Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Was sind Minusstunden?

Laut Definition liegen Minusstunden vor, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit die arbeitsvertraglich festgelegte Arbeitszeit unterschreitet (LAG Hessen – 9 Sa 1287/15).

Voraussetzung dafür ist das Bestehen eines Arbeitszeitkontos, welches eine Abweichung von der Regelarbeitszeit ins Plus oder Minus ermöglicht. Gibt es keine Einigung über ein Arbeitszeitkonto im Arbeitsvertrag, dann sind Minusstunden grundsätzlich unzulässig (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

Gibt es einen Unterschied zwischen angeordneten und freiwilligen Minusstunden?

Unverschuldete Minusstunden werden nicht vom Arbeitnehmer verursacht. Sie werden vom Arbeitgeber angeordnet, beispielsweise wegen geringer Auslastung. Das geht nur, wenn eine vertragliche Regelung über ein Arbeitszeitkonto vorliegt, dem der Arbeitnehmer zugestimmt hat. Wenn der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls dann gemäß § 615 S. 1, 3 BGB zu tragen hat, befindet er sich in Annahmeverzug die angebotene Leistung des Arbeitnehmers anzunehmen. Folglich dürfen für die Zeit keine Minusstunden eingetragen werden. Eine Ausnahme ist nur mit Einigung möglich. Die kann im Einzelfall in dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung zu sehen sein. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Bei freiwilligen Minusstunden hat der Arbeitnehmer Einfluss auf die Entstehung und muss sie dementsprechend nachholen (Beismann, NJW-Spezial 2022, 114).Das Arbeitszeitkonto fällt zunächst ins Minus und der Arbeitnehmer kann den negativen Saldo flexibel wieder durch an anderen Tagen geleistete Überstunden ausgleichen. Ob es dafür eine Frist gibt, richtet sich danach, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag steht.

Was gilt als Sonderurlaub (und damit nicht als Minusstunde)?

Nur das, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart ist. Bei Tarifverträgen oder im Beamtenverhältnis gibt es meist Sonderurlaub. Beispiele sind die eigene Eheschließung, der eigene Umzug (einmal pro Kalenderjahr) oder ein Todesfall in der Familie. In diesen Fällen kann der Arbeitnehmer ein bis mehrere Tage mit Entgeltzahlung von der Arbeitsleistung freigestellt werden, sodass keine Minusstunden entstehen.

Sind Arzttermine während der Arbeitszeit Minusstunden?

Dazu gibt es Informationen in diesem Beitrag: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Krankmeldung beim Arbeitgeber: So geht’s! 

Gibt es einen zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen man Minusstunden aufholen muss?

Ein begrenzter Ausgleichszeitraum, um die Minusstunden wieder auszugleichen, kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgelegt werden. Eine mündliche Absprache über den Ausgleichszeitraum ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden zum Kündigungsgrund werden?

Voraussetzung für eine Kündigung wegen Minusstunden ist das Fehlen einer Einigung über ein Arbeitszeitkonto oder eine Überschreitung der Höchstgrenze an vereinbarten Minusstunden (LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348; LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190). Minusstunden stellen dann eine Vertragspflichtverletzung dar und können je nach Einzelfall eine Abmahnung bis außerordentliche Kündigung bedeuten. (LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190; LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348).

Ist die Höhe der zulässigen Minusstunden auf eine bestimmte Anzahl geregelt?

Nein, es gibt keine gesetzliche Begrenzung auf eine Anzahl an Minusstunden. Diese kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart werden. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden bei einer Kündigung mit ausstehendem Gehalt oder Urlaubstagen verrechnet werden?

Minusstunden können mit ausstehendem Gehalt verrechnet werden, wenn eine Verrechnung im Arbeitsvertrag festgelegt oder, soweit im Einzelfall zulässig, mündlich vereinbart wurde und auf einem vereinbarten Arbeitszeitkonto basiert (BAG, NZA 2011, 640). Ansonsten kann bei einer Kündigung und ausstehender im Voraus bezahlter Arbeitsleistung gegebenenfalls ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers entstehen, wenn dies im Arbeitsvertrag vereinbart ist.

Minusstunden können nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers mit verbleibenden Urlaubstagen verrechnet werden (LAG Schleswig-Holstein, 1 Sa 359 a/14).

Der Arbeitnehmer muss grundsätzlich die Möglichkeit bekommen, die Minusstunden nachzuarbeiten. Wird er freigestellt oder fristlos gekündigt, muss er die Minusstunden nicht finanziell ausgleichen (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

Was passiert mit Minusstunden bei längerer Abwesenheit durch Krankheit oder Elternzeit?

Für den Ausgleich von Minusstunden gilt der Ausgleichszeitraum, der vertraglich festgelegt ist. Ist die fehlende Arbeitszeit am Ende dieser Zeitspanne nicht ausgeglichen, kommt es zu Lohnabzügen, wenn die Verantwortung für die Minusstunden beim Arbeitnehmer liegt (https://www.arbeitsvertrag.org/minusstunden/).

Wird dieser Ausgleichszeitraum durch Krankheit oder Elternzeit unverschuldet verkürzt und es besteht keine Möglichkeit die bereits vergüteten Minusstunden durch Mehrarbeit oder Urlaubstage auszugleichen, kommt es auf die Abmachung im Einzelfall an.

Dabei ist an eine mögliche Verjährung der Minusstunden mit Ablauf von drei Jahren zu denken, § 195 BGB.

Was passiert mit Minusstunden in der Lehre / Ausbildung?

Wenn Auszubildende vom Arbeitgeber früher nach Hause geschickt werden, also Minusstunden angeordnet werden sollen, dann zählen diese gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 2a BBiG als bezahlte Freistellung. Freiwillige Minusstunden kann der Auszubildende je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber machen und wieder ausgleichen, angeordnete Minusstunden für Auszubildende sollen jedoch nicht zustande kommen.

Gibt es einen Unterschied zwischen Teil- und Vollzeitkräften im Umgang mit Minusstunden?

Wir haben auch bei gründlicher Recherche keinen Grund für eine solche Unterscheidung finden können. Allgemein gilt der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz (BAG 21.05.2014 – 4 AZR 50/13).

…und bei Saisonarbeit / Zeitarbeit / Kurzarbeit?

Bei saisonaler Arbeit kann vertraglich festgehalten werden, in welchen Monaten Mehrarbeit geleistet werden soll und in welchen Monaten die Auszahlung dieser Mehrarbeit erfolgt.

Bei saisonaler Arbeit hat der Arbeitnehmer nicht die Freiheit, sich die Arbeit selbst einzuteilen. Vielmehr gibt der Arbeitgeber Arbeitszeiten aufgrund saisonaler Bedingungen vor. Rechtlich gesehen erfolgt die Arbeitsleistung während der Hauptsaison, während in der Nebensaison keine Arbeitsleistung erfolgt und Überstunden abgebaut werden. In welchen Abständen und in welcher Höhe die Lohnzahlung erfolgt, ist Vereinbarungsfrage. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Kann man Minusstunden ablehnen?

Minusstunden können gemäß dem Arbeitsrecht nur dann entstehen, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einem Vertrag ein Arbeitszeitkonto vereinbart haben. Gibt es keine Vereinbarung darüber, dann können demnach beide Seiten Minusstunden ablehnen. Der Arbeitnehmer müsste dann seine Arbeit weiterhin vor Ort anbieten, sodass er seinen Lohnanspruch gemäß § 615 S. 1 BGB nicht verliert.

Auf die Absprache kommt es an

Beim Thema Minusstunden können viele Faktoren eine Rolle spielen. Ob und wie sie ausgeglichen werden müssen, hängt häufig von der jeweiligen Situation und der Vereinbarung im Arbeits- oder Tarifvertrag ab.

Wichtig ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ihre Rechte und Pflichten kennen, um Missverständnisse zu vermeiden. Wer unsicher ist, sollte frühzeitig Rücksprache mit der Personalabteilung über die Minusstunden-Regelung im eigenen Unternehmen halten.

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die hier angegebenen Informationen ersetzen keine individuelle Beratung. Sie dienen zudem nicht als medizinischen Rat. Wer die hier zur Verfügung gestellten Informationen nutzt, handelt auf eigene Gefahr und Verantwortung. Eine Haftung für den Inhalt sowie Schäden und/oder Folgeschäden, die sich aus der Verwendung der hier zur Verfügung gestellten Informationen ergeben, wird daher nicht übernommen.

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Welche Pflichten haben Unternehmen zur Dokumentation der Arbeitszeit? Wie können Unternehmen die Arbeitszeit korrekt erfassen? 

Nach dem Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung (EuGH 14.5.2019 – C-55/18) war unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dieses auf die Rechtslage in Deutschland hat. Es war umstritten, ob es zunächst einer Anpassung des deutschen Rechts, also einer Transformation der Richtlinie in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber bedarf, um eine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber zu begründen. Dies änderte sich mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21).

In der Pressemitteilung heißt es:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt: „Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales geht davon aus, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung jetzt schon gilt. Man muss damit rechnen, dass das Bundesarbeitsgericht diese Fälle wieder so entscheiden würde.

Infolgedessen müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Weitere Informationen zu dem Thema findet ihr in unserem Beitrag: Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für Unternehmen

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Maßnahmen zur Arbeitszeiterfassung treffen?

Wie genau das zukünftige Arbeitsschutzgesetz die EuGH-Richtlinie für ein objektives, verlässliches und zugängliches System konkretisieren wird, lässt sich derzeit noch nicht absehen.

Jedoch sollten sich Unternehmen vor der Wahl des Zeiterfassungssystems neben den gesetzlichen Anforderungen auch über die eigenen Anforderungen bewusst sein:

• Kosten: Welche Gesamtkosten kommen durch das System auf mein Unternehmen zu? Hierzu zählen neben den Anschaffungskosten auch Kosten für Schulungen, Wartung, Softwareupdates, Material, Datenimport, interne Ressourcen etc.
• IT-Landschaft: Soll das Zeiterfassungssystem an andere, bereits bestehende Programme angebunden werden? Falls ja, ist das problemlos möglich?
• Skalierbarkeit: Wie viele Mitarbeitenden sollen jetzt und in Zukunft das System nutzen. Kann das System mit meinem Unternehmen wachsen?
• Nutzerfreundlichkeit: Ist die Zeiterfassung über das jeweilige System einfach in den Arbeitsalltag integrierbar oder ist es eine zusätzliche Belastung für meine Mitarbeitenden und die Verwaltung?
• Funktionalität: Welche Funktionen benötige ich bei der Zeiterfassung? Je nach Nutzergruppe können diese Anforderungen variieren. Eine Führungskraft kann ganz andere Wünsche haben als die Verwaltung oder die Mitarbeitenden selbst.
• Anpassbarkeit: Die Strukturen eines jeden Unternehmens sind einzigartig und so sollte auch das Zeiterfassungssystem individuell anpassbar sein.

Was zählt als Arbeitszeitverstoß? 

Was im Sinne des Arbeitszeitgesetzes als Ordnungswidrigkeit oder Straftat gilt, ist in §§ 22, 23 ArbZG aufgelistet.

Nach § 22 Abs. 1 handelt beispielsweise ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 4 Ruhepausen nicht, nicht mit der vorgeschriebenen Mindestdauer oder nicht rechtzeitig gewährt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden, § 22 Abs. 2 ArbZG.

Wer diese Handlungen vorsätzlich begeht und dadurch Gesundheit oder Arbeitskraft eines Arbeitnehmers gefährdet oder beharrlich wiederholt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft, § 23 Abs. 1 ArbZG.

Wer kann gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen? 

Die Bußgeldtatbestände in § 22 ArbZG setzen die Eigenschaft des Arbeitgebers voraus.

Arbeitnehmer können damit nicht direkt gegen das ArbZG verstoßen. Das lässt sich damit erklären, dass der Gesetzeszweck des ArbZG vor allem darin besteht die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten, § 1 ArbZG.

Können Arbeitnehmer gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen? 

Die Sanktionen aus §§ 22, 23 ArbZG richten sich nicht an den Arbeitnehmer, sie dienen ausschließlich dem Arbeitnehmerschutz (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 117).

Arbeitnehmer können in rechtlicher Hinsicht nicht direkt gegen das ArbZG verstoßen. In tatsächlicher Hinsicht schon, wenn beispielsweise Pausenzeiten vom Arbeitnehmer bei Vertrauensarbeitszeit nicht eingehalten werden. Gegen andere Gesetze als das ArbZG kann der Arbeitnehmer auch direkt verstoßen. Beispielsweise bei Arbeitszeitbetrug gegen § 263 StGB.

Wer haftet bei Verstoß? 

Der Arbeitgeber bleibt Normadressat und kann beispielsweise bei Vertrauensarbeit lediglich die Durchführung der Arbeitszeitdokumentation auf den Arbeitnehmer übertragen (Biester-Junker/Kaul, Arbeitszeiterfassung – was Arbeitgeber wirklich tun müssen WPg 2019, 1292). Der Arbeitgeber muss aber trotzdem durch geeignete organisatorische Maßnahmen dafür sorgen, dass kein Verstoß stattfindet, beispielsweise durch eine entsprechende Anleitung (Bayreuther, EuZW 2019, S. 446). Hat er dies getan und der Arbeitnehmer führt die Arbeitszeiterfassung selber durch, dann erfüllt der Arbeitnehmer damit lediglich eine arbeitsvertragliche Pflicht (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 114). Die Dokumentationspflicht, die den Arbeitgeber gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG trifft, besteht weiterhin (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 114).

Der Arbeitnehmer kann bei Arbeitszeitbetrug gegebenenfalls gemäß § 263 StGB strafbar sein, wenn er bzgl. der Arbeitszeit den Arbeitgeber betrügt.

Welche Strafen drohen bei Verstoß für Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber?  

Bußgelder werden gemäß § 22 Abs. 2 ArbZG verhängt und können für den Arbeitgeber bis zu 30.000 € betragen, (Höfer, BeckOK ArbSchR, § 22 Rn. 1). Der Gesetzeswortlaut beschränkt sich hier jedoch ausdrücklich auf die Androhung eines Bußgeldes. Bisher wurde noch kein Bußgeld in der Höhe verhängt, die Behörde verhängt zunächst entsprechende Maßnahmen. Bisher gibt es nur einen bekannten Fall aus dem Jahr 2010, in dem ein Bußgeld verhängt wurde, das aber weit unter 10.000 € lag (OLG Jena, 02.09.2010 – 1 Ss Bs 57/10).

Gemäß § 23 ArbZG kommt für den Arbeitgeber eine Freiheitsstrafe bis zu 6 Monaten oder Geldstrafe in Frage, (Höfer, BeckOK ArbSchR, § 22 Rn. 1).

Dem Arbeitnehmer kann eine Kündigung sowie bei Arbeitszeitbetrug zulasten des Arbeitgebers eine Strafbarkeit gemäß § 263 StGB drohen.

Weitere Infos findet ihr auch hier: Pausenregelung im Arbeitsrecht 

Wer kontrolliert Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz?  

Die Aufsicht erfolgt gemäß § 17 Abs. 1 ArbZG durch die nach Landesrecht festgelegte zuständige Aufsichtsbehörde.

In Niedersachsen ist das Niedersächsische Ministerium für Soziales, Arbeit, Gesundheit und Gleichstellung zuständig.

Wer verhängt Strafen bei Verstößen?  

Die zuständige Aufsichtsbehörde kann Maßnahmen anordnen, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der Pflichten aus dem ArbZG zu treffen hat, § 17 Abs. 2 ArbZG. Werden diese nicht erfüllt und es kommt zur Sanktion, können unterschiedliche Stellen zuständig sein. Geht es um eine Ordnungswidrigkeit und mögliche Verhängung eines Bußgeldes, ist das gemäß § 36 Abs. 1 Nr. 1 OwiG grundsätzlich Sache der zuständigen Verwaltungsbehörde. Gemäß § 17 ArbZG wäre das die nach jeweiligem Landesrecht zuständige Aufsichtsbehörde.

Erfolgt die Ahndung der Ordnungswidrigkeit im Zusammenhang mit einer Straftat, dann ist gemäß § 45 OwiG das entsprechende Gericht der Strafsache zuständig.

Wie kann man einen Verstoß melden? Können Meldungen auch unzulässig sein? 

Wenn der Arbeitgeber gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt, haben Arbeitnehmer ein Beschwerderecht gemäß § 17 ArbSchG. Dort ist auch die Vorgehensweise verankert. Es müssen konkrete Anhaltspunkte vorliegen, auf die der Arbeitgeber zunächst aufmerksam gemacht werden soll, § 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG. Der Arbeitnehmer muss sich dabei nicht konkret an die Person des Arbeitgebers wenden, sondern kann den Umstand auch an den Betriebsrat oder eine entsprechende Stelle im Unternehmen herantragen (https://www.haufe.de/arbeitsschutz/recht-politik/verstoss-gegen-das-arbeitsschutzgesetz-melden-pflichten-rechte_92_531026.html).

Tritt keine Besserung ein, können Arbeitnehmer dies entweder dem Betriebsrat oder der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, § 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG.

Das Beschwerderecht darf nicht wahrheitswidrig oder willkürlich ausgeübt werden, es muss konkrete Anhaltspunkte geben. Ansonsten kann es zu einer Kündigung und Schadensersatzansprüchen kommen (https://www.haufe.de/arbeitsschutz/recht-politik/verstoss-gegen-das-arbeitsschutzgesetz-melden-pflichten-rechte_92_531026.html).

Fazit: Einheitliches System als Chance nutzen

Insgesamt zeigt sich, dass eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wertvolle Chance für Unternehmen ist. Sie fördert Transparenz, Fairness und Vertrauen im Arbeitsalltag und kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Eine gut umgesetzte Zeiterfassung mit einem einfach anzuwendenden und effizienten Tool unterstützt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern verbessert auch langfristig die Arbeitsorganisation, reduziert Fehlerquellen und optimiert betriebliche Abläufe. Durch eine intelligente Integration in den Arbeitsalltag kann sie zudem administrative Prozesse erleichtern und die Produktivität nachhaltig steigern.

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Lohnt es sich trotzdem, auch in einem kleinen Betrieb mit einer Zeiterfassungs-Software zu arbeiten?

Welche Anforderungen gibt es für die Zeiterfassung in Kleinbetrieben?  

Aktuell sind alle Betriebe verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden komplett zu erfassen – zuvor war nur die Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeitszeit nötig. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig dokumentiert werden.  

Im April 2023 folgte dann die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung – die verschiedenen Arten der Arbeitszeiterfassung haben wir im Beitrag über die gesetzlichen Vorgaben zusammengefasst. 

Ein Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht jedoch vor, dass Kleinbetriebe von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen werden könnten. Ein Kleinbetrieb wird in Deutschland in der Regel als ein Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden definiert. Hier wäre laut Gesetzesentwurf auch die manuelle Zeiterfassung ausreichend (zum Beispiel in Form einer handschriftlich geführten Liste). Eine Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung bei Kleinbetrieben ist hier bis auf Weiteres nicht vorgesehen. 

Lohnt sich eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe trotzdem?  

Ja, eine digitale Zeiterfassung bietet auch für kleine Unternehmen viele Vorteile, unabhängig von der aktuellen Gesetzeslage.  

Vorteile digitaler Zeiterfassung Kleinbetriebe: 

• Reduziert Kopierfehler und Datenverluste durch manuelles Übertragen von Zeiten in Listen und Handling von Papierdokumenten 

• Reduziert administrativen Aufwand durch zentrale Nutzung einer gemeinsamen Software, die sich oft auch an bestehende Buchhaltungssysteme anbinden lässt 

• Erhöht Transparenz für Mitarbeitende über die eigenen geleisteten Stunden 

• Erleichtert Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, zum Beispiel das Einhalten von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten 

• Erleichtert die Handhabung verschiedener Arbeitszeitsysteme (z.B. Teilzeit, Remote-Arbeit oder Minijobs) durch eine zentrale digitale Lösung 

• Ein modernes Zeiterfassungssystem wird heute von Fachkräften erwartet. Eine transparente, digitale Lösung für die Zeiterfassung kann also ein Faktor für die Mitarbeiterbindung sein. 

Die manuelle Zeiterfassung für Kleinbetriebe reicht aus – ist aber ineffizient  

Wie gesagt ist es aktuell noch völlig ausreichend, wenn KMU mit bis zu 10 Mitarbeitenden Zeiterfassung in Papierform oder sogar mit Excel durchführen. Es sind schnelle und kostenlose Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, die für den Einstieg die Einhaltung gesetzlicher Auflagen ermöglichen. 

Jedoch ist es durchaus möglich, dass sich die Gesetzeslage verändern kann und dann doch eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe besteht. Abgesehen davon können die Vorteile einer digitalen Lösung die der manuellen Zeiterfassung leicht aufwiegen: 

• Kosten sparen ist für Kleinbetriebe ein wichtiges Thema. Deswegen scheint es zunächst am sinnvollsten, bei der kostenfreien, handschriftlichen Lösung zu bleiben. Die eigene Arbeitszeit wird hier jedoch außer Acht gelassen; Wer sich wegen manueller Aufwände und Zettelwirtschaft unnötig lange mit der Arbeitszeiterfassung aufhält, hat am Ende nicht wirklich gespart. 

• Einfache Lösungen sind schnelle (und dadurch günstige) Lösungen. Eine Software kann genauso einfach anwendbar sein wie die handschriftliche Liste – und ist sogar einfacher zu nutzen als eine Excel-Tabelle mit händisch eingetragenen Berechnungsformeln. Die digitale Zeiterfassung ist so leicht anwendbar wie eine klassische Stechuhr. 

• Fehler kosten Zeit und Nerven; verloren gegangene Stundenzettel, Übertragungsfehler, aus Versehen gelöschte Excel-Zellen oder gar Formeln fordern das System der manuellen Zeiterfassung ganz schön heraus. Statt sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren zu können, müssen hier häufiger Fehler behoben werden.  

• Ressourcenschonende Dokumentation der Arbeitszeiten, die auch den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist durch digitale Zeiterfassung leichter umzusetzen als mit Aktenordnern voller Stundenzettel oder Excel-Tabellen, die möglicherweise nicht schreibgeschützt sind. 

• Bessere Work-Life Balance der Mitarbeitenden: Mit einem transparenten System, in dem Teammitglieder ihre Zeiten eigenständig verwalten und einteilen können, förderst du die Mitarbeiterzufriedenheit.

• Datenschutz ist nicht zuletzt ein wichtiger Punkt, der bei der Wahl des Zeiterfassungssystems einfließen sollte. Digitale Systeme machen es dir leicht zu entscheiden, wer welche Arbeitszeiten sehen darf, und wer nicht. Mit dem klassischen Stundenzettel gestaltet sich das nicht ganz so einfach… 

Kurzum: Auch für Kleinbetriebe kann es ratsam sein, eine Software oder App für die Dokumentation der Arbeitszeiten zu nutzen. Mit bekannten Lösungen wie von Clockin, TimeTac oder Personizer können Arbeitszeiten ganz einfach digital erfasst und verwaltet werden.   

Was kostet die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe?  

Je nachdem, welche Funktionen benötigt werden, können die Preise für deine Zeiterfassungs-Software variieren. Pro Monat und Lizenz rangieren die Preise für die digitale Zeiterfassung zwischen knapp 0,70 Euro und 4 Euro.  

Einige Anbieter digitaler Zeiterfassung bieten zudem kostenlose Basis-Versionen ihrer Software an. Wer ausschließlich die Zeiterfassungen und eine Maximal-Anzahl von 10 Lizenzen abdecken möchte, kann damit für sein kleines Unternehmen eine kostengünstige, digitale Lösung finden. 

Wichtig ist vor allem, dass die gewählte Software den Anforderungen deines Unternehmens entspricht: In diesem Beitrag findest du eine praktische Checkliste für die Auswahl der passenden Zeiterfassungs-Software. 

Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe bietet viele Vorteile  

Auch wenn Kleinbetriebe aktuell von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen sind, ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems dennoch sinnvoll. Es erleichtert die Dokumentation, sorgt für Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Nicht zuletzt kann die digitale Zeiterfassung ein Tool zur besseren Mitarbeiterbindung sein, wenn es auf vertrauensvoller Basis genutzt wird. 

Mit Lösungen wie Personizer können auch kleine Unternehmen effizient und professionell ihre Arbeitszeiten erfassen und verwalten – und sind im Falle einer Gesetzesänderung mit neuen Verpflichtungen für Kleinbetriebe gut aufgestellt. 

Inhalt

Das Arbeitszeitkonto im Minijob kann sich als äußerst nützlich erweisen, um den Schutz von Arbeitnehmenden und Flexibilität für Arbeitgebende zu ermöglichen. Insbesondere in Zeiten von Produktionsspitzen oder auch bei niedriger Auslastung ist diese Freiheit hilfreich: 

• Minijob-Personal je nach Bedarf oder Auftragslage einsetzen  
• Flexible Planung der Personaleinsätze  
• Überblick der bereits geleisteten Stunden 

Dabei gibt es einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um das Arbeitszeitkonto auch für geringfügig Beschäftigte zu nutzen:

Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto im Minijob einsetzen? 

Die Sozialversicherung ermöglicht die Nutzung vom Arbeitszeitkonto im Minijob im Rahmen einer „sonstigen flexiblen Arbeitszeitregelung“. Dabei handelt es sich um Arbeitszeitkonten, die in Form von Gleitzeit- oder Jahreszeitkonten geführt werden. Diese erleichtern es, einen Überblick über geleistete Arbeitszeit zu behalten und die Geringfügigkeitsgrenze einzuhalten bei gleichzeitig flexibler Personalplanung.  

Zwingende Grundvoraussetzung ist ein verstetigtes Arbeitsentgelt, also ein festes Entgelt, das der Person im Minijob monatlich gezahlt wird. Dieses beträgt seit dem 01. Januar 2025 maximal 556 Euro pro Monat, beziehungsweise höchstens 6.672 Euro pro Jahr.  

Die Anzahl der zu leistenden Stunden pro Monat, bzw. Jahr berechnet sich aus dem Stundenlohn. Basierend auf der errechneten Gesamtarbeitszeit wird dann vertraglich vereinbart, welcher monatlich gleichbleibende Verdienst gezahlt wird. 

Beispiel: 

Monatliches max. Entgelt im Minijob = 556 Euro 

Stundenlohn = 13,90 Euro 

556 / 13,90 = 40 Stunden pro Monat 

Max. Arbeitszeit im Jahr: 480 Stunden 

Diese Stunden können relativ flexibel auf das Jahr verteilt werden. Wichtig: Die Führung eines Arbeitszeitkontos muss schriftlich zwischen Arbeitgebenden und Minijobbenden vereinbart werden. Außerdem darf die Jahresverdienstgrenze von 6.672 Euro nicht überschritten werden. 

Wie viele Überstunden sind erlaubt im Minijob? 

Auch bei geringfügiger Beschäftigung kann es vorkommen, dass mehr Arbeitszeit anfällt als üblich. Solche monatlichen Schwankungen werden im Arbeitszeitkonto dokumentiert, sodass Überstunden auf-, aber auch wieder abgebaut werden können. 

Zwar bietet das Arbeitszeitkonto im Minijob Flexibilität, um mit diesen Schwankungen umzugehen. Dennoch gibt es Auflagen für die maximale Anzahl an Überstunden, die in geringfügiger Beschäftigung aufgebaut werden dürfen. Überstunden sind möglich, wenn „ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten“ vorliegt: 

• Gelegentlich: Die Verdienstgrenze darf in bis zu zwei Monaten innerhalb eines Kalenderjahres überschritten werden. In einem Kalendermonat darf maximal das Doppelte der Minijob-Grenze verdient werden – 2025 sind das 1.112 Euro. Nach § 8 Abs. 1b SGB IV kann eine geringfügig beschäftigte Person in begründeten Ausnahmefällen somit 7.784 Euro im Jahr verdienen.  
• Unvorhersehbar: Spontanes Einspringen bei Krankheitsfällen, Personalmangel, Nachfrageschwankungen oder Produktionsspitzen können Begründung für das Überschreiten der Verdienstgrenze sein. 

Nach den Mindestlohnbestimmungen gemäß § 2 Abs. 2 S. 3 MiLoG dürfen die in das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht um mehr als 50 Prozent übersteigen. 

Beispiel: 

Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit = 40 Stunden pro Monat 

Max. Anzahl der monatlichen Überstunden = 20  

Die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist auch dann noch gegeben, wenn trotz Überstunden die jährliche Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten wird. Das bedeutet, dass Minijobbende auch noch mit Guthabenstunden auf dem Arbeitszeitkonto in die Minijob-Regelung fallen können. Die Gesamtarbeitszeit inklusive Überstunden darf pro Jahr nur nicht die 6.672 Euro pro Jahr übersteigen. 

Beispiel: 

Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit = 35 Stunden pro Monat 

Vereinbartes Entgelt pro Stunde = 13,90 Euro 

Vertraglich vereinbartes Entgelt pro Jahr = 5.838 Euro 

Erlaubte Überstunden pro Jahr unter Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenze = 60 Stunden 

Wie stark dürfen saisonale Schwankungen im Arbeitszeitkonto bei Minijobs sein?

Entsprechend der Mindestlohnbestimmungen ist es nicht möglich, Arbeitsstunden von geringfügig Beschäftigten zum Beispiel aufgrund von Saisongeschäft auf wenige Monate in Vollzeit zu konzentrieren. 

Auch, wenn die Jahresverdienstgrenze von 6.672 Euro eingehalten wird, indem neben der Saison die Stundenzahl pro Monat stark reduziert wird, erkennen Sozialversicherungsträger den Einsatz von Minijobbenden mit Arbeitszeitskonto in einem solchen Fall nicht an, da es sich hierbei um erhebliche Schwankungen der Arbeitszeit handelt. So ist es auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen bei Punkt B.2.2.1.2 definiert.  

Minijob-Überstunden im Arbeitszeitkonto abbauen: So geht’s!

Sollten sich sehr viele Überstunden im Arbeitszeitkonto einer geringfügig angestellten Person sammeln, ist eine Freistellung von maximal 3 Monaten möglich, um die Guthabenstunden abzubauen. Arbeitgebende zahlen während dieser Zeit das vertraglich vereinbarte monatliche Entgelt weiterhin aus, die Überstunden werden währenddessen abgebaut. Die sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung bleibt während dieser Freistellung weiterhin bestehen.  

Alternativ können Überstunden auch ausgezahlt werden, falls eine Freistellung nicht möglich oder erwünscht ist. In diesem Fall ist die Jahresverdienstgrenze zu beachten. 

Gut zu wissen: Ein Minijob besteht nicht mehr, wenn Überstunden, die über der Geringfügigkeitsgrenze liegen, nicht mehr innerhalb eines Jahres abgebaut werden können oder wenn von vornherein geplant war, dass Minijobbende mehr als drei Monate freigestellt werden. 

Wenn bei einer Überprüfung durch die Sozialversicherung festgestellt wird, dass der Abbau der Überstunden nicht geplant war, könnte dies dazu führen, dass die Vereinbarung über die Arbeitszeit und somit der Minijob in Frage gestellt wird. Dies könnte eine Nachzahlung von Beiträgen aufgrund einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung mit sich bringen. 

Was passiert mit Überstunden bei Kündigung im Minijob? 

Laut Mindestlohngesetz müssen Arbeitgebende noch ausstehendes Zeitguthaben nach Beendigung des Minijobs im Folgemonat auszahlen. Für die Beitragsberechnung wird diese Auszahlung als einmalige Zahlung dem letzten Abrechnungszeitraum zugeordnet. 

Wenn durch die Auszahlung der Überstunden die erlaubte Entgeltgrenze für einen Minijob überschritten wird, hat das keine Auswirkungen auf den Minijob. 

Arbeitszeitkonto im Minijob: Tipps für Arbeitgebende 

Arbeitszeitmodell anlegen: Wenn feste Arbeitstage und -zeiten vereinbart sind, können diese als Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dies schafft mehr Transparenz im Team, da Anwesenheit aller Mitarbeitenden im Kalender gekennzeichnet und somit planbar ist. 

Mobile App nutzen: Um Minijobs flexibel zu gestalten, muss auch die Zeiterfassung flexibel sein. Mit einer Zeiterfassungs-App auf dem Handy können Mitarbeitende die eigene Arbeitszeit jederzeit dokumentieren. Sollten sie keine App auf ihren privaten Smartphones installieren wollen, können Mitarbeitende alternativ die Zeiterfassungs-Software im Browser auf ihrem Handy oder dem Rechner abrufen. 

Arbeitszeitkonto verwenden: Ein Zeitkonto kann dabei helfen, den Überblick über Arbeitsstunden und Überstunden zu behalten. So behältst du die Geringfügigkeitsgrenze einfach im Auge und kannst Überstunden rechtzeitig ausgleichen. 

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Warum ist Mitarbeiterzufriedenheit so wichtig? 

Es gibt viele Gründe, warum talentierte Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen. Es kann daran liegen, dass begabte und ehrgeizige Personen nach einer neuen beruflichen Herausforderung suchen. Aber oft können auch negative Aspekte im Job den Ausschlag bei der Entscheidung geben, ein Unternehmen zu verlassen: Mangelnde Wertschätzung der Leistungen, ein schlechtes Arbeitsklima, fehlende Weiterentwicklungsmöglichkeiten und eine unausgewogene Work-Life-Balance sind schwerwiegende Faktoren, die fähige Mitarbeitende dazu bringen, einen Job aufzugeben. Auch hochbezahlte Posten werden verlassen, wenn Menschen in ihren Berufen zu viel Druck und zu wenig Sinn spüren. 

Wer Mitarbeitende auch langfristig halten will und Wert auf ein effektives Team legt, in dem jede Person proaktiv am Erfolg des Unternehmens mitarbeitet, sollte sich Gedanken darüber machen, wie die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden kann. 

Fluktuation senken, Produktivität steigern 

Das lohnt sich für alle Beteiligten. Laut einer Gallup-Studie sind engagierte Mitarbeitende bis zu 21% produktiver als ihre weniger zufriedenen Kollegen. Sie identifizieren sich mit dem Unternehmenserfolg und sind intrinsisch motiviert, gute Leistungen und Produkte zu liefern. Denn wer das Gefühl hat, bei der Arbeit wirksam zu sein, ist zufriedener und leistet gerne mehr. Dabei geht es nicht nur darum, mehr Aufgaben abzuarbeiten; vielmehr sind motivierte Menschen gewillt, bessere und effizientere Lösungen für Herausforderungen zu finden. 

Ist die Mitarbeiterzufriedenheit hoch, sinkt die Fluktuation im Team und die Kosten für das Recruiting und Einarbeiten neuer Mitarbeitender werden gesenkt. Zufriedene Mitarbeitende sind loyal dem Unternehmen gegenüber und sorgen für eine positive Unternehmenskultur, welche wiederum für mehr Zufriedenheit im Team sorgt – ein sich selbst verstärkender Effekt.  

Die Korrelation ist also klar: Zufriedene Mitarbeiter führen zu zufriedenen Kunden und damit zu einem starken Unternehmen. Doch wer die Mitarbeiterzufriedenheit steigern möchte, muss schon mehr als einen Obstkorb und kostenlosen Kaffee in der Kantine anbieten. Sondern es geht darum, eine Kultur zu schaffen, in der sich alle wertgeschätzt und gefördert fühlen. 

Doch wie schafft man das? Viele Maßnahmen können die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Wir zeigen dir, welche bei unserem Team von Personizer wirken und auch in deinem Unternehmen Wert schaffen können: 

13 Maßnahmen für höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

1. Ehrliche Feedback-Kultur 

Feedback ist der Schlüssel, um Eigenverantwortung und das Miteinander im Team zu fördern. Egal ob Lob oder konstruktive Kritik – Mitarbeitende möchten wissen, wo sie mit ihrer Arbeit stehen. Und: Feedback muss auch in beide Richtungen gehen. Frameworks wie Scrum oder OKR geben dem Team dafür die nötigen Kommunikationsanlässe, um sich in regelmäßigen Terminen über die Zusammenarbeit auszutauschen. 

2. Work-Life-Balance 

Heutzutage soll sich die Arbeit an das Leben anpassen und nicht umgekehrt, deswegen wünschen sich viele Mitarbeitende eine ausgewogene Work-Life-Balance. Homeoffice-Tage oder Gleitzeit sind dafür mögliche Hebel. Sie bieten nicht nur zeitliche Flexibilität, sondern ermöglichen es auch, dass Mitarbeitende ihren Arbeitstag selbst gestalten können. Gemeinsame Kernarbeitszeiten sind hierbei sinnvoll, um zu definieren, wann man erreichbar sein sollte – und wann es okay ist, mal nicht auf eine Nachricht direkt zu antworten. 

3. Berufliche Weiterentwicklung (Upskilling) 

Mitarbeitende möchten sich weiterentwickeln und neue Fähigkeiten erlernen. Um mit den wachsenden Anforderungen am Markt mithalten zu können und Mitarbeitende auch innerhalb des Unternehmens in verantwortungsvolle Rollen zu bringen, biete ihnen regelmäßig Fortbildungen oder Schulungen an. So kannst du das Wachstum deiner Mitarbeitenden fördern und sie langfristig in deinem Unternehmen zu halten.  

4. Gesundheit im Team fördern 

Körperliche und mentale Gesundheit kann die Mitarbeiterzufriedenheit messbar erhöhen, und viele Maßnahmen können auf diesen Aspekt einzahlen. Gesunde Ernährung, die in der Kantine ermöglicht wird, ergonomische Arbeitsplätze, Firmenfitness- oder Therapieangebote reduzieren nicht nur krankheitsbedingte Ausfälle, sondern heben spürbar die Stimmung im Team. Bei Personizer setzen wir deshalb ebenfalls auf Benefits, die der Gesundheit der Mitarbeitenden zugutekommen. 

5. Wertschätzung und Anerkennung 

Wer hört nicht gerne ein aufrichtiges “Danke” und ein Lob nach erfolgreich getaner Arbeit? Das Gefühl, gesehen zu werden ist wertvoll und sollte nicht unterschätzt werden, wenn man an der Mitarbeiterzufriedenheit im Team arbeitet. Denn Anerkennung stärkt das Selbstwertgefühl deiner Mitarbeitenden und damit auch ihre Identifikation mit dem, was sie tun. Wertschätzende Worte oder auch eine Belohnung in Form von Team-Events oder Boni können viel bewirken. Ein wichtiges Element der Wertschätzung bleibt zudem weiterhin: 

6. Angemessenes Gehalt und Benefits 

Das Gehalt sollte wie ein “Hygiene-Faktor” bei der Mitarbeiterzufriedenheit gesehen werden; es sollte immer leistungsgerecht sein und der Inflation angeglichen werden. Auch Gehaltsanpassungen sollten beachtet werden, oder alternativ auch andere Benefits wie Firmenwagen oder -Handys. Nach einer Gehaltserhöhung erschöpft sich das Gefühl der Motivation allerdings schnell wieder, sodass ein gutes Gehalt nicht das einzige Mittel für die Mitarbeiterzufriedenheit bleiben darf. Denn wenn andere Faktoren im Arbeitsalltag stören, wird die monatliche Zahlung als Schmerzensgeld und nicht mehr als Lohn (bzw. Belohnung) angesehen.  

7. Transparente Kommunikation 

Wenn die Gerüchteküche brodelt, ist das für die Produktivität wahres Gift. Darum ist eine offene und transparente Kommunikation wichtig, um Vertrauen und Motivation im Kollegium zu schaffen. Gute Kommunikation beugt Missverständnissen vor und sorgt auch dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Außerdem fühlen sich Mitarbeitende dadurch stärker in die Unternehmensprozesse eingebunden. Denn wenn deine Teammitglieder das “Warum” hinter den Entscheidungen und Strategien nachvollziehen können, die auf Führungsebene entstehen, gibt das auch ihrer Arbeit einen tieferen Sinn. Und dies wiederum steigert das Engagement, weil sie sich als wichtiger Teil des Unternehmens sehen und nicht nur als „Rädchen im Getriebe“. 

8. Mitarbeiterbefragungen  

Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, kannst du auch einfach mal im Team nachfragen, wie es den Menschen geht. Durch regelmäßige Umfragen im Bezug auf Benefits, Betriebsklima und berufliche Weiterentwicklung kannst du ein Stimmungsbild über den aktuellen Stand der Zufriedenheit einholen. Dies bietet dir die Chance, Feedback zu verschiedenen Prozessen im Unternehmen zu erhalten und potentielle Optimierungsmöglichkeiten für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit zu finden. 

9. Aufstiegsmöglichkeiten 

Wer Mitarbeitende auch langfristig halten will, muss ihnen die Chance bieten, ihre Kompetenzen auszuleben und in verantwortungsvolle Rollen zu treten. Bevor leistungsstarke Teammitglieder bei anderen Firmen nach einer neuen beruflichen Herausforderung suchen, solltest du im regelmäßigen Austausch gemeinsam mit deinen Mitarbeitenden herausfinden, welche neuen Aufgaben oder Projekte sie reizen. Häufig ergeben sich neue Aufgabengebiete sogar automatisch, wenn Mitarbeitende proaktiv in die Verantwortung für ihren Kompetenzbereich gehen oder neue Potenziale für das Unternehmen erforschen möchten. Es lohnt sich also, flexibel zu bleiben und auch mal neue Rollen und Bereiche im Unternehmen zu schaffen, um deinen Mitarbeitenden die berufliche Entfaltung zu ermöglichen. 

10. Onboarding und Offboarding 

Nicht nur die berufliche Entwicklung ist ein entscheidender Faktor bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Auch die Prozesse, mit denen neue Mitarbeitende ins Unternehmen eingeführt werden, haben das Potential, von Anfang an eine starke Verbindung herzustellen. Im Rahmen von Mentoring-Programmen können neue Teammitglieder an die Hand genommen und direkt ins Unternehmensgeschehen eingebunden werden. Genauso wichtig sind aber auch saubere Offboarding-Prozesse; also die Übergabe von Aufgaben und Verantwortungen, sobald Mitarbeitende sich doch für einen neuen Job entscheidet. Denn das Verlassen deines Unternehmens kann für (Ex-) Mitarbeitende durchaus eine positive Erfahrung sein, die dazu führt, dass du als Arbeitgeber weiterempfohlen wirst.  

11. Teamevents und soziale Aktivitäten 

Wir verbringen einen Großteil unserer Zeit auf der Arbeit. Logisch, dass ein friedvolles Miteinander und gegenseitiges Verständnis im Team deswegen ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sind. Gemeinsame Events können den Zusammenhalt und das Vertrauen im Team fördern. Ob Betriebsausflug, Firmenfeier oder die Teilnahme an einer gemeinnützigen Aktion – solche Aktivitäten fördern das Wir-Gefühl und geben den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich auch außerhalb des beruflichen Kontextes kennenzulernen.  

12. Positive Unternehmenskultur  

Unternehmenswerte sollten mehr sein als schöne Worte, die an der Wand im Büro-Flur hängen. Denn je nachdem, wie der Umgang im Team wirklich aussieht, kann deine Firmenkultur die Motivation und das Engagement steigern oder das Gegenteil bewirken und zu Unzufriedenheit, Fluktuation und geringerer Produktivität führen. Insbesondere Führungskräfte sollten sich ihrer Vorbildfunktion in diesem Punkt bewusst sein; Micromanagement und Leistungsdruck zeigen, dass Vertrauen und Respekt wenig Wert im Unternehmen haben. Wenn Mitarbeitende hingegen das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Ideen zählen und sie ihre Kompetenzen ausleben dürfen, steigert das die Zufriedenheit erheblich und wirkt sich positiv auf deine Unternehmenskultur aus.  

13. Erfolg gemeinsam feiern 

Im Alltag wird häufig von einer Aufgabe zur nächsten gehetzt, und Projektabschlüsse bekommen nicht immer die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Aber wenn ein Unternehmen kleine und große Meilensteine mit dem Team feiert, signalisiert das den Mitarbeitenden, dass ihre Arbeit geschätzt wird und dass ihre Anstrengungen zum Unternehmenserfolg beitragen. Und wenn Fortschritte sichtbar gemacht und gefeiert werden, fördert das umso mehr die Motivation, auch weiterhin gute Leistungen zu erbringen.   

Erfolgsfaktor Mitarbeiterzufriedenheit  

Die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern ist einer der wichtigsten Faktoren, wenn du mit deinem Unternehmen langfristig erfolgreich sein willst. Dabei kommt es nicht nur auf große, einmalige Maßnahmen an, sondern auch auf langfristige Programme und alltägliche Taten und Worte. Indem du auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden eingehst und durch verschiedene Maßnahmen an einer positiven Kultur arbeitest, legst du den Grundstein für ein motiviertes, loyales und produktives Team. 

Denke außerdem daran, regelmäßig die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, zum Beispiel in Form von Umfragen. So stellst du sicher, dass du immer am Puls der Team-Bedürfnisse bist und langfristig eine starke, zufriedene Belegschaft aufbauen kannst. 

1. HR-Trend: Zukunfts-Technologie KI und Automatisierung 

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung findet bereits in vielen Bereichen Anwendung, und wird künftig auch das Personalmanagement erleichtern. HR-Abteilungen können diese Technologien für sich nutzen, um Routineaufgaben zu automatisieren und mit “Predictive Analytics” (Vorhersagen basierend auf Analysen) datenbasierte Personal-Entscheidungen zu treffen. Damit können Herausforderungen wie beispielsweise Personalengpässe frühzeitig erkannt und vorgebeugt werden. Dies ermöglicht nicht nur eine vorausschauende Personalplanung, sondern auch eine Verbesserung der Entscheidungsqualität. 

Automationen und AI-Tools nehmen Personalern also einige Aufgaben ab und verschaffen ihnen damit mehr Zeit, um strategische Aufgaben erfüllen zu können, wie zum Beispiel die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden oder die Gestaltung der Unternehmenskultur. Besonders die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten und Genehmigungsprozesse wird als wichtiger HR-Trend angesehen, der im Personalmanagement Raum für Innovation schafft. 

2. HR-Trend: Mentale Gesundheit und Wohlbefinden fördern 

Körperliche und mentale Gesundheit sind Megatrends, die auch auf das Personalmanagement Einfluss haben werden. Gesundheitsfürsorge findet in der Berufswelt Einzug in Form einer Unternehmenskultur und von Gesundheitsangeboten, mit denen sich Teammitglieder sicher und unterstützt fühlen. Und das ist nicht nur ein entscheidender Faktor für die Gesundheit der Belegschaft, sondern auch der Mitarbeiterbindung. 

Die Jahre der Pandemie haben deutlich gemacht, wie sich Stress, Isolation und Druck negativ auf die Arbeitsleistung von Mitarbeitenden auswirken können. Auch nach dem Lockdown ist das Homeoffice geblieben und fordert ein Umdenken im HR-Management, um auch weiterhin die Belastung aller Teammitglieder einschätzen zu können. 

Personalabteilungen könnten deswegen künftig vermehrt vor der Herausforderung stehen, Programme für mentale Gesundheit zu entwickeln und umzusetzen. Dazu gehören nicht nur präventive Maßnahmen gegen Stress, sondern auch Angebote zur Unterstützung bei psychischen Belastungen. Beratungsdienste, Stressbewältigungstrainings oder flexible Arbeitszeitmodelle können Ansätze sein, die eine bessere Work-Life-Balance ermöglichen.  

Zusätzlich können HR-Teams auch entsprechende Schulungen von Führungskräften bereitstellen. Denn auch sie müssen befähigt werden, Anzeichen von Überlastung bei Mitarbeitenden frühzeitig zu erkennen, bevor es zu Ausfällen wegen Krankheit oder gar Burnout kommt.  

3. HR-Trend: Transformation des Personalmanagements 

Im kommenden Jahr durchläuft die Rolle des Personalmanagements eine strukturelle Veränderung und entwickelt sich zunehmend zu einem strategischen Treiber innerhalb des Unternehmens. Gutes Talentmanagement und die proaktive Weiterentwicklung von Teams werden künftig wichtiger sein, als nur reaktiv neue Mitarbeitende basierend auf aktuellen Anforderungen zu suchen. 

Um diese neue Rolle erfüllen zu können, müssen sich HR-Manager mit neuen Technologien vertraut machen, mit denen sie datengetriebene Entscheidungen treffen und Prozesse effizienter gestalten können – siehe HR-Trend Nummer 1.  

Von der Integration KI-gestützter Tools zur Personalgewinnung bis hin zu komplexen Analysen, die Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung liefern: Die Fähigkeit, Daten strategisch zu nutzen, wird entscheidend sein, um die Personalabteilung als wertvollen Partner in der Unternehmensführung zu etablieren. 

Zudem werden HR-Teams künftig mehr in die Verantwortung gehen, um eine Unternehmenskultur zu formen, die Innovation und Wachstum fördert. Die Identifizierung von Stärken und Talenten innerhalb des Teams, sowie das Antizipieren des Personalbedarfs sind wichtige Hebel, um bevorstehende ökonomische Anforderungen an das Unternehmen zu stemmen. Damit können HR-Teams dazu beitragen, langfristige strategische Initiativen voranzutreiben, die das Unternehmen wettbewerbsfähig halten. 

4. HR-Trend: Diversität und Inklusion in Teams 

Diversität und Inklusion sollten in der Personalwelt keine bloßen Buzzwords bleiben, denn sie werden die Personalgestaltung auch im nächsten Jahr prägen. Künftig wird es für Unternehmen unverzichtbar sein, Menschen unterschiedlicher Altersgruppen, Herkunft oder Geschlechteridentitäten im Team zu integrieren.  

Das kann eine große Herausforderung sein, zahlt sich aber um ein Vielfaches aus: Studien zeigen, dass vielfältige Teams kreativer und besser in der Lage sind, komplexe Probleme zu lösen. Diverse Teams haben eine bessere kollektive Intelligenz und die Fähigkeit, auf verschiedene Herausforderungen zu reagieren, weil die unterschiedlichen Perspektiven aus dem Team in Entscheidungen einfließen. Diese unterschiedlichen Hintergründe erhöhen die Fähigkeit, Annahmen zu hinterfragen und alternative Sichtweisen zu berücksichtigen – so werden bessere und innovative Lösungswege gefunden. Das macht Diversität und Inklusion nicht nur zu einem wichtigen sozialen HR-Trend, sondern auch zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. 

HR-Manager sind in dieser Transformation die Architekten einer inklusiven Unternehmenskultur. Sie müssen Vorurteile im Einstellungsprozess abbauen um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden, unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Fähigkeiten, die gleichen Chancen erhalten. Dabei ist es entscheidend, über die bloße Einhaltung von Quoten hinauszugehen und eine Kultur zu schaffen, in der sich jedes Teammitglied menschlich wertgeschätzt und befähigt fühlt. 

5. HR-Trend: Remote-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle 

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert und Remote-Arbeit sowie flexible Arbeitsmodelle fest etabliert. Mitarbeitende erwarten daher heute nicht nur die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen, sondern auch zeitliche Flexibilität, durch die sie Beruf und Privatleben besser miteinander vereinbaren können. Diese HR-Trends werden auch 2025 eine zentrale Rolle in Personalabteilungen spielen, da Unternehmen die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle für sich nutzen sollten.  

Im HR-Management wird es künftig wichtiger, Strategien zu entwickeln, die eine hybride Arbeitskultur ermöglichen. Personen, die vollständig remote, hybrid oder mit flexiblen Arbeitszeiten angestellt sind, müssen innerhalb des Teams zusammen funktionieren. Eine Herausforderung besteht darin, die Zusammenarbeit und den Teamgeist zu stärken, auch wenn die Mitarbeitenden physisch voneinander getrennt arbeiten. Hier spielen digitale Tools eine entscheidende Rolle, um Kommunikation, Projektmanagement und Teamdynamik zu fördern. Gibt man den Mitarbeitenden die gewünschte Flexibilität, werden zufriedene und effektivere Teams mit einer hohen Arbeitsmoral das Ergebnis sein. 

Gleichzeitig ist es wichtig, flexible Arbeitsmodelle zu schaffen, die den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden, ohne die Unternehmensziele aus den Augen zu verlieren. Hier gilt es für Personaler, zukünftig eine gute Balance zwischen den Interessen der Belegschaft und der Geschäftsleitung zu finden. 

6. HR-Trend: Upskilling und kontinuierliches Lernen 

Sich wandelnde Marktanforderungen erfordern von Unternehmen und ihren Belegschaften eine hohe Anpassungsfähigkeit. In einer Arbeitswelt, die außerdem durch raschen technologischen Fortschritt von KI geformt wird, ist das Konzept des lebenslangen Lernens wichtiger denn je. Für das Personalmanagement ist Upskilling – also das gezielte Erweitern der Fähigkeiten und Kompetenzen von Mitarbeitenden – deswegen ein zentrales Element im kommenden Jahr. HR-Manager stehen vor der Herausforderung, eine Lernkultur zu schaffen, die diese ständige Weiterentwicklung ermöglicht und unterstützt. 

Dabei geht es nicht nur um die Entwicklung technischer Fähigkeiten, sondern auch um die Förderung von Soft Skills wie kritischem Denken, Kreativität und emotionaler Intelligenz; Fähigkeiten, die in der Zusammenarbeit mit diversen und remote arbeitenden Teams immer wichtiger werden.  

Die Implementierung von Lern- und Entwicklungsprogrammen ist also ein wichtiger HR-Trend, der sich als vorausschauende Investition in die Zukunft herausstellen kann. Digitale Lernplattformen und personalisierte Lernwege ermöglichen es, Schulungen effizient und auf die individuellen Bedürfnisse der Teammitglieder zugeschnitten anzubieten. So können sich Unternehmen mit ihren Teams zukunftssicher aufstellen und fallen nicht hinter den Wettbewerb zurück. 

7. HR-Trend: Kulturwandel mit Change Management begleiten 

Die bereits genannten Veränderungen in der Arbeitswelt – technologische Innovationen, flexible Arbeitsmodelle und Diversität – müssen durch entsprechende Prozesse begleitet werden, um von bestehenden Teams angenommen zu werden. Hier können sich HR-Manager als Treiber positionieren, die diesen Kulturwandel nicht nur initiieren, sondern auch nachhaltig verankern.  

Dies erfordert ein tiefes Verständnis der bestehenden Unternehmenskultur sowie die Fähigkeit, die Organisation durch Zeiten der Unsicherheit und des Wandels zu führen. Darum wird Change Management einer der wichtigen HR-Trends im kommenden Jahr.  

Change Management bedeutet, Veränderungen im Unternehmen nicht nur durchzuführen, sondern auch die Menschen durch den Prozess zu begleiten. Dabei ist eine klare und transparente Kommunikation entscheidend, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz für den Wandel zu erhöhen. 

Auch die Schulung und die Befähigung von Führungskräften werden wichtig. Diese spielen eine zentrale Rolle dabei, den Kulturwandel vorzuleben und ihre Teams durch die Transformation zu begleiten. Personalmanager sollten daher Führungskräften die notwendigen Werkzeuge und Methoden an die Hand geben, um den Kulturwandel innerhalb des Unternehmens erfolgreich mitzugestalten. 

HR-Trends 2025: Mensch und Technik in Einklang bringen 

Das kommende Jahr bringt viele Trends im Personalmanagement mit sich, die sowohl technologische Entwicklungen als auch Bedürfnisse innerhalb der Belegschaft miteinander vereinen werden. HR-Teams müssen sich auf diese Trends einstellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und einen langfristigen Erfolg ihrer Organisationen zu sichern. 

Unternehmen, die diese Trends erkennen und aktiv vorleben, werden nicht nur in der Lage sein, Talente anzuziehen und zu halten, sondern werden auch ihre Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit langfristig steigern. Personalabteilungen werden dabei zur treibenden Kraft hinter einer nachhaltigen, menschenzentrierten Unternehmensstrategie. 

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Übersicht der Feiertage in 2025

Einen Grund zur Freude haben Arbeitnehmende im nächsten Jahr: 2025 hält eine Menge Brückentage bereit und die meisten fallen auf einen Wochentag. Diese können, wenn sie sinnvoll genutzt werden, den Urlaub um ein gutes Stück verlängern. Abseits der eigenen Planungen gibt es jedoch auch noch die der anderen Teammitglieder, die nicht selten sehr ähnlich ausfallen.

Nun stellt sich die Frage: Wie holst du am meisten aus deinem Jahresurlaub 2025 heraus? Wir zeigen dir, wie du mit Hilfe von Brückentagen deinen Jahresurlaub mehr als verdoppeln kannst.

Durchschnittlich bekommen deutsche Beschäftigte 28,9 Urlaubstage im Jahr zur Verfügung gestellt. Und die wollen natürlich sinnvoll eingesetzt werden.

Umso schöner, dass das Jahr 2025 für die meisten Deutschen so einige Brückentage bereithält. Dies ermöglicht dir im April zum Beispiel, dass du 16 Tage frei hast und hierfür lediglich 8 Urlaubstage benötigst.

Die Tabelle gibt dir einen Überblick, mit welchen Feiertagen du im Jahr 2025 rechnen kannst:  

Je nach Bundesland gibt es mal mehr und mal weniger Möglichkeiten, sich den Jahresurlaub für 2025 großzügig auszulegen. Wer in den süddeutschen Bundesländern wohnt, kann sich auf einige Feiertage mehr freuen. Dementsprechend gibt es dort auch vielfältigere Möglichkeiten, den Urlaub geschickt zu verlängern.

Das sind die Brückentage 2025

Doch wie kannst du jetzt konkret das Beste aus deinen Urlaubstagen rausholen? Wahrscheinlich hast du auch neben deinem Urlaubskontingent und den verfügbaren Feiertagen deine persönlichen Präferenzen, welche Feiertage oder Urlaubszeiten dir besonders wichtig sind.

3-Tage Wochenenden in 2025

Falls du mehr Wert auf verlängerte Wochenenden ohne Urlaubstage legst, kannst du dich entspannt zurücklehnen. Die 3-Tage Wochenenden liegen im Jahr 2025 sehr vorteilhaft. Folgende Feiertage liegen 2025 direkt vor oder nach dazugehörigen Wochenenden:

• Heilige drei Könige (Montag, 06. Januar)
• Karfreitag (Freitag, 18. April)
• Ostermontag (Montag, 21. April)
• Pfingstmontag (Montag, 09. Juni)
• Augsburger Friedensfest (Freitag, 08. August)
• Mariä Himmelfahrt (Freitag, 15. August)
• Reformationstag (Freitag, 31. Oktober)

So kommt das gesamte Team ohne Stress und Streit automatisch an ein verlängertes Wochenende.

4-Tage Wochenenden durch Brückentage 2025

Das Jahr 2025 meint es gut: Insgesamt fallen vier Feiertage auf einen Donnerstag oder Dienstag, sodass ein verlängertes 4-Tage-Wochenende möglich ist, für das du jeweils nur einen Urlaubstag benötigst.

• Tag der Arbeit (Donnerstag, 01. Mai)
• Christi Himmelfahrt (Donnerstag, 29. Mai)
• Fronleichnam (Donnerstag, 19. Juni)
• 1. Weihnachtsfeiertag (Donnerstag, 25. Dezember)

So nutzt du die Brückentage für lange Urlaube in 2025

Januar: Neujahr und Heilige drei Könige 2025

Durch den ersten Feiertag im neuen Jahr, der auf ein Mittwoch fällt, kannst du dir mit 4 Tagen Urlaub ganze 9 freie Tage am Stück ergattern.

Die drei Bundesländer Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt können sich über einen Feiertag mehr freuen.

April: Osterfeiertage 2025

Du könntest dir für Ostern 2025 die 4 Werktage vor Karfreitag und 4 Werktage nach Ostermontag freinehmen. Mit 8 Urlaubstagen hast du insgesamt 16 freie Tage. Wenn du dir gar nicht so viel freie Zeit über Ostern wünschst, die Brückentage aber dennoch nutzen möchtest, gibt es natürlich eine Alternative.

Mit nur 4 Urlaubstagen, vom 14. bis zum 17. April oder aber vom 22. bis zum 25. April ergänzen die Osterfeiertage die freie Zeit auf satte 10 Tage. Wer sich allerdings von den Schulferien distanzieren möchte, wählt lieber eine andere Option für die Brückentage – die Osterfeiertage stecken nämlich mit den Brückentagen genau drin!

Mai: Tag der Arbeit und Christi Himmelfahrt 2025

Der Tag der Arbeit fällt 2025 auf einen Donnerstag. Mit nur einem Urlaubstag bekommst du ganze 4 freie Tage.

Der Himmelfahrts-Feiertag liegt wie immer auf einem Donnerstag. Das bedeutet für dich, dass du bei Beantragung von 4 Urlaubstagen ganze 9 Tage freibekommst.

Juni: Pfingstmontag und Fronleichnam 2025

Zusätzlich zum langen Wochenende dank Pfingstmontag, kannst du noch mehr freie Tage rausholen. Konkret bedeutet das, dass du vom 11. bis zum 14. Juni Urlaub beantragst, und ganze 9 freie Tage ergatterst. Für einige lohnt es sich außerdem, die nächste Woche auch noch zu beachten. Fronleichnam fällt auf einen Donnerstag und kann somit 16 freie Tage ermöglichen bei nur 8 Urlaubstagen.

August: Mariä Himmelfahrt 2025

Zwei Bundesländer können sich im August ganz besonders freuen. In Bayern und im Saarland fallen die Feiertage Augsburger Friedensfest und Mariä Himmelfahrt je auf einen Freitag.

Hier warten zwei verlängerte Wochenenden auf dich. Wenn du den August für mehr Erholung nutzen möchtest, kannst du dir volle 16 Tage Urlaub ermöglichen. Hierfür müssen lediglich 8 Urlaubstage genommen werden. Reiche einfach vom 4. bis zum 7. August, und vom 11. bis zum 14. August Urlaub ein.

Oktober: Tag der Deutschen Einheit und Reformationstag 2025

Während der Tag der Deutschen Einheit ein bundesweiter Feiertag ist, ist der Reformationstag für die Bundesländer Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen bestimmt.

Der Tag der Deutschen Einheit fällt auf einen Mittwoch, sodass du mit 4 Urlaubstagen insgesamt 7 freie Tage ergattern kannst.

Der Reformationstag fällt auf einen Freitag. Wenn dir das verlängerte Wochenende noch nicht reicht, kannst du mit einem Urlaubstag gleich 4 freie Tage daraus machen.

Dezember: 1. und 2. Weihnachtstag 2025

Dieses Jahr können Arbeitnehmende sich über eine kurze Arbeitswoche freuen. Wenn du die Weihnachtsfeiertage mit deinen Liebsten genießen oder vielleicht sogar in den Skirurlaub fahren möchtest, kannst du dir mit nur 7 Urlaubstagen satte 16 freie Tage ermöglichen.

Urlaubsplanung – rechtliche Grenzen?

Urlaub nehmen sollte ein Kinderspiel sein, vor allem wenn es nur um die einzelnen Brückentage geht. Grundsätzlich sind deiner Urlaubsplanung 2025 auch keine Grenzen gesetzt. Alle Urlaubswünsche dürfen zunächst beantragt werden. Allerdings heißt das nicht, dass diese uneingeschränkt freigegeben werden.

Zuerst die gute Nachricht: Die Verantwortlichen im Unternehmen müssen deine Wünsche grundsätzlich bei der Urlaubsplanung beachten. Das ist durch das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmende durch §7 Abs. 1 des Bundesurlaubsgesetzes gewährleistet:

„(1) Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmenden zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmenden, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Der Urlaub ist zu gewähren, wenn der Arbeitnehmenden dies im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation verlangt.“

Betriebliche Hindernisse bei der Urlaubsplanung

Wenn allerdings ein wichtiges Projekt ansteht oder ein Teammitglied krank wird, können Urlaubswünsche abgelehnt werden. In manchen Fällen werden auch Betriebsferien angeordnet. Dies ist ein bestimmter Zeitraum, in dem alle Mitarbeitenden Urlaub nehmen müssen.

Ein weiterer Stolperstein an beliebten Brückentagen ist, dass die Leitungsperson die sozialen Aspekte zur Gewährung der Urlaubswünsche nutzt. Es kann also sein, dass Elternteilen der Brückentag eher gewährt wird, weil es sich mit den Ferien der Kinder überschneidet. Oder Brückentage werden unter den Mitarbeitenden aufgeteilt. So wird vermieden, dass zu viele Arbeitskräfte in einem bestimmten Zeitraum fehlen.

Je nach Betrieb kann es außerdem die interne Verpflichtung geben, dass schon am Anfang des Jahres die komplette Urlaubsplanung der Mitarbeitenden stehen muss. Dies ist allerdings individuell geregelt und nicht gesetzlich festgelegt.

Tipps für eine faire Verteilung der Brückentage

Die klassische Methode zum Festlegen von Urlaubszeiten ist die interne Absprache. Je nach Teamgröße ist das mal einfacher, mal ist es komplizierter. Falls es gelingt, ist jedoch sichergestellt, dass alle mit dem Urlaub zufrieden sind. Erst danach werden die Anträge bei der Personalabteilung eingereicht.

Der Führungskraft sollte jedoch bewusst sein, dass sie in diesem Fall ein gutes Stück an Verantwortung abgibt. Dies ist nicht unbedingt immer der richtige Weg. Zudem gibt es Teammitglieder, die klare Ansagen brauchen und solche, die eben gerne selbstverantwortlich agieren. Durch eine Urlaubsplanungssoftware wie beispielsweise Personizer, bleiben solche Absprachen übersichtlich.

Zudem können auch soziale Umstände ein Faktor für die Gewährung von Urlaubstagen sein. Zu den sozialen Gründen zählen nicht nur die Schulpflicht der Kinder und die Berufstätigkeit des Ehepartners. Auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder Krankheiten können eine Rolle spielen. Fraglich ist dabei, ob diese Regelung immer fair erscheint. Es ist daher sinnvoll, nach anderen Systemen Ausschau zu halten.

Wer alle Teammitglieder gleich behandeln möchte, kann das rollierende System verwenden. Dafür muss das Kollegium allerdings längerfristig im Unternehmen beschäftigt sein. Auf diese Weise würdest du zum Beispiel alle drei Jahre über Himmelfahrt Urlaub nehmen können.

Aber auch dieses System hat seine Vor- und Nachteile: Einigen sind die Urlaubstage um Ostern herum egal, andere zählen im Gegenzug auf diese Osterpause. Dieses System mag auf den ersten Blick sehr fair erscheinen, doch es ist nicht effizient.

Da aber nicht jeder im Team das Rotationssystem zu schätzen weiß, gibt es beinahe so wie früher in der Kindheit, die Möglichkeit des Losverfahrens. Allerdings sollten auch hier zuvor alle Mitarbeitenden zugestimmt haben, ansonsten führen manch ausgeloste Tage doch zu Unmut.

Sinnvolle Urlaubsplanung im Unternehmen

Grundsätzlich gilt, dass der Urlaub rechtzeitig und vorausschauend geplant werden sollte. In Hinblick auf die Brückentage gibt es die Möglichkeit, zu rotieren oder abwechselnd den Urlaub freizugeben. Ansonsten lohnt es ebenfalls, sich vorher gemeinsam zusammenzusetzen und zu überlegen, wie die Tage umsetzbar sind. Auf diese Weise fühlt sich niemand benachteiligt.

Um schon direkt einen Ausblick auf das folgende Jahr zu haben, ist ein digitaler Abwesenheitskalender von Vorteil. Dieser bietet dir immer einen direkten Überblick über deinen eigenen Urlaub und den der Kollegschaft. Diese einfache, transparente Möglichkeit lässt keine Überraschungen zu. Jedes Teammitglied kann sich damit innerlich auf die Thematik einstellen.

Die HR-Software Personizer hilft dir und deinem Team dabei, einen guten Überblick über die Urlaubsplanung zu bekommen. Dabei ist die Chance recht hoch, dass auch die Beantragung im gesamten Team harmonisch ausfällt.

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Vorbereitung ist alles: Gehaltsgespräche richtig planen  

Eine sorgfältige Vorbereitung ist der Grundstein für ein erfolgreiches Gehaltsgespräch. Als Führungskraft solltest du dich im Vorfeld mit verschiedenen Aspekten auseinandersetzen, um gut informiert und selbstbewusst in die Verhandlung zu gehen. Hier sind einige Elemente, die du für das Gespräch vorbereiten kannst: 

Einen geeigneten Rahmen finden  

Eine wirklich passende Gelegenheit, das Thema anzusprechen, bietet sich deinen Mitarbeitenden nicht immer. Wirst du also einmal spontan angesprochen oder im Rahmen eines Feedbackgesprächs damit konfrontiert, solltest du auf keinen Fall an Ort und Stelle eine verbindliche Aussage machen. Vereinbare stattdessen mit deinem Mitarbeitenden einen separaten Termin für dieses Gespräch, bei dem ihr in Ruhe unter vier Augen sprechen könnt. So gibst du dir selbst vorab die Möglichkeit, die Gehaltsentwicklung und Leistung der Person zu sichten, sowie Budgets mit übergeordneten Kollegen zu besprechen.  

Um Gehaltsdiskussionen besser planen zu können, bietet es sich an, einmal pro Jahr Termine dafür vorzusehen. Dies ermöglicht eine regelmäßige Überprüfung der Leistungen der Mitarbeitenden sowie Anpassungen an die Inflation und Marktstandards.  

Unabhängig von der festgelegten Häufigkeit der Gehaltsverhandlungen ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden klar über den Prozess und typische Zeiträume für Abstimmungen informiert sind. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden wissen, wann und wie sie über ihr Gehalt sprechen können. 

Kenne Marktstandards und Unternehmensrichtlinien 

Bevor du in das Gespräch gehst, solltest du dich über die aktuellen Marktstandards informieren. Dazu gehören Gehaltsbenchmarks für ähnliche Positionen in der Branche und Region der Mitarbeitenden, sowie die bisherige Gehaltsentwicklung der Person, aber auch die wirtschaftliche Lage und Gehaltsstruktur deines Unternehmens. Interne Richtlinien für Positionen und Budgetvorgaben sollten ebenfalls berücksichtigt werden, um zu wissen, in welchem finanziellen Rahmen eine Gehaltserhöhung möglich ist. 

Wie ist die Leistung des Mitarbeitenden? 

Ein wesentlicher Faktor bei der Gehaltsverhandlung ist die Leistung des Mitarbeitenden. Bereite eine umfassende Bewertung vor, die auf klaren, messbaren Kriterien basiert. Wenn es dir schwer fällt nachzuvollziehen, mit welcher Leistung ein Mitarbeitender die Gehaltsforderung rechtfertigen möchte, lohnt es sich, einmal nachzuforschen und Input aus dem Team einzuholen. Das kann dir helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Gleichzeitig ist es auch ein Zeichen der Wertschätzung, wenn man sich als Führungskraft mit der Leistung des Gegenübers ganz genau auseinandersetzt. 

Argumente gegen Gehaltserhöhung gut vorbereiten 

Genauso, wie es Gründe für die Mitarbeitenden gibt, mehr Gehalt zu wollen, hat auch ein Arbeitgeber Argumente gegen eine Gehaltserhöhung. Dazu können Dinge gehören wie  

• Die allgemeine Gehaltsstruktur im Unternehmen  

• Die Berufserfahrung  

• Leistung, die hinter den Erwartungen liegt 

• Investitionen, die bisher bereits in den Mitarbeitenden getätigt wurden (z. B. in Form von Fortbildungen)  

• Wirtschaftliche Lage des Unternehmens 

• Zeitlicher Abstand zur vergangenen Gehaltserhöhung 

Diese Argumente sollten allerdings sehr gut vorbereitet und sachlich vorgetragen werden, um beim Gegenüber auf Verständnis zu stoßen und ein zufriedenstellendes Ergebnis im Gespräch zu erzielen. Überlege im Vorfeld, wie du diese Argumente strukturieren möchtest. Hebe trotz Gegenargumenten hervor, welchen Mehrwert der Mitarbeitende für das Unternehmen bringt und wie sich die Leistungen positiv auf das Team und die Unternehmensziele auswirken, und biete Lösungen an, durch die dein Gegenüber die gewünschte Gehaltserhöhung zukünftig erwirken kann. 

Wann ist eine Gehaltserhöhung gerechtfertigt – und wie viel? 

Kann eine Gehaltserhöhung gewährt werden, ist das für alle Beteiligten des Gesprächs ein positives Erlebnis. Aber wann kannst du als Führungskraft deinen Mitarbeitenden mehr Gehalt anbieten? Folgende Argumente sprechen für eine Gehaltsanpassung: 

• Überdurchschnittliche Verkaufsleistung 

• Sehr niedrige Fehlerquote 

• Projekte termingerecht oder vorzeitig abgeschlossen 

• Übernahme neuer Projekte und Verantwortlichkeiten 

• Regelmäßig positives Feedback von Team und Vorgesetzten 

• Hohe Eigeninitiative 

• Liefern von Lösungen, auch über den eigenen Tätigkeitsbereich hinaus 

• Wachsender Verantwortungsbereich 

• Überdurchschnittliche KPIs für die Position 

• Relevante Weiterbildungen und neue Fähigkeiten 

• Dauer der Betriebszugehörigkeit 

Spricht alles für ein höheres Gehalt, stellt sich als nächstes die Frage: Wie hoch fällt die Anpassung aus? Eine durchschnittliche Gehaltserhöhung liegt bei rund fünf bis 15 Prozent. Wie viel im jeweiligen Fall fair ist, muss individuell festgelegt werden. Hat dein Gegenüber zum Beispiel gerade ein wichtiges Projekt erfolgreich abgeschlossen oder eine höhere Position eingenommen, ist eine Erhöhung um 10-15 % durchaus möglich. Nach einer bestandenen Probezeit oder bei einem schlichten Inflationsausgleich sind Anpassungen von 3-7 % gängiger. 

Achte jedoch darauf, dass die Erhöhung nicht grundlos niedrig ausfällt. Die Frustration deiner Mitarbeitenden steigt sonst schnell, sodass über kurz oder lang ein Abfall in der Motivation und im schlimmsten Fall Kündigungen folgen könnten. 

Wenn die Gehaltserhöhung ausbleibt: Transparenz zeigen 

Viele Unternehmen werben mit Transparenz bei internen Prozessen – bis es ums Gehalt geht. Doch auch bei diesem Thema (oder gerade dann) lohnt es sich, mit Mitarbeitenden ehrlich zu sein, denen man eine Erhöhung verweigern muss. Liegt es beispielsweise daran, dass die Leistung der Person nicht sichtbar genug wird oder das Leistungsversprechen in der Vergangenheit nicht gehalten wurden, sollte das ehrlich kommuniziert werden.  

Mache im Gehaltsgespräch sachlich klar, dass du an den Mitarbeitenden Erwartungen hast, die erfüllt sein müssen, um eine Gehaltserhöhung zu rechtfertigen. Nur so hat die Person die Chance, etwas zu ändern und sich zum nächsten Gehaltsgespräch zu verbessern.  

Auch wirtschaftliche Faktoren dürfen offen behandelt werden, wenn dies der Fall ist – andernfalls kann es passieren, dass Mitarbeitende die Entscheidung nicht nachvollziehen können und aus Frust lieber das Weite suchen. Mit Transparenz über Unternehmenszahlen und das allgemeine Gehaltsgefüge im Unternehmen nimmst du unrealistischen Forderungen und möglicherweise wütenden Gesprächspartnern den Wind aus den Segeln.  

Statt Gehaltserhöhung: Gegenangebote machen

Gibt es fundierte Gründe, die eine Gehaltserhöhung nicht zulassen, können in einer Gehaltsverhandlung auch Gegenangebote fallen. So wäre eine Möglichkeit, den Gehaltswunsch der Mitarbeitenden so zu staffeln, dass sie über einen festgelegten Zeitraum hinaus den angepeilten Wert erreichen. Oder es können alternative Unternehmens-Benefits ausgehandelt werden, wie ein höherer Beitrag des Unternehmens bei der Betrieblichen Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschuss oder eine Budgeterhöhung für Fortbildungsmaßnahmen.  

Auch Sonderleistungen wie ein Dienstwagen, bzw. Diensthandy, oder eine 4-Tage-Woche sowie flexible Homeoffice-Regelungen können attraktive Vorteile sein, durch die Mitarbeitende die ausbleibende Gehaltserhöhung verschmerzen können.  

Darüber hinaus zeugt es auch von Führungsstärke, gemeinsam mit dem Gegenüber Pläne für eine zukünftige Gehaltsentwicklung zu schmieden. Gibt es Wege, auf denen Mitarbeitende ihre Leistungen sichtbar machen oder sich weiterentwickeln können? Sprecht gemeinsam über Wege, wie eine Gehaltserhöhung zukünftig möglich werden kann. Auch das zeigt Wertschätzung und beweist, dass die Mitarbeitenden dir wichtig genug sind, um sie halten und weiterentwickeln zu wollen.  

Gehaltsgespräche mit Bewerbern führen 

Ein wichtiger Teil des Bewerbungsprozesses ist die Gehaltsverhandlung. Es empfiehlt sich, das Thema Gehalt nicht erst am Ende des Auswahlprozesses anzusprechen, um Erwartungen frühzeitig abzugleichen. Bereits in den ersten Gesprächen kannst du Gehaltsvorstellungen abfragen und erste Informationen über den Budgetrahmen für die ausgeschriebene Position geben. Passt hier die Vorstellung auf beiden Seiten zusammen, kann man ruhigen Gewissens mehr Zeit in den Bewerbungsprozess mit der Person investieren. 

Ansonsten gilt auch bei neuen Mitarbeitenden: Marktstandards prüfen, interne Gehaltsstrukturen beachten und gut zuhören. Was sind die Gehaltsvorstellungen der bewerbenden Person, was sind die Gründe für die Forderungen? Damit kannst du leichter auf Argumente eingehen und mit Leistungen und Benefits dein Angebot unterfüttern. 

Viele potenzielle neue Mitarbeitende erkundigen sich außerdem schon im Bewerbungsprozess nach späteren Gehaltserhöhungen und Entwicklungspotenzialen. Sei hier transparent und zeige Perspektiven für die berufliche Weiterentwicklung im Unternehmen auf. So kann ein neues Teammitglied nach einem Jobwechsel motiviert in den neuen Job starten mit Ausblick auf mehr Chancen und Gehalt in deinem Unternehmen. 

11 Führungsfehler, die du bei der Gehaltsverhandlung vermeiden kannst 

Damit dein nächstes Gehaltsgespräch als Führungskraft für dich und deine Mitarbeitenden positiv verläuft, vermeide die folgenden zehn Dont’s bei einer Gehaltsverhandlung: 

1. Unvorbereitet in das Gespräch gehen: Mangelnde Recherche und fehlende Daten zur aktuellen Gehaltsstruktur und Marktsituation können in unfairen Angeboten resultieren und zeugen von wenig Respekt den Mitarbeitenden gegenüber. 

2. Leere Versprechen geben: Was im Gehaltsgespräch verabschiedet wird, sollte immer transparent für beide Parteien schriftlich festgehalten werden. So vermeidet man, dass Absprachen vergessen und dadurch nicht eingehalten werden. 

3. Fehlende Transparenz: Wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, woran sich Gehälter im Unternehmen messen, kann dies zu willkürlichen Ergebnissen und Unzufriedenheit führen. 

4. Leistungen und Erfolge von Mitarbeitenden nicht anerkennen: Eine faire Gehaltsverhandlung honoriert stets die erbrachten Leistungen und Erfolge von Mitarbeitenden. 

5. Emotional oder defensiv reagieren: Emotionale Reaktionen können das Gespräch negativ beeinflussen und eine konstruktive Lösung erschweren. Eine Gehaltsforderung hat nichts mit dir als Führungskraft zu tun, also gehe das Gespräch sachlich an. 

6. Keine klaren Argumente liefern: Eine Gehaltsverhandlung sollte auf Fakten und nachvollziehbaren Argumenten basieren. Bauchgefühl-Entscheidungen sind hier fehl am Platz und unfair den Mitarbeitenden gegenüber. 

7. Unflexibel sein: Flexibilität und Kompromissbereitschaft sind entscheidend, um eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden. Ist das Wunschgehalt nicht möglich, können andere Mehrwerte und Entwicklungsperspektiven die ausbleibende Gehaltserhöhung kompensieren. 

8. Inflation und steigende Lebenshaltungskosten ignorieren: Die Berücksichtigung der Inflation und Lebenshaltungskosten sind wichtige Aspekte, die sicherstellen, dass die Kaufkraft der Mitarbeitenden – und damit deren Zufriedenheit – erhalten bleibt. 

9. Wünsche der Teammitglieder ignorieren: Zeige deinen Mitarbeitenden, dass du an ihrer Entwicklung interessiert bist. Mitarbeitende, deren Bedürfnisse und Perspektiven berücksichtigt werden, fühlen sich wertgeschätzt und bleiben motiviert. 

10. Grundlos niedrige Erhöhung: Eine niedrige Gehaltserhöhung ist zwar aus unternehmerischer Sicht eine schöne Ersparnis, nur leider am falschen Ende. Demotivation bei Mitarbeitenden und Kündigungen könnten die Folgen sein. 

11. Falsches Timing: Ungünstige Zeitpunkte, wie kurz vor wichtigen Deadlines oder während geschäftiger Perioden, können dazu führen, dass das Gespräch unter Zeitdruck stattfindet und nicht die nötige Aufmerksamkeit erhält.

Motivierte Teams dank erfolgreicher Gehaltsverhandlungen 

Gehaltserhöhungen sind ein wichtiges Mittel bei der Mitarbeiterbindung und -motivation. Als Führungskraft kannst du diese Gespräche gut vorbereiten und empathisch führen, um Teammitglieder auch bei ausbleibenden Gehaltserhöhungen zu halten. Mit den richtigen Strategien und einem offenen Ohr für die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden legst du den Grundstein für zielführende Gehaltsgespräche und eine motivierte Belegschaft, die gerne und langfristig am Erfolg des Unternehmens mitwirken möchte. 

Inhalt

Einige von uns kennen noch die großen, verschließbaren Stahlschränke, in denen Papierakten nach Alphabet geordnet werden. Die wichtigsten Daten der Mitarbeitenden eines Unternehmens findet man hier und da noch im Hängeregister oder eingeheftet in dicken Aktenordnern. Es wird Zeit, Platz zu schaffen und die verstaubten Dokumente digitalisiert und effizient zu verwalten.

Wir von Personizer haben stets das Ziel, innovative und benutzerfreundliche Lösungen zu entwickeln, um die Personalverwaltung von kleinen und mittleren Unternehmen zu erleichtern. In der dynamischen Arbeitswelt von heute ist effizientes Personalmanagement ein unverzichtbares Element für den Erfolg eines Unternehmens.

Bei unseren Lösungen zur Zeiterfassung und Urlaubsplanung geht es um die Zeit der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Aber wer sind die Mitarbeitenden und wo können alle wichtigen Details gespeichert werden?

Als passende Ergänzung zu unseren bisherigen Modulen haben wir uns demnach für die Einführung der digitalen Personalakte entschieden. Diese rundet seit April 2024 unser Portfolio ab und bietet hilfreiche Erfassungsmöglichkeiten rund um deine Mitarbeitenden.

Was kann unsere digitale Personalakte?

Flexibel buchbar

Sie ist sowohl als zusätzlich buchbares Modul für unsere bestehende Kundschaft als auch als eigenständige Lösung verfügbar. Dies ermöglicht Unternehmen jeder Größe und Branche, flexibel die Funktionalitäten zu wählen, die sie benötigen.

Alles an einem Ort

Schluss mit dem Papierkram! Alle Kontakt- und Vertragsdaten der Mitarbeitenden sind jetzt zentral gespeichert und jederzeit abrufbar – egal ob im Büro oder im Homeoffice.

Sicherheit und Datenschutz

Wir halten uns an die höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen und bieten den digitalen Aktensafe von heute.

Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht

Anhand einer übersichtlichen Grafik können Veränderungen schnell nachvollzogen und dargestellt werden.

Notfallkontakt

Bei Notfällen muss es schnell gehen – alle wichtigen Kontaktdaten können in der Personalakte auf einen Blick gefunden werden.

Individuelle Zugriffsrechte

Es kann genau festgelegt werden, wer auf die Informationen zugreifen darf. So bleiben sensible Daten in den richtigen Händen.

Interne Notizen

Alle individuellen Zusatzinformationen können notiert und verwaltet werden.

Die vollständige Funktionsübersicht der Personalakte findest du hier.

Die HR-Abteilung von Morgen

Nicht nur die tristen Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Die moderne Arbeitswelt verändert sich stetig und somit herrscht großer Bedarf an neuen Ideen. Wir von Personizer werden gerne unseren Teil dazu beitragen und arbeiten bereits an neuen Funktionen rund um das Thema New Work“. Es bleibt also spannend.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit euch die Zukunft der Arbeit zu gestalten – effizient, digital und modern.

Inhalt

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Krankmeldung oder Krankschreibung: Was ist der Unterschied? 

Im Krankheitsfall müssen Arbeitnehmer sich stets bei ihrer Arbeitsstätte krankmelden. Dabei werden die Krankmeldung und die Krankschreibung häufig synonym verwendet, unterscheiden sich aber wesentlich. 

Die Krankmeldung erfolgt durch den Arbeitnehmer, der sich von der Arbeit abmeldet. Diese reicht man, sofern möglich, vor Arbeitsbeginn ein. Unter Umständen hat die Krankmeldung schon vorher zu erfolgen, und zwar im Laufe des ersten Krankheitstages. Hierbei gilt die sogenannte Anzeigepflicht, welche sich aus § 5 Abs. 1 S. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ergibt: Diese beinhaltet, dass Arbeitnehmer im Falle einer Erkrankung unverzüglich eine Information über die Arbeitsunfähigkeit an die Arbeitsstätte weitergeben müssen, sowie über die voraussichtliche Dauer der Krankschreibung. 

Hierfür ist wiederum die Krankschreibung notwendig, die in der Arztpraxis ausgestellt wird. Arbeitnehmende haben gemäß § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (auch „Attest“ oder früher noch „Gelber Schein“ genannt) vorzulegen, wenn die Erkrankung länger als drei Kalendertage andauert. Eine andere vertragliche Regelung ist im Einzelfall möglich. 

Richtig krankmelden: Telefonische Krankmeldung, per Mail oder WhatsApp?  

Wie hat die Krankmeldung zu erfolgen?

Bei der Einreichung der Krankmeldung am Arbeitsplatz muss sich der Arbeitnehmer nicht zwingend an eine spezielle Form halten. Wichtig ist, dass die Nachricht schnell bei einer hierfür autorisierten Person ankommt. Fehlt es an einer ausdrücklichen Regelung, ist die Mitteilung an den Vorgesetzten zu richten. Je nachdem, welche Kommunikationswege im eigenen Unternehmen gängig sind, kann ein Anruf, eine E-Mail, SMS oder Nachricht über WhatsApp der korrekte Weg sein, um sich abzumelden. Liegt von Arbeitgeber-Seite ein bevorzugter Kommunikationsweg für Krankmeldungen vor, sollte dieser genutzt werden. 

Übrigens können auch Angehörige die Krankmeldung für einen Arbeitnehmer übermitteln. Sollte der Angehörige die Krankmeldung nicht oder verspätet übermitteln, hat allerdings der Arbeitnehmer das Verschulden gemäß § 278 BGB zu vertreten.  

Welche Informationen muss die Krankmeldung beinhalten? 

Der Inhalt der Krankmeldung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch sollten bei einer Krankmeldung einige wichtige Informationen an den Arbeitgeber weitergegeben werden, damit dieser mit der Abwesenheit planen kann. Empfehlenswert ist es immer, folgende Informationen weiterzugeben: 

• dass man krank ist 

• wie lange man voraussichtlich krank ausfällt 

• ob man erst einmal zuhause bleibt, um sich auszukurieren, oder ob man plant zum Arzt zu gehen 

Arbeitnehmer sind grundsätzlich nicht verpflichtet, die Art der Erkrankung mitzuteilen. Diese wird auch auf einer ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht ausgewiesen. In Ausnahmenfällen ist der Arbeitnehmer jedoch angehalten dem Arbeitgeber die Art der Erkrankung mitzuteilen. Darunter fallen Erkrankungen, die ein unverzügliches Eingreifen des Arbeitgebers erfordern, bspw. bei einer hohen Ansteckungsgefahr. 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Wann muss sie vorliegen? 

Eine Krankmeldung ohne Arztbesuch ist generell möglich. Sollte ein Arbeitnehmer allerdings länger als drei Tage krank ausfallen, hat er, wie bereits oben ausgeführt, nach § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Krankschreibung) vorzulegen. Gemäß § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann der Arbeitgeber die ärztliche Bescheinigung bereits früher verlangen. (siehe hierzu unten „Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen?“) 

Bei dieser Regelung werden aufeinanderfolgende Kalendertage gezählt, nicht die Werktage. Ist also am Freitag der erste Tag der Krankmeldung und besteht die Erkrankung auch am Montag weiter, so muss die ärztliche Krankschreibung vorgelegt werden, selbst wenn Samstag und Sonntag keine Arbeitstage waren.

So funktioniert die elektronische Krankschreibung (eAU)

Was früher ein „gelber Schein“ in physischer Papierform war, heißt jetzt elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Bereits seit Anfang 2023 ist der Abruf der digitalen Krankschreibung für Arbeitgebende verpflichtend. 

Der Ablauf einer Krankmeldung verändert sich durch die elektronische Krankschreibung nicht. Einzig die Art der Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verändert sich durch die eAU. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält dieselben Informationen, die vormals der “gelbe Schein” enthalten hat; Dauer der Erkrankung, ob es sich um die Erst- oder eine Folgebescheinigung handelt, und ob die Erkrankung als Folge eines Arbeitsunfalles auftritt.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte und Einrichtungen, die festgestellten Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermitteln. Nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten hat die Krankenkasse gemäß § 109 SGB IV eine Meldung zu erstellen, die der Arbeitgeber anschließend elektronisch abrufen kann. 

Nach § 5 Abs. 1a S. 1 EFZG sind gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer nicht mehr verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Es bleibt jedoch die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ärztlich feststellen zu lassen.

In der Praxis werden zum Teil noch drei Papierbescheinigungen ausgestellt, da bisher nicht alle Vertragsärzte an das digitale Netz angeschlossen sind. In einem solchen Fall, in dem es dem Arzt technisch nicht möglich ist, die eAU an die Krankenkasse zu übermitteln, muss er dem Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform aushändigen, sodass dieser sie an die Krankenkasse und an den Arbeitgeber weiterleiten kann. Sofern dem Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber in Papierform vorliegt, sollte er diese umgehend an seinen Arbeitgeber übermitteln. Eine Weiterleitungspflicht könnte sich aus § 241 Abs. 2 BGB ergeben, dies ist gerichtlich noch zu klären. 

Wie kann die elektronische Krankmeldung abgerufen werden?

Als Arbeitgeber musst du zunächst berechtigt sein, die eAU abzurufen. Der Abruf kann nicht pauschal erfolgen, sondern setzt ein Beschäftigungsverhältnis voraus, in dem sich der Arbeitnehmer zunächst krankgemeldet und über die abzurufende eAU informiert hat bzw. zum Zeitpunkt des Abrufes der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit verpflichtet ist.  

Dieser Abruf läuft über den Datenaustausch des Entgeltabrechnungsprogramms deines Unternehmens. Die meisten gängigen Softwares für Abrechnungen verfügen über eine entsprechende Schnittstelle und sollten die technischen Anforderungen für die Übertragung erfüllen. Zudem kann der Abruf über das Zeiterfassungssystem deines Unternehmens oder mittels Eingabehilfen erfolgen. Wichtig ist nur, dass eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung sichergestellt werden kann. Wie auch bei der Entgeltabrechnung kann auch die eAU bei Bedarf über einen externen Dienstleister, wie zum Beispiel einen Steuerberater, erfolgen. 

In der Regel wird eine ärztliche Krankschreibung erst nach drei Tagen benötigt. Zudem ist es sinnvoll, einen zeitlichen Puffer für eventuelle Übermittlungszeiten einzuplanen. Deshalb empfiehlt es sich, die eAU-Abfrage erst ab dem fünften Tag der Krankheit vorzunehmen. 

Für wen gilt die elektronische Krankschreibung nicht? 

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer. 

Ausnahmen von dieser Regelung bestehen nach § 5 Abs. 1a S. 3 EFZG bei: 

• Personen, die eine geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten ausüben 

• Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt 

Liegt eine der Ausnahmen vor, hat der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Hierfür erhält er vom Arzt weiterhin eine Krankschreibung in Papierform. 

Weiterhin eine Krankschreibung in Papierform erhalten zudem Arbeitnehmer, die privat versichert sind. Gleiches gilt für die Bescheinigung über die Erkrankung eines Kindes eines Arbeitnehmers (siehe dazu auch Digitale Krankschreibung: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). 

Häufig gestellte Fragen rund um die Arbeitsunfähigkeits­bescheinigung

Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen? 

Laut § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgebenden auch früher verlangt werden, zum Beispiel bereits ab dem ersten Tag der Krankmeldung. Diese Anweisung sollte frühzeitig mit allen Arbeitnehmenden kommuniziert werden, kann aber auch im Einzelfall nach eigenem Ermessen eingefordert werden – ungeachtet dessen, ob ein Verdacht auf “Blaumachen” besteht oder nicht. Verlangt der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits für den ersten Tag, muss der Arbeitnehmer seinen Arzt rechtzeitig aufsuchen, so dass dem Arzt noch möglich ist, die Arbeitsunfähigkeit bereits für den ersten Tag zu attestieren. 

Eine Vereinbarung über eine frühere Vorlagepflicht kann beispielsweise im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Allerdings hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, was die genaue Ausgestaltung der Forderung betrifft, wenn sich die frühere Vorlagepflicht an alle Arbeitnehmer gleichermaßen richtet. 

Zudem sollte die Entscheidung für eine frühere Vorlagepflicht gut überlegt sein. Denn Krankschreibungen werden nur in seltenen Fällen für einzelne Tage, sondern direkt für die gesamte Arbeitswoche ausgestellt. Dadurch kann es theoretisch zu längeren Ausfällen kommen als bei der klassischen 3-Tage-Regelung.

Kann der Arbeitgeber weiterhin die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen? 

Grundsätzlich kannst du als Arbeitgeber von gesetzlich versicherten Arbeitnehmern die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht in Papierform verlangen. Eine solche Vereinbarung stelle ein Verstoß gegen § 12 EZFG dar, da sie für den Arbeitnehmer nachteilig wäre.  

Liegt ein Störfall vor, aufgrund dessen die eAU nicht abrufbar ist, kannst du als Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen. Der Arbeitnehmer muss in so einem Fall eine Bescheinigung vorlegen, auf der der ICD-Code nicht angegeben oder geschwärzt ist. 

Erfordern Vorsorgetermine eine Krankschreibung? 

Sofern im Arbeitsvertrag nicht anders geregelt, sollten Arbeitnehmende ihre ärztlichen Vorsorgetermine grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit planen. In diesem Fall ist eine Krankmeldung nicht erforderlich. 

Ausnahmen bestehen, wenn in der Arztpraxis keine entsprechenden Termine angeboten werden, die diese Planung ermöglichen. Muss der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zum Arzt gehen und besteht ein Arbeitszeitkonto, fallen durch den Praxisbesuch Minusstunden an, die wieder ausgeglichen werden müssen. Eine Krankmeldung ist aber auch dann nicht notwendig. 

Wenn es keine Möglichkeit gibt, den Termin außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren, muss die Arbeitsstätte die medizinische, zeitliche oder terminliche Notwendigkeit eines Praxisbesuchs akzeptieren. Dies gilt insbesondere für schwangere Arbeitnehmerinnen, welche für die medizinisch notwendigen Vorsorgeuntersuchungen sogar vom Arbeitgebenden freigestellt werden müssen (§ 7 MuSchG). 

Für Arbeitnehmer in Teilzeit ist es schwieriger zu begründen, warum sie während der Arbeitszeit zu einer Vorsorgeuntersuchung gehen, da hier erwartet wird, dass die zeitliche Flexibilität besteht, Termine außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren. Jedoch haben Arbeitnehmende einen Anspruch auf Lohnfortzahlung trotz Abwesenheit, wenn 

• Arzttermine nicht in die arbeitsfreie Zeit gelegt werden können und 

• die Stunden nicht nachgeholt werden können. 

Auch wenn sich Arbeitnehmende bemühen sollten, ihre Termine nicht in der Arbeitszeit wahrzunehmen, wird dies in der Realität häufig eher vom Arzt abhängen. Auch für Teilzeitbeschäftigte gilt also; liegt der Vorsorgetermin in der Arbeitszeit und ist die Arbeitszeit nachholbar, müssen die Minusstunden nachgearbeitet werden. 

Wir stellen die gesetzliche Lage dar, ein Arbeits- oder Tarifvertrag kann andere Regelungen vorsehen. 

Wie viele Krankheitstage sind im Jahr erlaubt?  

Die Frage mag zunächst merkwürdig klingen; wer krank ist, ist krank. Allerdings könnten krankheitsbedingte Fehlzeiten einen Grund zur Kündigung geben. Voraussetzung hierfür ist das Vorliegen einer negativen Gesundheitsprognose, wenn in Zukunft mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere Erkrankungen im bisherigen Umfang erwartbar sind. Die Fehlzeiten müssen zu einer erheblichen Beeinträchtigung der betrieblichen Interessen führen, die für den Arbeitgeber nicht mehr hinnehmbar ist. Eine solche Beeinträchtigung kann vorliegen, wenn die Dauer der Erkrankung (bzw. Erkrankungen) 30 Krankheitstage pro Jahr (6 Wochen) überschreitet.  

Einmalige längere Krankheitsausfälle, zum Beispiel aufgrund von Unfällen oder einer Operation, wirken sich dementsprechend nicht auf eine negative Zukunftsprognose aus und dürften keinen Anlass zur krankheitsbedingten Kündigung geben. 

Wie viele Tage können sich Beschäftigte “kindkrank” schreiben lassen?

Für gesetzlich Krankenversicherte besteht gemäß § 45 Abs. 2a S. 1 SGB V im Jahr 2024 und 2025 Anspruch auf Kinderkrankengeld für jedes Kind längstens für 15 Arbeitstage, während alleinerziehende Versicherte (Elternteile mit alleinigem Personensorgerecht) längstens 30 Tage Anspruch haben. Der Anspruch besteht nach § 45 Abs. 2a S. 2 SGB V für maximal 35 Tage pro Elternteil (bzw. für maximal 70 Tage für Alleinerziehende). 

Wenn ein Elternteil bereits seine Kinderkrankentage ausgeschöpft hat, und der andere Elternteil noch Tage übrig hat, können diese nicht automatisch übertragen werden. Allerdings können die übrigen Kinderkrankentage im Einverständnis mit dem Arbeitgeber des anderen Elternteils übertragen werden. Ein Elternteil hat jedoch keinen gesetzlichen Anspruch auf Übertragung (mehr dazu unter BMG, Kinderkrankentage und Kinderkrankengeld). 

Falls das gesamte Kinderkrankengeld eines Jahres schon aufgebraucht ist, haben Eltern die Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu beantragen. Insbesondere, wenn alle regulären Urlaubstage sowie auch Überstunden genommen wurden, bleibt dies eine Option, um sich um das kranke Kind zu kümmern. Die Arbeitsstätte hat jedoch keine Verpflichtung, unbezahlten Urlaub zu genehmigen.

Alles im Griff beim Thema Krankschreibungen 

Mit diesen Informationen bist du in Sachen Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gut aufgestellt. Noch besser als der korrekte Umgang mit Krankmeldungen ist jedoch Prävention. Mit unseren Tipps für gesunde Mitarbeitende bleiben deine Teammitglieder fit – so können Krankheitsfälle auf ein Minimum reduziert werden. 

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die hier angegebenen Informationen ersetzen keine individuelle Beratung. Sie dienen zudem nicht als medizinischen Rat. Wer die hier zur Verfügung gestellten Informationen nutzt, handelt auf eigene Gefahr und Verantwortung. Eine Haftung für den Inhalt sowie Schäden und/oder Folgeschäden, die sich aus der Verwendung der hier zur Verfügung gestellten Informationen ergeben, wird daher nicht übernommen.