Dann werden alle Mitarbeitenden die Einführung der elektronischen Zeiterfassung begrüßen.